企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題與對(duì)策

彭洋

摘 要：企業(yè)檔案信息資源屬于檔案管理工作的基礎(chǔ)準(zhǔn)備，在企業(yè)管理中需要先保證企業(yè)檔案信息資源的整齊、完備，再談信息資源的開發(fā)利用。隨著現(xiàn)代企業(yè)文化的不斷完善，有序地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的條件之一。因此，如何做到檔案信息資源的合理開發(fā)、有效應(yīng)用，為企業(yè)創(chuàng)造更完備的發(fā)展前景，是各個(gè)企業(yè)的管理層以及相關(guān)工作人員應(yīng)該認(rèn)真考慮的問題。本文從企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性、現(xiàn)存問題以及應(yīng)對(duì)對(duì)策幾方面入手，通過深入剖析為相關(guān)企業(yè)的綜合性發(fā)展提供理論參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息資源;開發(fā)利用;對(duì)策

引言

近來(lái)，檔案信息資源開發(fā)利用的問題被各個(gè)企業(yè)所重視，企業(yè)檔案是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中的重要記錄，不僅詳實(shí)記錄了企業(yè)的歷史背景，還對(duì)企業(yè)的未來(lái)建設(shè)有重要指導(dǎo)意義。科技化時(shí)代的到來(lái)讓企業(yè)檔案信息資源的存在凸顯出來(lái)，只有將企業(yè)檔案的開發(fā)利用提上日程，將信息資源最大化的呈現(xiàn)出來(lái)，才能讓企業(yè)檔案信息資源成為發(fā)展動(dòng)力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)揮其最大價(jià)值。

一、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

首先，從企業(yè)管理層的決策來(lái)說(shuō)，做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用可以讓企業(yè)管理更具準(zhǔn)確性。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，管理者需要以大量信息資源為基礎(chǔ)，那么企業(yè)檔案就是其中一項(xiàng)依據(jù)。新進(jìn)管理者可以通過檔案了解企業(yè)的歷史以及發(fā)展動(dòng)向，前輩管理層也可以通過回溯來(lái)更加準(zhǔn)確地把握未來(lái)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，在企業(yè)檔案信息資源的支持下，企業(yè)管理者必將做出對(duì)企業(yè)發(fā)展最好的規(guī)劃。其次，企業(yè)檔案為企業(yè)文化的建設(shè)做出貢獻(xiàn)。在長(zhǎng)期的企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)變遷、企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的改變都被記錄在檔案中，形成了無(wú)比珍貴的企業(yè)知識(shí)體系，這對(duì)企業(yè)文化的建設(shè)與發(fā)展都起到發(fā)揚(yáng)作用。同樣，企業(yè)想要長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，更離不開企業(yè)文化的奠基，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用是幫助企業(yè)文化一步步形成的工具。在企業(yè)文化的推廣過程中，企業(yè)可以建立屬于自己的形象，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力也會(huì)隨之增強(qiáng)。最后，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供保障。企業(yè)檔案的管理能夠體現(xiàn)企業(yè)最根本的需求，對(duì)信息資源合理開發(fā)利用后，企業(yè)投標(biāo)競(jìng)標(biāo)、科研投入、硬件改造等過程面臨的問題都會(huì)迎刃而解，企業(yè)經(jīng)營(yíng)制度會(huì)越來(lái)越完善，企業(yè)的后期發(fā)展方向會(huì)越來(lái)越明確。由此可見，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)來(lái)講是有益的，企業(yè)經(jīng)營(yíng)良好經(jīng)濟(jì)效益自然會(huì)隨之提高。

二、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題

1.信息資源的開發(fā)力度不夠

目前，很多企業(yè)受傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)方式所限，沒有意識(shí)到企業(yè)檔案管理與信息資源開發(fā)利用的必要性，企業(yè)中的檔案管理部門沒有形成信息資源的長(zhǎng)期開發(fā)思想，這就限制了企業(yè)管理的方式。部分企業(yè)檔案管理人員仍然秉承“保存收據(jù)，按時(shí)記錄，無(wú)需拓展資源”的想法，對(duì)于信息資源的開發(fā)利用完全沒有重視，企業(yè)檔案的利用率極低，這就導(dǎo)致企業(yè)認(rèn)識(shí)不到檔案信息資源的無(wú)限潛能，無(wú)法實(shí)施信息資源開發(fā)的新舉措，從而使檔案信息資源起不到作用，限制了企業(yè)的健康發(fā)展。部分企業(yè)做到了合格的檔案管理與借閱，但是在信息資源的開發(fā)上沒有做足功夫，如果企業(yè)不能跟隨現(xiàn)代化進(jìn)程的腳步，把信息資源的開發(fā)列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，那么企業(yè)在不久的將來(lái)也會(huì)面臨經(jīng)營(yíng)危機(jī)。

2.檔案管理的制度不夠規(guī)范

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，很多現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)了解了國(guó)家出臺(tái)的檔案管理的規(guī)范條例，但是企業(yè)內(nèi)部這些條例卻沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。很多企業(yè)的檔案管理部門只給出了管理制度，卻沒有嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行下去。往往檔案管理這部分工作是細(xì)碎而繁雜的，管理者沒有足夠的精力去關(guān)注每一次的工作記錄情況，這就讓檔案管理人員松懈了下來(lái)。造成的后果在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)程中慢慢顯現(xiàn)出來(lái)，檔案的調(diào)取工作、整理工作一拖再拖，在真正需要借取檔案資料時(shí)拿不出來(lái)，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率也因此受到制約。以上問題在大部分企業(yè)中都存在，所以各企業(yè)不能抱有僥幸心理，制定規(guī)范化的檔案管理制度，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作監(jiān)督是企業(yè)目前的重點(diǎn)任務(wù)之一。

3.檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)性較差

對(duì)于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作來(lái)說(shuō)，從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響工作進(jìn)行的流暢程度以及完成效率。沒有掌握專業(yè)技能的開發(fā)人員會(huì)對(duì)信息資源的整合不能形成體系化的工作流程，加之其不熟悉操作，沒有進(jìn)行過專業(yè)訓(xùn)練，在剛開始做此類工作時(shí)會(huì)手忙腳亂，影響工作進(jìn)程。但是目前社會(huì)上真正接受過專業(yè)訓(xùn)練并且能夠熟練運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備進(jìn)行信息資源開發(fā)的人才少之又少，這讓企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用陷入僵局。企業(yè)的專業(yè)檔案管理人員工資低、培訓(xùn)少、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和晉升空間都比較少，這就導(dǎo)致職工的工作態(tài)度散漫，能力提高較少。與此同時(shí)，企業(yè)對(duì)檔案信息資源開發(fā)人員的管理缺少規(guī)范，企業(yè)內(nèi)部缺少培訓(xùn)課程，外部沒有與其他企業(yè)聯(lián)合學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員沒有學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，也就沒有專業(yè)方面的提高。從企業(yè)自身角度來(lái)說(shuō)，對(duì)專業(yè)人才的聘用與發(fā)掘是現(xiàn)在的工作重點(diǎn)，只有從根本提高了檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)才能呈現(xiàn)出欣欣向榮的趨勢(shì)。

4.檔案信息資源的開發(fā)與管理意識(shí)淡薄

近年來(lái)，即使在國(guó)家法律法規(guī)、企業(yè)規(guī)章制度的指導(dǎo)下企業(yè)員工已經(jīng)逐漸意識(shí)到檔案信息資源開發(fā)利用的重要性，但還是存在很多職工對(duì)信息資源開發(fā)認(rèn)識(shí)不足的情況，絕大多數(shù)的職工對(duì)檔案管理、信息資源開發(fā)利用的意識(shí)不夠，往往會(huì)忽視企業(yè)的文件資料在工作中發(fā)揮的作用。企業(yè)的檔案管理部門在工作時(shí)只能做到基礎(chǔ)整理，檔案分類歸納、檔案歸檔等工作沒有全方面展開，檔案利用效率低、檔案信息資源不完整的問題仍然存在。現(xiàn)在的企業(yè)檔案信息資源管理工作已經(jīng)不僅僅是簡(jiǎn)單地歸納整理，檔案管理部門只要能收集更多企業(yè)的經(jīng)營(yíng)信息，企業(yè)就會(huì)依據(jù)信息資源找到科技發(fā)展的方向，那么企業(yè)的業(yè)務(wù)水平也會(huì)隨之提高。由此可以看出，檔案管理部門的開發(fā)意識(shí)、檔案資源的完整、規(guī)范對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

5.沒有及時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案的實(shí)際利用價(jià)值

在企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)工作中，僅僅對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整理、對(duì)檔案利用次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而對(duì)企業(yè)檔案的實(shí)際利用價(jià)值沒有重視起來(lái)，這對(duì)企業(yè)最終的收益計(jì)算是一種損失。每年的年終總結(jié)時(shí)，檔案管理部門通常只是統(tǒng)計(jì)年度的檔案利用人數(shù)、卷宗應(yīng)用情況等，不會(huì)對(duì)各種內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，也沒有結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況反饋相應(yīng)問題。企業(yè)各級(jí)檔案部門對(duì)于信息資源沒有匯編整理，即使對(duì)檔案材料的情況了如指掌，也不能為企業(yè)創(chuàng)收。企業(yè)檔案資料需要系統(tǒng)性地整理分類，只有這樣才能深層次挖掘信息資源的價(jià)值，有針對(duì)性的把所有有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的檔案開發(fā)出來(lái)。雖然管理人員對(duì)檔案使用數(shù)據(jù)也會(huì)有一定需求，但僅僅依靠數(shù)據(jù)是不能說(shuō)明企業(yè)的發(fā)展變化情況的，數(shù)據(jù)所展現(xiàn)的只是企業(yè)大致情況，不能揭示企業(yè)真正的訴求，因此將數(shù)據(jù)背后的深層含義挖掘出來(lái)，才是檔案管理人員與管理層人員的重要工作。

三、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策

1.提高企業(yè)對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的重視

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用是企業(yè)檔案部門工作的核心，因此只有相關(guān)工作人員對(duì)信息資源的開發(fā)先一步重視起來(lái)，才能帶動(dòng)企業(yè)各部門的共同關(guān)注。企業(yè)首先要對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用有一定認(rèn)知，這是一種企業(yè)文化的展現(xiàn)形式，并且對(duì)企業(yè)發(fā)展有指導(dǎo)意義。企業(yè)管理固然重要，但如果缺少信息資源開發(fā)利用，那么企業(yè)也是無(wú)法健康發(fā)展的。企業(yè)檔案管理人員要先做到熱愛自己的本職工作，工作時(shí)不馬虎、不糊弄，不消極工作，及時(shí)處理企業(yè)內(nèi)部的不同聲音，緊緊把握市場(chǎng)的實(shí)時(shí)動(dòng)向，在專業(yè)技能的提升上肯下功夫，這樣就能在企業(yè)里形成重視檔案信息資源開發(fā)利用的風(fēng)氣。下一步需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的配合，在企業(yè)內(nèi)部舉行信息資源的講座、檔案文化的追溯活動(dòng)、各種信息資源競(jìng)賽等促進(jìn)其他員工對(duì)其產(chǎn)生興趣，從而宣揚(yáng)企業(yè)文化，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)打好基礎(chǔ)。

2.從檔案管理入手，創(chuàng)建實(shí)用的檔案管理體系

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的成果展示，進(jìn)行檔案管理要著眼于基礎(chǔ)檔案留存與檔案深層加工兩方面。在基礎(chǔ)檔案留存方面，大部分企業(yè)做的很好，無(wú)需贅述。在檔案深層加工方面，企業(yè)需要做到不斷拓展數(shù)據(jù)庫(kù)，建立健全檔案管理體系，才能切實(shí)提高企業(yè)檔案管理的水平。檔案管理體系中包括企業(yè)制度的規(guī)范化管理，硬件設(shè)備的配齊配全，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)等。比如，隨著現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)不斷升級(jí)，簡(jiǎn)便式打印機(jī)已不能滿足工作需要，企業(yè)應(yīng)該及時(shí)更新設(shè)備，如掃描儀、打印機(jī)，甚至是3D建模機(jī)器都應(yīng)合理配備。想要?jiǎng)?chuàng)建實(shí)用的檔案管理體系，需要為全體員工提供最便利的檔案查用系統(tǒng)，這需要企業(yè)將檔案信息平臺(tái)建設(shè)成為對(duì)企業(yè)內(nèi)部開放的公眾平臺(tái)，然后將檔案分類整理，實(shí)現(xiàn)資源共享自由。企業(yè)同樣可以將檔案開發(fā)為軟件，這樣對(duì)檔案的存儲(chǔ)也是一種保障。在做到檔案存取自由后，還需考慮檔案的反饋問題，如果檔案管理系統(tǒng)的工作人員不能及時(shí)得到其他人的反饋，那么給雙方的工作都會(huì)帶來(lái)困擾。檔案管理體系采用內(nèi)部賬號(hào)登陸方式，可以避免雙方的交流不暢通的麻煩，同樣可以避免企業(yè)機(jī)密外泄的風(fēng)險(xiǎn)，是一舉兩得的方式。反饋問題的方式不僅僅局限于線上反饋，同樣可以開展線下問卷調(diào)查、匿名投票等方式，這能夠提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率，為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部管理體系。

3.加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)

歸根到底，開發(fā)人員才是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主體，那么他們的工作能力直接決定了企業(yè)信息資源的開發(fā)潛能。加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)要從以下幾個(gè)方面入手，一是開發(fā)人員的意識(shí)要緊跟市場(chǎng)潮流，不能落后于市場(chǎng)的發(fā)展，“落后就要挨打”，及時(shí)創(chuàng)新，敢于改革，這是評(píng)價(jià)開發(fā)人員的標(biāo)準(zhǔn)。二是開發(fā)人員的思想應(yīng)該超前一步，如果僅僅保持企業(yè)跟隨市場(chǎng)的風(fēng)向，那么企業(yè)是無(wú)法做到行業(yè)頂尖的，只有引領(lǐng)信息資源開發(fā)方向的企業(yè)才能成為行業(yè)中的佼佼者。三是在工作中不斷進(jìn)取，學(xué)習(xí)更先進(jìn)的信息技術(shù)，這樣開發(fā)人員就能用最先進(jìn)的方式完成最優(yōu)秀的企業(yè)檔案服務(wù)。四是依據(jù)開發(fā)人員的真正工作能力，給予相應(yīng)的薪水，如果企業(yè)只對(duì)開發(fā)人員做出各種要求，卻不付出相應(yīng)的薪酬，那么很可能造成人才流失，失去專職信息資源開發(fā)人才對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是莫大的損失。不難看出企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)、管理密切相關(guān)，加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)是企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵。

4.強(qiáng)化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)觀念

針對(duì)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)人員意識(shí)淡薄的問題，因?yàn)楹芏鄰臉I(yè)人員對(duì)圖像、聲像等實(shí)物檔案信息資源的開發(fā)和管理意識(shí)較弱，而企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用又是企業(yè)檔案工作的重中之重，那么只有強(qiáng)化開發(fā)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)觀念，才能讓檔案管理人員對(duì)工作負(fù)責(zé)，促進(jìn)企業(yè)向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)更高目標(biāo)奮進(jìn)。在新時(shí)代企業(yè)應(yīng)該對(duì)員工進(jìn)行檔案信息資源意識(shí)培養(yǎng)，在信息公開性、及時(shí)性方面建立工作制度。公開性是要求對(duì)企業(yè)的機(jī)密文件保密的同時(shí)，對(duì)員工開放企業(yè)的背景文化信息等，讓員工充分了解企業(yè)文化，這有利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。及時(shí)性是要求企業(yè)檔案管理人員有服務(wù)意識(shí)，明白匯編檔案信息資源是為企業(yè)員工服務(wù)的項(xiàng)目之一，不能存在僥幸心理，要落實(shí)工作內(nèi)容，提高工作效率。總之，對(duì)于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，企業(yè)應(yīng)該突破傳統(tǒng)枷鎖，強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)，將服務(wù)觀念貫徹始終，為企業(yè)員工提供更好的信息平臺(tái)。

5.利用先進(jìn)科技加速對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用

隨著信息化時(shí)代的不斷建設(shè)，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的工作將從傳統(tǒng)的檔案借閱轉(zhuǎn)換為電子信息查詢。為此，在企業(yè)內(nèi)普及企業(yè)信息平臺(tái)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全體員工查閱檔案自動(dòng)化管理;合理應(yīng)用通訊技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源傳遞的實(shí)時(shí)化;科學(xué)運(yùn)用光學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息高密度存儲(chǔ)。做到以上幾點(diǎn)，企業(yè)就能將信息資源以最快、最新、最廣泛的方式配合經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，提高企業(yè)檔案運(yùn)營(yíng)的效率。同時(shí)，為了保證企業(yè)后期工作的順利進(jìn)行，在檔案信息資料的開發(fā)過程中，需要按目錄輸入信息，做到邊分類邊錄入，自動(dòng)生成檔案管理系統(tǒng)，使信息檢索更加簡(jiǎn)便，提高員工的工作搜索速度。檔案信息資源的開發(fā)得到落實(shí)后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，包括成立信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)、健全信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)設(shè)備、建立信息資源的安全防火墻。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中需要注意與時(shí)代接軌，盡量采用先進(jìn)技術(shù)和大眾軟件，便于數(shù)據(jù)庫(kù)的長(zhǎng)久保存。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理與信息資源開發(fā)利用對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、生產(chǎn)管理、文化建設(shè)、經(jīng)濟(jì)效益都具有深遠(yuǎn)意義，針對(duì)企業(yè)對(duì)信息資源開發(fā)利用不重視、檔案管理制度不完善、專職人才缺乏等問題，需要企業(yè)管理者盡快重視起來(lái)，將規(guī)范檔案管理體系提上日程，加大開發(fā)人員的技能培養(yǎng)投入，以此做到現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理與科學(xué)信息資源開發(fā)利用。企業(yè)做到信息資源廣泛利用后，必將實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化開發(fā)，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展畫下美好藍(lán)圖。

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（作者單位：四川九洲電器集團(tuán)有限責(zé)任公司）