基于智慧校園下的高校檔案信息化建設(shè)分析

左曉薇　何大齊　王瑞娜

摘 要：隨著智慧校園概念的深入人心，各個(gè)高校都將智慧校園融入到了校園建設(shè)和辦學(xué)理念上。智慧校園是指高校在日常的教學(xué)和科研上，通過各種先進(jìn)的智能化信息技術(shù)，來為廣大師生的工作和學(xué)習(xí)提供更好的服務(wù)。在高校檔案工作中，通過智慧校園理念引入，能夠提高檔案的管理效率和管理質(zhì)量，讓檔案管理更加規(guī)范，對(duì)于高校建設(shè)有著重要作用。基于此，通過對(duì)智慧校園下的高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行分析，為高校檔案信息化建設(shè)提出一定建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：智慧校園;高校檔案;信息化;建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的檔案管理也面臨著很多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一方面信息化特點(diǎn)對(duì)高校檔案的傳統(tǒng)管理模式造成了很大沖擊，不能滿足信息化校園的檔案存儲(chǔ)需求。而另一方面信息化技術(shù)也為高校檔案管理創(chuàng)新提供了發(fā)展契機(jī)，如何建設(shè)出信息化高校檔案管理模式，是高校的一項(xiàng)重要工作。因此對(duì)智慧校園建設(shè)大環(huán)境下，高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行研究分析，有著重要的研究?jī)r(jià)值。

一、智慧校園概念

智慧校園背景下，一些先進(jìn)的信息化技術(shù)在校園的各個(gè)方面都得到了普及，不僅融入到了校園的日常教學(xué)和管理中，對(duì)于一些教職工和學(xué)生的生活也產(chǎn)生了很大影響。智慧校園要求在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)全覆蓋的前提下，通過一種高度集成的系統(tǒng)平臺(tái)建立，讓智慧校園內(nèi)的信息流動(dòng)更加便捷，從而實(shí)現(xiàn)了高校校園內(nèi)一些知識(shí)和數(shù)據(jù)的共享。智慧校園的建設(shè)，打破了傳統(tǒng)高校運(yùn)營(yíng)互不干擾的狀況，高校內(nèi)的各種業(yè)務(wù)管理和教學(xué)活動(dòng)能夠緊密配合，變得更加開放，這在一定程度上實(shí)現(xiàn)了教育資源流動(dòng)性和高校教育的可持續(xù)性。總之，智慧校園的信息化技術(shù)，是提高高校教學(xué)和管理質(zhì)量的關(guān)鍵，有著較強(qiáng)的應(yīng)用意義。

二、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

高校檔案信息化建設(shè)，指的是和高校內(nèi)所有的教學(xué)、科研以及管理等有關(guān)的檔案管理工作。這種信息化建設(shè)主要是以現(xiàn)代信息技術(shù)為主要載體，對(duì)相關(guān)的檔案資源信息進(jìn)行收集整理，通過合理的分析來達(dá)到對(duì)檔案信息資料合理利用的目的，并且還要提供市場(chǎng)化的服務(wù)。目前檔案管理信息化建設(shè)主要分為兩個(gè)層次，一是建設(shè)檔案管理，二是對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)化處理，盡量保證信息內(nèi)容的可靠性，然而以目前的檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，其還存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.檔案信息化建設(shè)質(zhì)量良莠不齊

檔案信息化建設(shè)具體來講，可以分為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定、信息資源收集、信息安全保障體系以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面，任何一個(gè)因素的不足，都會(huì)影響到最終的檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。以目前的高校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量來看，由于資金、人員以及信息技術(shù)等內(nèi)外部環(huán)境因素的不同，信息化科技水平和信息資源水平都偏低，直接導(dǎo)致了建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量良莠不齊，不能很好地發(fā)揮檔案信息化建設(shè)的作用，對(duì)檔案的開發(fā)利用造成了一定限制。

2.檔案信息化建設(shè)人才缺乏

目前高校的檔案管理人員并非信息化專業(yè)出身，雖然對(duì)于傳統(tǒng)和檔案管理的模式和要求有著比較透徹的了解，但是由于缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)，有著計(jì)算機(jī)專業(yè)操作不熟練和信息化專業(yè)管理知識(shí)欠缺的問題出現(xiàn)。這種整體檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，并不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，造成檔案利用率低下。而且還有很多信息化管理人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)知有著不足，在具體工作上缺少了一種與時(shí)俱進(jìn)的服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，也是智慧校園背景下檔案信息化建設(shè)所需要突出解決的問題。

三、高校檔案資源開發(fā)利用的必要性

檔案資源的開發(fā)利用是檔案工作的生命線，是實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的重要保障。目前大部分高校檔案資源形式上還是以紙質(zhì)檔案為主，其儲(chǔ)存需占用空間較大，不利于檢索、提取、開發(fā)，使用及利用效率較低，特別在現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，更不具有優(yōu)勢(shì)。因此，高校檔案資源工作必須尋求創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的潮流。高校學(xué)生本身就是時(shí)代發(fā)展的推動(dòng)者及前沿者，高校檔案資源更好地開發(fā)利用為了更好地為師生服務(wù)。

四、智慧校園背景下高校檔案信息化建設(shè)策略

1.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，促進(jìn)規(guī)范管理

要在智慧校園背景下做好高校檔案的信息化建設(shè)，就需要檔案管理人員及時(shí)的轉(zhuǎn)變自身檔案管理觀念，結(jié)合智慧校園的發(fā)展趨勢(shì)，來對(duì)思想觀念進(jìn)行創(chuàng)新，從而對(duì)信息化建設(shè)做出有效指導(dǎo)。檔案管理人員需要具備一種開拓和創(chuàng)新的意識(shí)，將傳統(tǒng)檔案管理模式和信息技術(shù)進(jìn)行有效融合。具體策略實(shí)施上，檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變需要從兩個(gè)方面入手，一是工作職責(zé)的轉(zhuǎn)變，二是管理思想。比如，傳統(tǒng)的檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全性管理是重中之重，也是傳統(tǒng)管理模式中的主要內(nèi)容。而在信息化建設(shè)中，就只需要對(duì)檔案安全性問題采取相應(yīng)的防范措施即可，比如加強(qiáng)對(duì)檔案資料的備份，健全對(duì)各種檔案信息的技術(shù)性處理措施，就可以對(duì)一些檔案資料破損丟失和機(jī)密信息泄露等情況進(jìn)行很好避免。因此檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)該把檔案的利用效率提高作為工作主要內(nèi)容，并且促進(jìn)檔案資料信息的傳播。由此可以得出，這種管理觀念的轉(zhuǎn)變，需要對(duì)工作重點(diǎn)和主要職責(zé)進(jìn)行明確，同時(shí)及時(shí)思想變化，適應(yīng)信息化建設(shè)的需求，從而也能促進(jìn)智慧校園的建設(shè)。

由于目前高校檔案信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)層次質(zhì)量良莠不齊，所以在及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念的過程中，還需要保證檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。需要所有檔案管理人員合理?yè)?dān)任工作職責(zé)，建立起一整套完整的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，用一種健康的體系去進(jìn)行管理，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)有著重要作用。

2.抓好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，和智慧校園系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接

高校良好的檔案信息化建設(shè)，還需要配備出一種良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，轉(zhuǎn)好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的有序展開有著重要推動(dòng)作用。其中檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施應(yīng)該包括掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及存儲(chǔ)器等必要的工作輔助設(shè)備，而軟件系統(tǒng)則主要是指在信息化建設(shè)過程中，所用到的信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及軟件程序等等。這些基礎(chǔ)實(shí)施可以說是高校檔案信息化建設(shè)的根本，同時(shí)也是智慧校園開展的基石。