探討機關單位檔案收集工作的重要性

陳小婷

摘 要：檔案是機關單位收集價值信息的重要載體，極具保存價值，隨著社會的發展，檔案管理的重要性日益呈現。本文主要對機關單位的檔案收集工作進行分析與研討，提出機關單位檔案收集工作的重要性，力求相關人員注重對檔案的收集，保障工作的順利開展。

關鍵詞：機關單位;檔案收集;檔案管理

引言

檔案，在某種程度上來講可以說歷史的見證，其具有極大的參考作用，檔案不僅能提高計劃和決策的科學化，還可以提高機關工作效率，在一定情況下能夠遏制官僚主義，因而對單位檔案收集工作的重要性進行探討對機關單位具有具有極大的意義。

一、歸檔文件的收集工作是檔案工作諸環節的起點

所謂檔案收集工作，即將在各個機關、個人或遺留在其他地方的檔案以例行的接收制度和專門的征集辦法（按照黨和國家的規定），將分散的檔案匯集于各有關機關檔案室或各級各類檔案館，從而實現全面的、系統的、集中的管理。

筆者認為檔案收集工作的內容主要有二個方面：凡是現行機關和撤銷機關的檔案，檔案館具備長久保存價值檔案的接收工作;機關檔案室對本單位需要歸檔文件的接收和征集工作。由此可見，檔案收集工作可以看作為整個檔案工作中最為重要的一環，做好檔案收集工作有著十分重大的價值。

檔案收集工作是檔案工作的起點，更是其他工作環節進一步開展的重要基礎，倘若沒有檔案收集工作，那么其他環節就不復存在。而且檔案在進行收集時是否齊全，對于檔案工作的其他環節有著直接影響，特別是有關于社會各方面對檔案的有效利用價值。而且檔案是歷史的見證，具有極高的科學性。檔案的憑證作用與參考作用是與生俱來的，它會保存與備查各類或者各形式因國家機構、社會組織和個人在社會活動中所產生的原始記錄，如文字、圖像、聲音以及其他。因為其可以進行傳播、貯存，所以黨、政、軍等各機關在展開工作時，如在進行熟悉情況、總結經驗、制定計劃、研究案例、處理問題的流程，都會查閱檔案文件，尋找工作的依據與材料。由此可見，歸檔文件的收集工作是檔案工作諸環節中的起點，若是沒有起點，就無法產生其他環節，會影響收集的質量，從而直接影響接下來工作的進行，如收集的文件缺失，不完整或者收集的文件不符合質量要求，這就會為其它的工作環節帶來不便，更嚴重的情況下會導致返工，或是重新開始工作。因此，想要保證文件管理工作能夠順利高效的進行，就要將文件整理工作放在首位。這也就要求事業單位要做好檔案文件的收集工作，不斷完善檔案管理體制，引進先進的檔案設施設備，建立與健全檔案工作制度。其中機關單位特別要注意的一點是在進行檔案收集工作的時候，對于傳統的檔案管理模式已經無法適應新時代下要求被不斷進行深化改革的管理工作，所以在進行檔案收集工作的時候，要適當的與多媒體進行結合，因為只有順應時代發展的潮流才能夠在真正意義上實現圖、文、聲、像并茂，準確的還原檔案中原素材的活動情況。這樣不但能夠優化檔案文件的記憶和再現功能，強化憑證作用與參考作用，還能保障機關單位的檔案管理工作在進行時能夠具有科學性、科學性。同時，機關單位還可以吸收過去檔案文件在進行收集與管理工作中的精華部分，借鑒其研究成果，由此不斷適應時代的變革，順應發展的潮流，努力打造檔案的新局面，提升自身的收集與管理水平，使檔案管理的工作人員有價值感、歸屬感與歷史責任感，從而為社會經濟的發展做出貢獻。

二、檔案收集工作是社會實踐的科學總結，利用提高機關單位工作效率和經濟效益

機關單位的檔案管理人員應當了解檔案是文件材料轉化而得來，文件收集工作是檔案文件管理的主要樞紐，對檔案工作存在和發展起著決定性的作用，決定著檔案的工作規范以及質量高低（其體現在檔案的數量以及質量上），而且收集工作是檔案館、檔案室實行集中統一、分級管理原則的重要措施。這就要求機關單位加強對檔案收集管理制度的完善，因為檔案收集管理是事業單位進行高效順利運作的重要組成部分，完善的管理制度是保障機關單位在激烈復雜的環境下屹立不倒的前提，可現如今很多機關單位檔案的管理制度并不完善，導致單位的領導和職工人員對檔案管理并不重視，造成了檔案缺損、檔案儲存不利等狀況。因而完善檔案收集管理制度刻不容緩。而且機關單位檔案收集管理是一項具有高規范性與系統性的管理體系，機關單位在制定完備的管理制度時要堅定不移的將其放在首位，所以要做到以下四個方面：首先，應當加強對檔案收集工作的重要性加以引導，從而增強群體意識。具體來說，機關單位可以通過開展專題講座、組織學習討論組等方式，向員工普及《檔案法》、《檔案條例》等相關法規，引導員工充分理解檔案收集工作與單位經濟效益之間的關系，提升員工對檔案收集工作的重視程度。其次，應當立足于自身的經濟條件和當代社會發展水平來制定管理制度。比如建立數字化管理系統，保證檔案的正確性以及使用檔案的高效性。再次，事業單位應對現有的管理體系進行深度分析，了解檔案管理制度（歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、銷毀制度等），發現其中的缺陷與不足，從而進行優化。如安置專業的檔案收集管理人員，對檔案統一進行高效合理的借閱規劃與管理。借閱單位檔案要妥善保管并如期歸還，借閱人員將檔案歸還時，負責人員要檢查檔案上是否有隨意勾劃的痕跡，如有，借閱人員要負起全責。最后，注重在進行對檔案收集管理的工作過程中所產生的實際需求，將實際需求與事業單位檔案管理的特點相融合，達到對現有制度完善與創新。例如：明確檔案管理人員的崗位職責，開展會議，讓各個部門科室做好檔案資料的收集整理，保證每個部門溝通交流，提高檔收集工作的利用率與工作效率。

三、文件收集工作可以優化檔案管理方法，是黨和國家積累歷史文件財富的手段

文件收集工作可以完善檔案的信息數字化。自從2012年大數據的出現，代表了信息的爆炸。機關單位每天產生的檔案數量過于龐大，所以文件收集工作可以幫助相關工作人員樹立起數字化管理意識。如向更大的企業學習數字化管理方法，提高自身的數字化思維模式。與此同時，機關單位要摒棄賬目記錄和手工記錄的傳統管理方法，逐步推進檔案的相關數據與單位內的局域網、單位的系統進行整合，打破檔案部門給人“信息孤島”的印象，優化檔案管理的現行方法，使信息化深入到機關單位檔案管理工作。但需要注意的是，相較于傳統的檔案管理方式，數字信息化的管理工作不容易發現檔案數據篡改、泄露等情況，極易造成嚴重的損失。因此，機關單位應當加強對檔案收集管理工作安全性的重視程度，具體來說，第一，提升檔案存儲設施的安全性。比如：加強檔案存儲設備防火、防潮、防盜的同時，定期對設施內存儲的文檔進行檢查，確保信息的完整性。第二，提升檔案管理系統的安全性。比如：邀請專業人員為檔案管理系統安裝安全防護軟件，確保在后臺可以查找對檔案進行查找、修改的信息，并且可以定期對檔案的安全性進行檢查，避免因安全漏洞的出現對機關單位的工作情況造成不利影響。第三，提升人員交接管理的安全性。比如：在線查閱利用辦公信息、業務信息、科研信息等同時對各類電子文件資料進行在線歸檔與在線移交接收，相關人員只有在自身權限內對文檔數據進行有限的查詢、錄入，嚴禁無關人員查詢檔案信息。其次，檔案的文件收集工作可以加大對檔案管理工作的宣傳，幫助部分事業單位的檔案管理者對檔案管理的重要性進行全面的認知，重視檔案管理工作。因此機關單位的領導要多層次、多角度、多渠道開發利用檔案資源，從而加大對檔案管理的宣傳力度。比如層次等級較高的可以舉辦研討會，邀請國內外知名檔案管理者講解檔案管理知識和相關管理案例;小型的事業單位可在內部公眾號上發布檔案文件匯編或大事記材料等，使檔案管理人員了解檔案管理的重要性。最后，文件收集工作可以提高檔案管理的軟硬件配置。在新形勢下科技成為事業單位發展的重要生產力，現如今市面上出現的軟硬件已經充滿科技性，先進的軟硬件能夠加強檔案室設施的建設，幫助事業單位發展。由于檔案文件的歸檔時間常常是以年度為計數單位，導致所收集的文檔內容量比較大，所以這就要求事業單位在空間配置上滿足要求，使用設備也要齊全先進，具體來說，事業單位可以通過合理分配預算的方式，加大對檔案管理軟、硬件設施的資金投入力度，對技術性能指標不能滿足現階段工作需求的設施加以替換，同時，職工人員要定期定點的檢查并更新使用的設施：計算機、打印機、檔案軟件等，確保配置的科學性。值得注意的是在這個信息“噴井式”發展的時代，信息化收集管理檔案是現代最科學的收集方法。雖然機關單位在每個階段所產生的信息數量龐大且數據繁雜，但是這些信息卻有極高的使用價值。在這種狀況下，亟待機關單位建立起以電子檔案為主的信息化收集方法，充分滿足電子建檔的相關要求，比如：設立檔案收集人員一同管理紙質檔案與電子檔案，做好資料的收集與分類工作，定期將檔案信息上傳至檔案共享平臺。使用PDCA管理模式，相關部門不定期對檔案資源進行抽查，保證信息的準確性與時效性。由此可見，文件的收集工作可以優化事業單位檔案管理方法，在一定程度上使機關單位更具信息化、科學化、智能化，在充滿挑戰性的時代潮流中輕松應對源源不斷的問題，更好的適應新時代的發展，不斷的積累財富。

筆者認為從上述內容來講也可得出一個結論：檔案是黨和國家的寶貴財富。這也就要求檔案管理人員將國家規定應該歸檔的各種門類和載體的檔案統一保存，明令禁止各個單位分散保存，如若發現個人將檔案據為己有，必須要實行處罰。只有將檔案收集工作有效的開展，才能保證將檔案集中到各機關檔案室和各級各類檔案館，建設統一的檔案信息保管基地，減輕壓力，進而實現分級分專業的科學管理。

四、文件收集工作可以加強對檔案管理部門的培養

現階段，為使機關單位的文件收集工作滿足日新月異的時代需求，單位方面應當加強對檔案管理部門的培養。其一，可以加強檔案管理隊伍的建設，在進行檔案文件收集工作時面對檔案管理存在的一系列問題，可以在收集的過程中加強建設綜合實力強的檔案管理隊伍。所以筆者認為要做到以下幾點：第一，要求機關單位要定期舉辦培訓活動，使職工人員明確檔案收集工作是決定檔案工作存在和發展的充分必要條件。同時引導職工人員懂得檔案數量的數量對于檔案工作的規模有著決定性的作用;檔案的質量高低決定檔案工作的水平高低。幫助職工形成責任感，對檔案館（室）所管理的檔案進行收集工作時，要細心且認真，全力推進檔案收集工作，進而有效地進行整理、鑒定、保管、編研等環節的運行，高效地開展檔案收集工作，促使機關單位檔案收集工作長久存在并得到可持續發展。與此同時，機關單位要加強對職工人員的檔案收集管理技能以及專業基礎知識的培訓，使其產生現代化收集管理思維，提升信息數字化在工作中所占的比重，從而全面提升檔案收集與管理水平。第二，機關單位要對基礎知識豐富并且專業技能過硬的檔案收集與管理人員給予政策和資金支持，如單位福利、旅游團建、升職等。第三，進一步加強檔案收集管理人員的思想道德建設，提高檔案收集管理人員的整體素質。機關單位的絕大部分檔案帶有單位的重大秘密，是極具價值的重要資源，因此機關單位要強化檔案收集管理人員的責任意識。比如機關單位領導要仔細了解員工的工作狀況，體會員工的工作態度，及時發現不足，進行優化整改;表揚默默付出、無私奉獻的檔案收集管理人員，全面鼓勵并支持職工人員的工作，培養出專業過硬、業務精通的檔案收集部門。其二，文件收集工作可以幫助機關單位引進檔案管理人才。檔案收集管理人才是檔案收集管理隊伍建設的基石。因為檔案收集或者管理工作在我國并不受重視，具有專業性、復合性的管理人才鳳毛麟角。普通的檔案收集管理人員粗識對檔案資料收集、鑒定整理、統計保管、信息匯編、查閱借閱、甚至出版展覽等環節，造成在實際運用中出現惡劣的后果，影響檔案收集或者管理工作有效順利的進行，所以事業單位引進檔案收集人才勢在必行。具體來說，機關單位可以通過面向社會招聘的方式，獲取高素質的檔案收集人才。首先，機關單位可以根據單位的實際情況以及文件收集工作的內容，制定合理的招聘標準。其次，為保障檔案的安全性和保密性，在招聘過程中，機關單位應當對應聘人員的從業經驗、工作能力、思想水平等素質進行嚴格的審查，從而擇優錄取。最后，為確保新員工可以更快的接手工作，機關單位可以通過入職培訓以及新老員工配合工作的方式，提升新員工的工作能力。需要注意的是，機關單位應當依據實際需要嚴格把控招聘人員的數量，避免出現為減少開支縮減文件收集工作人員數量導致人均工作量過多，以及招聘人員過多降低工作效率的現象。

五、結束語

綜上所述，機關單位對檔案文件進行收集工作，不僅可以對檔案管理進行優化與創新，提高檔案的利用率和事業單位的經濟效益，還可以幫助機關單位享有戰略文化。因而機關需重視對其加以重視，基于時代的背景與自身的情況做出相應的優化及創新，提高機關單位的競爭力，幫助機關單位穩定長遠的發展。

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（作者單位：廣東省東莞市城市管理和綜合執法局）