試論互聯網時代高校辦公自動化的策略

摘 ?要：新時期，社會發展的重要助推力已經從物質能源向著信息技術轉變。由信息技術廣泛應用和推廣所帶來的生產力提升、生產效率提高已經成為業界獲取紅利的主要方式。因此，很多領域的從業者都在思考如何結合互聯網技術推進相關業務的水平提升。根據經驗并結合高校辦公自動化的發展，談論如何將信息技術引入到高校辦公自動化發展過程中，給出相關的策略，進而為實際業務的推進打下堅實可靠的基礎。

關鍵詞：互聯網;高校;辦公自動化

中圖分類號：TP317.1 ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）04-0166-02

Abstract：In the new era，the important impetus of social development has changed from material energy to information technology. The productivity improvement and productivity improvement brought by the extensive application and promotion of information technology have become the main way for the industry to obtain dividends. Therefore，practitioners in many fields are thinking about how to combine internet technology to promote the level of related businesses. According to the experience and the development of office automation in colleges and universities，this paper discusses how to introduce information technology into the development process of office automation in colleges and universities，and gives relevant strategies，so as to lay a solid foundation for the promotion of practical business.

Keywords：internet;university;office automation

0 ?引 ?言

新時期信息技術的廣泛推進和使用，使得很多行業的生產效率得到了根本的改進。因此，將信息技術引入到實際業務之中，做好自動化、信息化、數字化的模式轉換工作，是很多行業的管理者都在認真思考的問題，對于高校辦公而言也是如此，如信息中心為我學校單位院系提供網站托管（虛擬空間）服務，目前支持PHP+MySQL（推薦）、ASP+acess兩種類型網站，用戶可以通過FTP在校內自行上傳網站，使用phpMyAdmin遠程管理MySQL數據庫。辦公自動化是在信息技術發展的基礎上提出的，主要是以計算機為核心，在通信技術、信息技術的基礎上借助于現代化的設備來形成自動化的系統，對日常文件、信息進行有效管理，可以提升整體的辦公效率。辦公自動化理念對于高校自身建設改革和發展既是必然要求，也是實際技術引入的重要措施。因此，高校需要結合相關的改革推進來做好二者的結合工作。筆者試圖通過結合高校辦公自動化的現狀以及所存在的制約問題，給出相關的解決策略。

1 ?高校辦公自動化現狀

結合筆者的實際研究來看，對高校辦公自動化的現狀研究主要從三個層面來進行，包括自動化分類、自動化系統應用情況、自動化管理機制。

1.1 ?高校辦公自動化分類

如今高校辦公自動化已經得到了國內高校的認可，也結合技術的推進，做出了相關的模式研究和實踐推廣，大體來看可以分為事物類、管理類和決策類三個不同的層次。

第一個層次是事物類辦公自動化系統模式，主要指的是信息的產生、收集、加工、存儲和查詢過程中相對較直接的應用方式，包括文字處理、電子排版以及與各類公文收發相關的任務和人事管理、財務管理等。

第二個層次是管理類，也就是將辦公系統和綜合信息緊密結合，以相對效率較高的方式來處理辦公信息的系統模式。管理類型可以將事務類辦公自動化系統與數據庫結合在一起，形成一體化的辦公系統。

第三個層次是決策類，除了能夠滿足上述兩類的業務要求之外，還可以給相關的決策者帶來更加準確、科學、可供參考的數據和信息。除此之外，決策支持系統的加成可以將大數據、云計算等先進的技術引入辦公自動化的研究之中，進而構建起更加現代、更加超前的辦公模式。

當前，高校辦公自動化系統的應用仍然處于初級階段，事務類辦公自動化系統應用較多，多數為簡單的文字處理、數據處理。部分高校的辦公自動化正在將事務類與管理類進行綜合應用，決策類的辦公自動化系統應用方面有待提升。

1.2 ?高校辦公自動化應用現狀

在實際應用方面，由于高校辦公自動化起步不久，因此OA系統啟用后，人們相對還是較為倚重于傳統的辦公模式。無論是在使用范圍方面還是在使用的頻率方面，整體較低。

部分高校中，有的人只利用辦公自動化系統開展一些編輯和打印工作，實際辦公的效率沒有得到提高。之所以會出現這樣的情況，原因主要是制約存在于系統建設中，以及開發周期相對較長、投入相對較大、維護不足等問題。

除此之外，人機互動方面與傳統模式下的工作模式存在著很多的不同，也需要實際的使用者提升自己的專業水平，逐步適應相關的新模式。在眾多高校工作中，辦事流程仍然采取傳統的分割模式，不利于辦公自動化系統的應用。

1.3 ?高校辦公自動化管理現狀

高校辦公自動化的管理機制需要結合傳統模式的優點以及新時期的相關新需求來做出合理統籌安排。在此基礎上才可以制定正確的、科學的管理機制。此外，高校辦公業務相對較為繁瑣，涉及到的部門和環節很多。因此，在機制的設計方面肯定會存在小修小補，甚至是大修大補，維護力度將會直接決定整體的業務效率。

除此之外，開發人員和業務人員之間的關系以及是否對高校業務足夠了解，也將決定整體機制設計情況的好壞。如果沒有辦法做到緊密聯系，那么眾多業務功能設計就會缺乏實際的保障。

2 ?互聯網時代完善高校辦公自動化的策略

結合上述存在的問題和國內高校發展的實際情況及具體要求，筆者認為可以從以下幾個方面入手來開展相關的研究。

2.1 ?提升高校辦公自動化水平

隨著三大支柱技術的發展，也就是網絡技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的很多辦公軟件都已經進入了新的模式。在人與系統的集成以及辦公系統的效率和同社會公眾信息的集成方面，已經逐步由封閉式走向開放式，加之數據、通訊網的迅速推進使得辦公自動化成為了可能。因此，對于高校辦公自動化發展而言，也應當結合人才聚集和最前沿的知識優勢，率先將各類最新的技術應用到實際的基礎上。結合傳統的信息數據庫模式，做出平臺的構建工作。依據內外部的需求和所存在的條件，由計算機執行決策程序作出相應的決策，使辦公自動化的智能性得到本質的提升。

除此之外，也應當厘清三個模式之間的關系，打造出一個既能滿足基礎需求又能滿足頂層需求的完整系統，使辦公信息的傳遞更加合理，減少不必要的重復錄入和傳遞環節，提升整體的效率，降低時間成本。在實際應用中也應當注意系統的完整性以及傳播的范圍，只有這樣才可以使高校辦公機構的各個環節都被納入其中，所有業務都可以在系統上完整地實現資源共享。

2.2 ?提升高校辦公自動化的應用效率

隨著辦公自動化的逐步推進，高校的管理人員素質也逐步提升。因此，對于實際的管理者而言，應當結合辦公自動化的推進，提升人員使用計算機的水平，辦公軟件自動化引入如表1所示。特別是與之相關的辦公軟件的水平，結合自我學習和科室宣講、集中授課等模式，使實際軟件的使用者，無論是在觀念方面還是在專業技術方面，都能夠得到真正的提升。

除此之外，在辦公自動化軟件真正運行之后，需要共同努力，使各個部門之間能夠就業務的處理達成一致，可以結合平臺的優勢來提升整體工作的效率。而不是像傳統模式那樣各自為戰，只有這樣才可以使平臺的真正價值發揮到實處。

2.3 ?結合高校的實際情況打造高校辦公自動化的管理機制

辦公自動化是系統性工程，需要涉及到所有員工，且需要彼此共同努力。因此，對于高校發展而言，應當由領導層主推結合各類管理的機制構建，在人力、財力、物力方面提供足夠的支持，以政策性的推廣來推進相關的管理機制落實。如“智慧珞珈”APP是我校發布的新版移動門戶，是為全校師生量身搭建的校園移動服務平臺，目標是讓無處不在的移動學習、透明高效的掌上辦公、豐富多彩的校園文化和方便周到的大學生活變為現實。

在管理機制的設計方面也應當邀請業務人員和基層教師共同參與，只有這樣才可以使平臺以及系統的構建足夠務實、足夠接地氣，既能夠滿足高層的需要，也能夠滿足基層的實際需求。

在設施的配置及挑選系統的兼容性擴展以及管理方式的方法方面，應當結合高校的改革工作做好相應的適配工作，只有這樣才可以提升整體管理機制的可靠性。除此之外，還應當針對互聯網中存在的各類網絡安全問題做好數據存儲以及安全備份工作，如果遇到問題可以及時恢復，只有這樣才可以使高校辦公自動化的管理機制足夠可靠。

3 ?結 ?論

整體來看，在接下來的發展過程中，高校辦公自動化必然是未來的發展趨勢。因此，對于相關的從業者而言，應當結合高校的實際情況，努力推進模式的轉換和制度的建設，采購相關的硬件、安裝適配軟件，提升整體的業務效率，保證業務實際的質量。

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作者簡介：張曉妍（1977.10-），女，漢族，湖北公安人，綜合辦公室副主任，本科，研究方向：公共政策分析。