高校預約報銷系統流程瓶頸分析

馬連成（應天職業技術學院財務處）

隨著我國教育事業的快速發展，科研經費不斷增長。高校會計核算的工作日益繁重，財務管理工作面臨巨大的挑戰。近年來，“報銷難”已成為廣大教職工反映最為強烈的問題，傳統的報銷模式已經不能滿足教職工的需求。針對這一現象，各大高校都在積極地轉變報銷方式，實行網上預約報銷系統，使傳統報銷模式的整理原始憑證和填制報銷單等環節在任何地方都可以完成，減少了教職工的等待時間，提升報銷效率和財務處的服務水平。這是會計信息化的又一次改革。因此，本文對高校預約報銷系統流程及利弊等問題進行分析，并提出相應的建議和改進的措施。

■傳統報銷模式的現狀分析

（一）財務業務量增大，財務人員偏少，環境惡劣

目前高校都采用了會計電算化，但由于高校的各項經費來源于不同渠道、報銷項目也比較繁雜，財務人員既要審核原始憑證，又要進行業務審批，還要填制會計憑證，有時還要為教職工解釋財務報銷流程和管理制度等方面的財務知識，但由于現階段高校配備的財務人員較少，從而造成了財務人員極大的工作量。

傳統的報銷模式，財務人員不但要在嘈雜的環境下認真嚴謹的審核原始憑證，還要面對排隊等候報銷的教職工，同時還要提高工作效率。財務人員長時間在此環境下工作，沒有了認真思考仔細核對票據的時間，無法有效地完成財務管理工作。

（二）教職工對報銷信息不全面了解

財務報銷需要嚴格執行國家有關財政法規、會計制度以及高校管理制度。由于部分經濟業務涉及的專業知識比較強，非財務人員無法熟練掌握，造成了教職工對報銷制度理解不全面，有時需要多次前往財務處進行咨詢才能有效地辦理完報銷手續。從而影響了財務人員的工作效率，使教職工對財務處及財務人員的工作產生了不滿，極大地增加了財務人員的工作難度。同時，高校的財務人員工作能力和工作水平良莠不齊，對更新的財務制度掌握不全面，在辦理相關報銷業務過程中出現的問題不能準確地給予答復，給財務報銷工作帶來了相應的負面影響。

（三）教職工報銷等待時間較長

傳統的報銷模式業務流程多，程序復雜，財務人員不能完全滿足每一位教職工的需求。尤其是在學期末或年末，教職工會同一時間到財務辦理報銷手續，由于高校配備的財務人員較少，財務崗位無法實現一對一服務，直接導致財務人員工作量超負荷，影響報銷的準確度和效率，在業務量增大的時候，財務人員需要加班加點才能完成工作。

■高校預約報銷系統的流程

預約報銷系統是借助互聯網技術優勢的一種新型報銷形式。

（一）網上授權

項目經費負責人可以登錄學院財務網上報銷系統，選擇項目授權模塊，將其項目授權給經辦人，這樣不但可以節約項目經費負責人的管理成本，提高報銷效率，還可以將不同的項目授權給不同的經辦人，有效的杜絕了徇私舞弊的行為發生，也提高了經費的管理。

（二）經辦人網上信息錄入并投遞

經辦人取得授權之后，登錄網上報銷系統，按照報銷內容整理好票據分別在系統中錄入相關信息，提交之后打印出網上預約報銷單。

經辦人在取得網上預約報銷單之后，由相關領導審批簽字，通過合適的時間將報銷單據傳遞到財務處。

（三）財務人員審核制單及差錯修改

財務人員在接到報銷單據之后，進行初審分單，按照類別分配給不同的財務人員，對沒有問題的單據，生成會計憑證，并由出納利用網銀支付系統進行電子支付并短信通知，從而縮短了報銷等待、財務人員進行賬務處理的時間。對有問題的單據，財務人員電話聯系經辦人進行差錯修改。另外，經辦人還可以登錄網上報銷系統，通過單據處理跟蹤模塊，實時查詢報銷進度，有效地避免了經辦人多次往返財務處，也避免了報銷矛盾的發生。

■實行高校預約報銷系統的優勢

（一）減輕財務人員的工作量，減少教職工的報銷時間

教職工在進入預約報銷系統之后，根據有關提示準確的填入相關內容，如報銷項目、原始憑證的張數和金額等。高校預約報銷系統可以按照預約報銷單內容信息，財務人員結合投遞的原始憑證，自動生成會計憑證，有效地降低了財務人員手工填制的出錯率，保證了財務內容的真實準確性，且提高了財務信息內容的全面性，有利于為上級部門提供準確無誤的財務報表。同時，也大大節約了財務人員的工作時間，把傳統的財務人員工作重心由復雜、費時、費事、費力、低效的勞動中解放出來。

實行網上預約報銷之后，教職工可以在任何時間提交報銷申請，選擇自己合適的時間到財務處辦理，避免報銷人員頻繁到財務且長時間的排隊等候，同時，財務處如大市場無秩序、擁擠的現象也隨之消失。

（二）提高財務服務水平，有效改善教職工的滿意度

高校財務處的主要職責是為行政部門、教學單位、科研部門以及后勤部門等提供高質量的服務，其服務能力水平直接關系到其他部門對財務處的綜合評價及學校的未來發展。預約報銷系統的推行，促使財務工作從核算型向管理型進行轉變。財務人員應即時對更新的財務知識進行學習，開拓知識體系，促使財務人員更加有效地掌握處理業務的能力，提高其服務質量。在運用預約報銷系統時，教職工可以逐漸掌握報銷流程和財務報銷制度，從心理上對財務人員退回不合理的原始單據給予理解，降低了與財務人員在報銷過程中所產生的矛盾。同時，預約報銷系統的實行，實現了財務數據的信息化，為財務人員對前來辦理報銷業務的教職工營造了一個和諧的工作氛圍。根據對辦理報銷業務的教職工進行問卷調查，可以發現在實施網上預約報銷系統之后，大家對財務的工作效率、服務水平、服務質量及服務態度等有了大幅度的提升。

（三）提升決策管理水平，實現財務管理細致化

傳統的財務管理職能偏向于核算，忽視了管理。隨著我國教育事業的快速發展，高校的教育教學、科研經費不斷增長，高校的教育科研逐漸呈現出多樣化，資金的多元化，財務處也從原來的核算轉向科研經費管理及利益的分配等方面，強化部門管理和財務崗位資源統籌分配迫在眉睫。實行網上預約報銷系統，是對財務部門業務流程的優化，財務崗位的重新分配，將財務人員的工作內容轉向至收入、支出、預算、控制、評價經營業績等方面進行精細化，做到對事前預測分析、事中預算控制、事后核算評價，保證各項經費的真實性、全面性、完整性，有效地優化了資金的使用，提升了財務管理的細致化水平。

■實行高校預約報銷系統的弊端

使用預約報銷系統辦理報銷業務，減少了排隊等候的時間，為教職工提供了便捷、高效的服務水平，減輕了財務人員的工作壓力。但在使用過程中，由于系統不夠完善，出現了以下幾種問題。

（一）報銷人員操作不規范

預約報銷系統的信息填制要求將原始單據進行分類匯總，錄入的內容要按照報銷類型進行填寫，如購買商品、通訊費、郵電費等。因此，此報銷系統對報銷人員的要求比較高，雖然使用預約報銷系統大多是學院教職工，學識比較高，但隔行如隔山，部分教職工對報銷系統操作流程不太熟悉，使得報銷人員會在原始票據分類匯總錄入上產生混淆。對有些科研項目的報銷需要錄入的內容比較多，需要掌握一定的會計專業知識才能順利地辦理報銷手續。再加上對預約報銷系統中的內容填寫以及數據的修改等不太熟悉，常常會出現差錯，從而導致修改數據時才發現前期錄入數據丟失，或者造成預約報銷不成功的情況，影響了報銷的進度，同時也影響了教職工對使用預約報銷系統的耐心。部分負責科研的老師，覺得使用預約報銷系統填寫相關信息比較繁瑣，沒有傳統的報銷模式將票據直接交給財務人員進行歸類匯總方便。基于以上存在的問題，導致大家對預約報銷系統的使用產生了抵觸情緒，從而影響了預約報銷系統的全面推廣。

（二）原始憑證傳遞過程存在安全隱患

原始憑證是會計憑證中最為重要的票據，不僅記載著詳細的經濟業務信息，而且是付款的重要依據，因此，原始憑證中信息的安全性和全面性尤為重要。所以在校內設立原始票據投放點必須安全可靠，嚴防原始票據被不法分子盜取或者故意篡改。

教職工需要真實填寫報銷單，并要充分相信財務人員。財務人員也應當嚴格遵守職業操守，認真嚴謹地審核報銷單及原始憑證，在各項手續齊全的情況下準予報銷付款，不得因個人情感或私欲，從而引起報銷糾紛，降低了財務處的威嚴，影響了預約報銷系統的推進。

（三）預約報銷模式與傳統報銷模式的矛盾

在財務人員不繁忙時段，傳統報銷模式與預約報銷模式之間沒有較大的沖突性；反之，在遇到報銷繁忙，財務人員業務量大的時候，如期末或者年末階段，不僅預約報銷人數會增加，而傳統報銷模式的人數也會增加。若預約報銷的教職工集中在某一時間段時，優先辦理報銷業務的優勢將會變成了劣勢，教職工對采用預約報銷系統的積極性就會降低并產生抵觸情緒。另外，在報銷的繁忙階段，使用傳統的報銷模式與使用預約報銷系統相比，教職工將會與財務人員形成新的矛盾，同樣也影響財務處在學院的服務滿意度。

■實行高校預約報銷系統的建議

（一）加強財務報銷流程的宣傳

財務處應定期到各系部開展網上預約報銷系統流程及財務制度的知識講座，宣傳使用網上預約報銷系統的優點以及對學院財務管理的意義，宣傳網上報銷系統的使用說明，并用實例進行講解操作步驟，也可以在學院官網發布網上預約報銷系統的報銷流程及相關規定。網上預約報銷的專項受理人要做好相應的答疑工作，聽取教職工對網上預約報銷系統所提出的意見和建議，從而以進一步修正網上預約報銷系統的可操作性。

（二）系統安全性問題

預約報銷系統主要依靠網絡，以網絡為媒介傳遞各種信息，而財務信息都屬于機密信息，對信息的安全性尤為看重，而網絡安全問題目前得不到很好的保障，因此，高校實行預約報銷系統必須考慮財務數據的保密性，充分做到信息的安全性和穩定性，盡量減少木馬侵入或黑客攻擊。同時，部門管理人員應對不同的使用者給予相應的權限，以免發生漏洞。

（三）優化報銷系統

在保證系統的安全性和穩定性的前提下，應做好系統版本的優化和維護。可從以下兩方面考慮：①多渠道獲取信息。除了短信推送，網絡查看之外，高校還可以建立QQ群或者微信公眾賬號，將報銷信息自動推送，方便報銷人多渠道獲取相關報銷信息，同時相關領導也可以在線審批，加快了報銷速度。②其他相關信息優化。預約報銷系統可以在頁面上設計的簡潔明了、便于操作，相關必填項目可以表示“*”提醒，一些重要項目，可以在下方備注填寫說明，刪除一些不必要的填寫項目。

（四）合理選擇預約方式

教職工在登錄預約報銷系統之后，可以先選擇報銷的來源渠道，根據報銷項目的類型分類整理原始票據并填寫費用報銷單，錄入相關報銷信息。核對報銷數據錄入無誤后，即可進入預約報銷模塊，即根據同一項目的不同類型采用不同的預約方式。以便財務人員在審核預約報銷業務時，不同的報銷業務能夠分別自動生成相對應的會計憑證，有利于財務人員準確的判斷并處理相應的業務。

（五）加強財務人員隊伍的建設

隨著近些年的稅收改革，對會計人員的要求越來越高，要大力培養會計、稅收、審計三位合為一體的復合型人才。因此，高校要高度重視會計隊伍的培養與建設，不斷強化會計人員的業務能力和職業道德，打造一支業務精、能力強、高素質的會計隊伍。要拓寬會計人員的專業素養和專業知識，對實操進行培訓與指導，逐漸調整會計隊伍的結構體系。培養會計人員樹立以“始于師生需求、終于師生滿意”的服務意識，加強學習的主動性和自覺性，努力成為一名德、能、勤、績、廉的復合型人才。

■結語

預約報銷系統作為一種全新的報銷模式，高校推行網上預約報銷系統，很好的提升了財務工作效率、服務水平和服務質量，為高校資金的安全性提供了可靠的保證，同時也監督了高校的財務狀況，促進提升高校財務管理的工作水平。但高校實行網上預約報銷系統既有優勢又有弊端，在實際使用過程中還需要不斷地優化與完善，從而有效地緩解了高校“報銷難”等問題，為學院的持續發展提供良好的支持和保證。