檔案信息化建設的對策研究

李玲

摘要：對檔案管理進行信息化建設屬于檔案管理改革過程中的必經之路，同時也是檔案管理的主要方向，此外，還能夠促進單位持續發展。所以，檔案信息化建設決定著檔案管理工作實際實施效果。文章探究了檔案管理工作中信息化建設的主要途徑，供檔案管理人員做參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;建設對策

單位在運行以及管理過程中，檔案管理起到的作用不容忽視，其能夠在單位做各種決策時提供可靠的信息數據，此外，還能夠通過整理以及利用各種檔案資料，促進單位飛速發展。所以，在檔案管理時做好信息化建設工作屬于檔案管理的主要求，同時還會影響單位的進步與發展。由此表明，單位運用信息化手段對檔案進行管理，能夠使檔案管理效率進一步提高。

一、運用信息化手段對檔案進行管理過程中存在的不足

（一）改變了管理模式

以前在對檔案進行管理的過程中，幾乎都是由管理人員憑借自身的經驗完成工作，未對檔案管理的科學性以及系統性加強重視。假如檔案管理者想運用信息化技術對檔案管理系統進行建設，必須構建明確的檔案管理模式以及流程，此外，還應該倡導檔案管理者積極參與計算機培訓，進而更好地將檔案管理工作完成。信息化技術的運用，使檔案管理模式發生了較大改變，傳統管理方式被淘汰，構建了新管理系統以及流程[1]。

（二）增加了管理難度

檔案以一種信息存儲的方式存在于信息化管理系統當中，與傳統檔案存儲方式進行比較，存在非常大的差別，信息化存儲主要是指在物理介質上對檔案進行存儲，與庫房中存儲不相同。信息存儲以及以后的保存工作都必須保障安全性，因為網絡中存儲的數據信息經常有可能被篡改或者是被竊取，所以，需要對管理系統進行安全保護，同時，還要限制對檔案信息進行訪問的用戶權限，此外，必須及時備份所有信息檔案，預防檔案遺失問題的出現。

（三）不具備較強的信息化管理意識

當檔案管理系統建設完成以后，需要對管理者進行檔案管理意識以及計算機管理技能培訓，并構建完善的培訓體系，針對那些不具備較強的責任意識以及檔案管理程序不了解的工作人員而言，必須有針對性地對他們進行培訓，進而使管理工作者擁有較高的綜合素質[2]。

二、運用信息化技術對檔案管理進行建設的途徑

（一）全面構建規范化的標準制度

運用信息化技術對檔案進行管理，可以從以下幾方面入手：其一，想要將歸檔資料等完整、準確的保存，那么必須構建完善的檔案制度。其二，對保證檔案資料的制度進行構建，檔案管理人員必須做好每一項檔案歸檔工作，并詳細記錄所有檔案的具體變動情況。其三，將基礎管理工作認真做好，進而使信息化管理得以順利實施。強化檔案數字化設備以及信息網絡系統的建設，使檔案信息資源共享、交換以及傳輸等基礎條件得到滿足。其四，應該對電子檔案信息的描述、管理、查詢、網上傳輸、存儲、標識以及電子文件的歸檔等加強重視，并制定明確的標準，保證網絡運行與信息化檔案管理可以更加暢通和安全。其五，在檔案管理過程中合理地運用電子文件檔案，并通過檔案管理工作時對單位的文化進行建設。其六，想要對檔案管理工作進行優化，構建完善的檔案考核制度以及檔案檢查制度極其必要。在了解檔案工作情況的基礎上，定期總結有價值的信息資料，從而使單位的發展具有強有力的信息數據做支持[3]。

（二）組建人才管理隊伍

如果想要構建一支強大的信息化檔案管理人才隊伍，而且還要使此隊伍的水平、能力以及結構符合自身信息化建設需求，并還能緊跟時代發展腳步。那么此隊伍中必須包括系統管理人員、測試人員、系統分析人員以及開發人員，并對他們進行業務培訓，提高他們的綜合素質。除此之外，還應該構建起一支管理型人才隊伍以及復合型人才隊伍，進而使自身的信息化檔案管理需求得到滿足。

（三）對基礎設施進行構建

實際上基礎設施質量的高低，將會對信息化檔案管理造成一定影響。所以，需要先了解自身情況，然后再探究自身的實際發展需求，最后再對信息化檔案進行建設。檔案館具體包括檔案館館藏與檔案館庫房等。通過對計算機技術進行運用，輔助檔案管理人員實施檔案管理工作，進而使檔案管理水平得以有效提升[4]。所以，機關單位檔案管理部門必須制定明確的管理方案，這樣檔案管理工作者將會有一個科學化的工作平臺，進而在部門與工作人員良好溝通的基礎上，使檔案管理效率達到最高。

三、結語

總而言之，互聯網技術被運用到眾多行業，是現代化社會發展的一個主要趨勢，運用信息化技術對檔案進行管理，是檔案管理工作的必然選擇，如果檔案管理部門能夠合理地對信息化技術進行運用，會有很多優勢，其一，不會再受到時間以及空間的限制，能夠實現用戶共享檔案信息的目的。其二，能夠及時更新檔案信息，這樣針對特殊的信息，能夠及時歸檔儲存，檔案管理效率將會大大提升。

參考文獻：

[1]何丹，陳禮金，柳霞.機構改革后加強自然資源檔案信息化建設的若干舉措[J].浙江檔案，2020（4）：58-59.

[2]何興麗.智慧檔案館——檔案信息化建設的新階段[J].辦公室業務，2020（6）：71.

[3]孫迎夏.提升事業單位檔案管理信息化建設的策略[J].辦公室業務，2020（8）：82-83.

[4]姬海英.事業單位檔案管理信息化建設有效策略研究[J].中文信息，2020（4）：55.