基于財務視角的高校工資管理流程優化

徐小夏

摘 要：高校工資管理是高校財務管理的重要組成部分，具有作業鏈條長、涉及部門多、事項瑣碎復雜的特點。因此，工資管理需要業務流程各個部門的協調與融合。探索建立跨部門合作的工資管理流程，借助流程管理的方法不斷持續改進工資發放工作的各個環節，對于高校工資管理水平提升具有重要意義。

關鍵詞：財務;高校;工資;管理;流程

流程管理，是一種以規范化的構造端到端的卓越業務流程為中心，以持續的提高組織業務績效為目的的系統化方法。流程管理的核心是流程，其本質就是構造卓越的業務流程。然而構造卓越的業務流程并不是將原有流程完全推翻，而是根據現有流程和單位業務的具體情況，對流程進一步的規范、優化和重塑。

高校工資管理是高校財務管理的重要組成部分，它與每位教職工的切身利益有直接關系，具有作業鏈條長、涉及部門多、事項瑣碎復雜的特點。因此，工資管理需要業務流程各個部門的協調與融合。但是，高校在開展這項工作時，由于各部門職責模糊、信息來源分散，導致重復勞動、降低了工作效率與質量，財務部門作為各方工資信息的最終接受部門，其核算難度不斷增加。

探索建立跨部門合作的工資管理流程，借助流程管理的方法不斷持續改進工資發放工作的各個環節，對于高校工資管理水平提升具有重要意義。

一、存在的問題

1.流程現狀

目前高?；A人員信息由人事部初始錄入，但是教職工銀行信息需要單獨至財務部備案。工資發放信息、社保信息由人事部提供。學校后勤扣費信息由各個后勤部門分別提供，且這些部門不能查詢人事部錄入的基礎信息，需要自己登記人員信息并對應各項數據。最終工資數據、社?？劭?、后勤扣款信息都將傳送至財務部工資核算系統進行匯總。財務工資核算系統與賬務系統互相獨立，需經過系統外處理才能實現從工資數據到賬務數據的轉變，最終實現工資發放。工資最終發放數據仍然僅僅儲存在財務工資核算系統，需經財務人員手工查詢導出，才能傳送至需要調用工資數據的部門。

2.主要問題

（1）缺乏基礎數據共享?；A人員信息包括人員編號、姓名、國籍、身份證件信息、銀行賬戶信息等多種初始數據。這些數據主要由人事部與財務部收集使用，但是由于人事系統與財務系統各自獨立，初始數據的使用范圍有限，若有更新也不能及時反饋至使用數據的部門。同一位老師在校內可能登記了多個姓名、身份證件、銀行賬戶等信息。這會造成部門間重復勞動以及校內信息的混亂，不利于部門間溝通，更給老師查詢信息帶來麻煩。

（2）手工操作效率低下。工資數據項目多金額大，從數據傳遞至下一部門至發放前，難免存在需要調整修正的情況。按照現有管理流程，系統僅能提供單向的一次性傳導功能，對于需要糾正的信息只能由手工紙質單據另外傳送。一方面，開單部門需單獨審批手工單據，簽字蓋章流程煩瑣，另一方面接單部門可能存在理解有誤或者手工輸入有誤的情況。除去部門之間的數據傳遞困難，工資數據接收系統、財務工資核算系統和賬務系統無法聯通，需要財務人員手工將工資數據導入、導出，在EXCEL中進行處理，再錄入到賬務系統。這種手工操作效率低下，出錯率高，給數據處理人員造成極大負擔，也難以在系統留下痕跡，不利于事后查詢與復核。

（3）缺乏便捷的檢索查詢機制。工資發放之后，各部門還需要查詢最終發放的實際情況。例如，人事部門開具收入證明需要查詢老師實際收入情況，后勤部門需要查詢房租、水電費、供暖費的扣款情況。這些查詢有的是按月、按年的例行查詢，有的則需要隨時按需查詢為后續工作做準備。由于各部門系統的割裂性，大部分數據還需要財務人員手工導出并加以統計，再通過郵件等方式傳遞。這種做法既不能保證信息傳遞的及時性，也不利于工資數據的保密

二、改進方案

1.設計思路

（1）以校園信息系統為依托。信息技術發展的過程中，大部分高校已經實現了局部的信息化，校園各職能部門都引入了自己的信息系統。目前亟待解決的問題是，各部門系統間如何實現互聯互通，實現數據和流程一體化。就工資流程管理而言，高校財務系統需要與校內其他相關職能部門，如人事處、后勤處等部門的信息管理系統進行整合，形成一體化的信息系統，還需要與銀行系統實現對接。為了做到這一點，需要高校更新現有信息系統的思維、理念和模式，建立起覆蓋校園各個部門的信息化平臺，形成數字化校園。

（2）以流程管理方法為抓手。流程管理的核心是流程，流程管理的本質就是構造卓越的業務流程。一般來說，流程管理可以包含以下三個層面：規范流程、優化流程和再造流程。以流程管理的方法為抓手，要求我們首先去發現工作的核心流程，首先改進核心流程。同時，對工作流程的改進應該采取一種可以循環的，可以持續改進的方法，不斷的做出計劃、執行計劃、檢查實施效果，處理不足之處，再將其納入下一循環去解決。流程管理需要不斷的循環、反復，從而保證學校的業務流程始終處于最優。

（3）嚴格遵循內部控制原則。高校工資管理崗位內部控制是高校內部控制體系的重要內容。實現工資管理崗位的內部控制，就是要通過優化工資發放的一系列程序，確保發放數據真實準確，同時提高發放效率，保證工資按時發放。根據《教育部直屬高校經濟活動內部控制指南（試行）》（教財廳〔2016〕2號）的要求，為了確保工資發放的準確性、及時性和完整性，我們應在梳理業務流程的基礎上從識別風險點入手，利用信息系統優勢加強薄弱環節的控制，注重信息系統與業務相結合及可審計性，同時建立信息公開制度，強化監督檢查機制，加強業務人員的專業技能培訓，做好事前預防、事中控制和事后檢驗三個環節。

2.新流程設計

（1）基礎信息數據交換。教職工本人可以通過網絡向學校申請更改本人的銀行賬戶信息，通過銀企互聯接口即時驗證，防止錄入錯誤。人員基礎信息應能夠實現在財務部、人事部及后勤部門間的及時共享，根據部門需要設置可查詢項目的權限。校內其他部門亦可賦予查詢人員信息的權限，從而確保校內各系統使用同一套基礎信息，杜絕出現一位職工多套信息的局面。

（2）即時反饋扣款信息。由于工資發放與考勤、業績等掛鉤，每月有波動，而社保、公積金、房租、供暖費等扣款信息相對穩定，工資發放金額不夠抵減扣款項的情況時有出現。優化后的流程在人員信息統一的基礎上，通過理順工資發放業務順序，能夠做到扣款成功與否即時反饋，數據核對具體到個人。對于扣款不成功的人員，通過向上反饋機制，進一步確定處理方法，形成“發放――扣款――檢驗――再發放”的小循環，既是對上游數據的驗證，也能夠減少財務部門合并數據后排查扣款信息是否成功的工作量，提升了工作效率。

（3）數據修改系統留痕。高校應將經濟活動及其內部控制流程嵌入信息系統中，以減少或消除人為操縱因素。工資發放過程中，不斷檢驗工資信息并通過系統將發現的問題進行記錄、修改、再傳遞，確保所有修改都有系統記錄，可供復核人員隨時調用查詢，一方面為工資復核提供便利，一方面也能避免舞弊或人為失誤。

（4）出賬流程自動化。在對管理流程進行簡化和整合之后，還應該讓流程實現自動化。通過將財務工資核算系統和賬務系統聯通，能夠實現工資發放數據與支出科目、項目、資金來源的自動匹配，由系統自動識別余額不足的項目，減少手工調整和反復導入數據的過程，能夠幫助財務人員更迅速地處理數據，加快工資發放速度，提升資金使用準確性。

（5）數據報表便捷查詢。最終數據生成后，實際發放信息通過既定的報表格式或檢索方法，傳遞到數據使用部門，經過授權的數據使用人員可以隨時訪問系統，按需查詢。人事部可以核對發放數據與人事系統數據的一致性，院系和其他管理部門可以了解經費使用情況，教職工本人也能夠即時了解工資變動情況。方便的查詢系統有利于實現內外部監督，無形中提升學校的風險管理水平。

三、注意事項

1.工資管理流程管理優化須逐步推進

流程管理應堅持持續改進的管理方法，根據校園信息化的發展和業務需要不斷調整操作流程。目前大部分高校使用的管理系統還是以部門為分割線，各部門相對獨立，甚至互不兼容。校園全面信息化需要過程，可以從建立接口開始，逐步過渡到使用同一個系統。此外，由于學校工資發放的流程已經相對成熟，要打破既定的思維模式，對流程進行重塑也會遇到人員配置、部門協調上的許多困難，因此流程管理需審時度勢逐步推進，不可一蹴而就。

2.加強校園內部的合作交流

工資管理流程再造的過程中，一定要加強各部門之間的協作配合意識，讓各部門之間能夠有效溝通。只有員工之間配合到位才會讓信息更快地進行收集和傳遞，才能實現最優的管理流程，并對過程中的風險進行有效的控制，全面推動工資管理流程再造的進行。

3.確保工資數據安全完整

工資數據保密性強，高校在優化工資管理流程時應從信息系統的安全性、各類數據傳播的范圍和工作人員保密意識培養幾個方面，確保工資數據信息安全完整。

采用新的工資管理流程能夠有效減輕財務人員工作負荷，減少手工填寫的盲目性，避免系統外傳播數據發生泄密的可能。同時，使各部門管理人員都能依據統一、實時的信息做出決策，確保了工資數據的正確性和及時性，為內部復核和審計提供便利。優化后的流程能夠實現對各種資源的有效整合，提升工資管理的效率，使工資數據生成、發放和查詢達到更優效果。

參考文獻

1、黃艾舟，梅紹祖.超越BPR――流程管理的管理思想研究.科學學與科學技術管理，2002（12）.

（責任編輯：劉海琳）