淺析事業單位會計檔案規范管理

莫娟

近年來，伴隨著我國科學技術的飛速發展，信息時代已經悄然到來，信息化技術也隨之走向社會各個領域，并在其中扮演著極為重要的角色。在這樣的時代背景下，事業單位會計檔案管理工作不可避免的暴露出越來越多的問題，為了適應新時期下發展的需要，事業單位會計檔案管理工作的改革和創新已經不可避免。按照財政部和國家檔案局在2015年所頒布的會計檔案管理規章制度，本文首先分析了事業單位會計檔案管理工作的現狀，之后，以此為基礎提出了針對性的改進方法，最后，做出了系統性的總結，希望可以對相關從業者提供一定的參考價值。或有疏漏，煩請斧正。

一、引言

會計檔案作為事業單位重要的經濟檔案，不僅反映和記錄了各項經濟業務的發生情況，更是檢查事業單位過往經濟業務的主要參考資料，屬于財務管理工作不可分割的一部分。所謂會計檔案管理，是指按照規章制度所要求的方法和流程，將會計檔案進行細致的分類和歸檔，使其按照相應的規律存放。精準且完整的會計檔案可以為事業單位政策的制定、經濟活動的開展等提供可靠的數據支持，同時，事業單位承擔著國家和人民賦予的社會服務職能，規范化開展會計檔案管理工作，具有不可忽視的重要作用。

二、規范化管理會計檔案的重要性

（一）會計檔案作為記錄事業單位各項經濟活動的原始憑證，是不可或缺的經濟資料之一。通過會計檔案，可以直接了解一個單位過去的財務收支情況和開展的生產經營活動，還可以通過推敲會計檔案的細節，總結出事業單位不同發展階段不同時期的特征。通過深入研究會計檔案，還能夠掌握地區的過去經濟發展。

（二）為事業單位的經濟活動提供精準的數據支持。會計檔案內所涵蓋的各項會計信息在經濟管理等多個方面均發揮著較大的作用。從宏觀角度分析，會計檔案是事業單位內部宏觀經濟調控、建立良好的經濟秩序以及經濟決策的重要依據。會計檔案為事業單位的經濟政策制定、監控經濟運行情況以及分析經濟形勢提供了精準的數據支持。例如，會計工作人員以會計報表作為納稅依據依法納稅，確保稅款及時繳納;負責統計的工作人員的經濟數據來源于財務數據;負責監督的工作人員通過財務報表開展監督。從微觀角度分析，能夠在一定程度上指導和促進事業單位的經營發展。真實有效的會計檔案直接反映了事業單位的資產負債情況和財務收支情況等，能夠作為評判事業單位發展能力和經營成效的標準。事業單位管理人員也可以基于此預測和規劃事業單位的未來發展方向，以此做出科學的決策。

（三）為經濟領域的違紀和違法提供有效的證據。真實有效的會計檔案能夠為未來調查某項經濟活動提供書面的證據，為經濟犯罪行為提供準確的財務證據。通過審查有關會計檔案，能夠查證各項經濟行為和經濟業務是否違法，關政策、制度以及紀律，明確違法人應承擔的經濟責任。

三、現階段事業單位會計檔案管理存在的問題分析

不管在何種行業中，會計檔案管理工作都是不可或缺的一項中作，發揮著至關重要的作用。在事業單位中，會計檔案管理工作雖然不能帶來任何經濟效益，所發揮的作用也不會在日常工作中表現出來，但是卻在很大程度上影響著事業單位的發展。在當下，伴隨著社會的飛速發展，傳統的會計檔案管理工作已經難以適應新時期發展的需要，所暴漏的問題也越來越多，嚴重制約的事業單位的健康可持續發展。現主要問題包含以下幾點：

（一）程序不規范、檔案審核缺乏嚴謹性

通過對部分事業單位進行走訪和調查，發現部分事業單位普遍缺少專業性的財務工作人員，尤其是規模較小的事業單位，難以對會計檔案進行規范化的整理。另外，少數具備專業知識的財務工作人員到了事業單位，會將會計資料整理為會計檔案，但僅限于基本的歸類處理分裝，在這個過程中，難以形成規范化的整理，缺少必要的審核和檢查等程序。同時，由于事業單位會計檔案管理缺乏統一的程序，會造成會計檔案資料雜亂無章，例如，未對會計資料進行審核便歸檔，會嚴重影響會計資料的精準性和真實性。最后，由于所整理的會計資料缺乏完整性，可以在很大程度上說明一些事業單位對檔案資料的審核能力較差，而且財務人員的專業素質和能力參差不齊，也會造成會計檔案資料的差異性。

（二）管理工作不到位，缺乏專業性指導

單純從會計檔案管理工作的性質和內容分析，只有依靠一支專業能力較強的人才隊伍，才能對會計資料進行有效的整合，高效率高質量的完成會計檔案管理工作。但是，考慮到事業單位的特殊性質以及人員錄用的特殊渠道，使其難以及時招用合格的財務人員。一些小的事業單位，會計檔案，管理工作人員都是由其他崗位人員兼任或調配，對其專業知識的掌握少之又少，這對會計檔案管理工作的效率和質量造成了極大的負面影響。同時，一些事業單位缺少健全的會計檔案管理標準，沒有對有關工作人員的工作提出專業化的指導，無疑大幅度提高了會計檔案管理工作出現錯誤的幾率。

（三）電子化進程發展緩慢

在信息化的大背景下，財政專網在全國各地應運而生，并且初步實現電子化辦公。在這樣的背景下，事業單位會計檔案管理工作應順應時代的發展潮流，將信息技術充分融入到日常工作中，形成電子會計檔案。在新的時期，電子會計檔案逐漸被各單位所接受，通過將信息化技術融入到傳統會計檔案管理工作中建立電子會計資料，不僅可以確保會計信息資料的完整，還能夠進一步規范會計檔案管理工作，但由于大部分事業單位未能及時認識到電子信息檔案的重要性，使會計檔案電子化仍處于初步推廣階段。

四、淺析事業單位會計檔案規范管理方法

會計檔案不僅是事業單位開展各項活動的經濟憑據，還是對工作進一步發展和研究的基礎，對于事業單位而言，更是不可或缺的寶貴財富之一，對發展和建設新時期的事業單位至關重要。因此，應規范化管理事業單位會計檔案，及時彌補工作中存在的不足之處，消除各種隱患，做到防患于未然。

（一）提高會計檔案管理工作的重視程度和認識

積極總結過往會計檔案管理工作中存在的問題，并以此為基礎提出針對性的解決方案，逐步實現會計檔案管理規范化目標。對此，單位領導要及時提高意識，只有領導干部的意識足夠高，才能引起廣大基礎工作人員的重視，同時，充分立足于有關法律法規，及時規范會計檔案管理工作的各種行為，針對需要歸檔的會計資料，要求責任工作人員在規定的時間內完成，防止檔案出現損壞和遺失等問題。除此之外，還要明確有關工作人員的工作職責，嚴格按照有關管理制度和要求開展工作，充分發揮會計檔案管理工作的重要作用。

（二）提高相關工作人員的專業能力

在會計資料轉變為會計檔案的過程中，檔案管理人員作為實施的主體，其工作行為是否標準和規范，直接影響著會計檔案管理工作的質量和效率。在這樣的背景下，應及時對有關工作人員進行必要的培訓。通過培訓，使其正確認識到會計檔案管理工作對事業單位健康發展的重要性，有效提高其專業水平，全面了解和掌握工作流程和內容，激發起工作責任心，通過扎實應用各項會計檔案管理技能，最終為會計檔案管理工作的規范化作出貢獻。

1.強化培訓：積極鼓勵有關工作人員參加培訓活動，通過培訓活動，了解新知識，熟悉新技能，逐步提高自身的專業水平和工作素質。例如，可以通過邀請專家講座、部門總結等多種方式相結合的方法，講清會計檔案理論、要求、規范等，以此來使工作人員發現問題、解決問題、明確未來進步的方向，達到強化自身專業能力的根本目的。這不僅是實現事業單位會計檔案規范化管理的道路，也是實現會計檔案科學化發展的道路。

2.提高法律意識。檔案法是開展檔案工作的規章制度，對此，有關工作人員必須提高自身的法律意識，在法律和有關規章制度的條約下，努力實現檔案工作規范化。

（三）及時制定和完善會計檔案管理規章制度

及時完善會計檔案管理規章制度，并立足于實際情況積極創新，不僅可以逐步規范會計檔案管理工作，還可以實現會計檔案管理工作操作的標準和規范性。對此，有關工作人員應參考規章制度中的要求，實施相應的步驟。由于規章制度涉及到多個方面，包括財會相關知識、會計資料的保管、整理、審查、收集等，通過嚴格的執行規章制度，可以大幅度強化有關工作人員的管理能力，約束其工作行為，明確其工作范圍和責任。

（四）定期審核會計檔案

審核會計檔案主要包括銷毀檔案和鑒定檔案，是會計檔案管理過程中的重要組成部分，這主要是由于在保管的會計檔案中，存在超過保管期限的檔案，所以需要對這類檔案進行及時的整理，在主管負責人鑒定完成后，需要對不具備保存價值的會計檔案銷毀，以此來規范會計檔案管理工作。在銷毀前，相關工作人員應反復確認，需要銷毀的檔案和當前所運用的各種資料無關，同時，須詳細記錄銷毀內容。

（五）加快電子會計檔案發展步伐

當前，伴隨著科學技術的飛速發展，信息化技術也隨之進入了發展的黃金時期，在這樣的時代背景下，在開展會計檔案管理工作的過程中，要將信息化技術逐漸融入其中。經過大量實踐證明，應用計算機技術整理會計檔案，可以顯著改善會計檔案管理工作的效率，同時確保會計檔案管理的規范性和質量。因此，在實際工作中，可以充分利用掃描設備，將會計信息錄入到計算機中，再通過對會計資料進行必要的整理，提高會計檔案管理工作的專業性。需要格外注意的是，要對電子數據進行備份并及時對檔案管理系統進行維護和更新。

五、結語

總而言之，改革開放后，尤其是進入新世紀以來，我國的經濟一直處于不斷發展壯大的高速發展狀態，而會計業務作為記錄經濟發展歷程的重要方法，對會計業務開展規范性的管理具有不可忽視的重要意義。因此，在新的時期，通過提高會計檔案管理工作的質量，間接強化會計業務能力極為重要，事業單位的會計檔案管理工作也要緊跟時代發展的步伐，對過往工作中存在的問題進行逐步完善，使其可以滿足新時期社會發展的硬性需要。需要格外注意的是，要及時轉變有關工作人員的思想意識，使其能夠充分利用先進的科學技術和管理理念對會計檔案進行現代化的管理，在逐步提高其專業能力的過程中，使會計檔案管理工作發揮其應有的作用。（作者單位：廣西畜牧研究所）