關于商業銀行電商采購流程優化探析

王雪艷

摘要： 互聯網改變了企業傳統采購管理模式，為采購方、供應方等提供了高效、穩定、便捷的采購信息平臺，突破了傳統模式在時間上和空間上的限制，降低了采購成本，提高了采購效率。本文從戰略、合規、效率、成本等角度入手，就商業銀行如何優化電商采購應用流程進行探索。

關鍵詞： 商業銀行 電商采購 流程

在市場日益規范、競爭日趨激烈的情況下，電商采購模式能夠幫助企業降低采購成本，提升采購效率，是實現采購高透明度、高效率、低成本的一個行之有效的途徑。如何不斷優化電商采購流程及促進電商采購的全面推廣，對商業銀行采購管理具有重要意義。

一、目前商業銀行采購工作中存在的問題

（一）存在化整為零和規避集中采購的風險

大部分商業銀行采購實行限額管理，分為集中采購和分散采購，其中達到一定金額的實施集中采購。但在采購實踐中，個別分支機構出于工作便利等考慮，違反相關制度規定，將本應該納入集中采購范圍的項目分解成多批、多次進行采購，以規避實施集中采購流程，存在化整為零的合規風險，甚至可能發生套現和返現等財務合規問題。

（二）陷入供應商眾多從而難以管理的困境

供應商管理對采購風險控制有著不可或缺的重要作用。商業銀行具有機構多、業務面廣、采購體量大等特點，采購項目總數和人均采購工作量在系統內均處于較高水平。從供應商管理的角度來看，每個項目至少產生1個授予合同供應商，采購過程中至少有2-3個參與供應商，合同供應商和參與供應商的數量龐大，供應商管理成本也相應不斷增加，使銀行陷入供應商眾多而難以管理的困境，也容易產生供應商不良行為或供應商質疑等風險。

（三）流程環節復雜進而影響采購的時效

采購流程的合理性一定程度上決定了采購的時效性。采購流程往往包括立項、實施、結果審批、結果通知、合同簽署、驗收及付款、項目文件歸檔等多個環節，其中采購實施又包括受理采購申請、組建采購工作組、制定采購方案、發布采購文件、組織招投標或開展商務談判、確認采購結果等環節。此外，外部的采購法律法規和內部采購制度對某些環節的時間也有特別的約定，如國家招標投標法規定公開招標自招標文件開始發出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日。傳統采購流程環節相對復雜，導致采購需求方對采購效率的滿意度不高。

（四）兼職采購人員的專業素質和合規意識不足

采購人員的專業性一定程度上決定著企業采購的成敗，特別是對于一些專業技術性強的項目。目前，大多數銀行尤其是分支分構的采購人員多為兼職人員，且崗位流動性較大，影響采購行為的規范性。

二、電商采購對商業銀行的重要意義

（一）從戰略的高度，深刻認識電商采購的必要性

電商采購是基于科技創新驅動的采購綜合解決方案，與傳統的采購模式相比，具有不可替代的優勢。電商采購不受時空的限制，能夠促使商業銀行采購業務更加陽光、高效、便捷，采購風險、采購效率、采購成本、供應商管理等方面的管理效能均能得到有效提升。商業銀行應深刻認識到電商采購的必要性和優勢，堅持以合規為基礎、以效率為核心、以成本為驅動，打造科技引領的電商采購模式，把科技元素注入采購業務全流程、全領域，提升采購集約化水平。

（二）從合規的深度，準確理解電商采購的重要性

2017年，全國金融工作會議提出“持續深化金融行業改革”的要求后，金融業圍繞“合規、高效、共贏”等方面的改革正全面推進。電商采購模式以公開、透明的平臺為用戶與供應商提供互動渠道，相比傳統采購模式，電商采購可以有效化解化整為零、規避集中采購的風險，其商品價格公開、透明，能夠將整個采購過程完全置于各層級的監督之下，可以實現對物資采購操作過程與結果的實時監控，助推陽光合規采購的實現。

（三）從效率的角度，精準分析電商采購的便捷性

電商采購具有操作簡單、高透明、高效率等特點，從采購下單到訂單審批，從驗貨簽收到售后服務，從發票開具到付款核銷，均可實現平臺系統的自動流轉，在一定程度上解放了人工手動工作。如在選購環節，采購人員可通過電商的網頁或手機APP客戶端，隨時隨地直觀地了解各種商品的性能、價格、庫存等信息，有效節約了往返實體店的實地調查工作;在物流配送環節，能夠充分利用電商在全國范圍內的物流服務，貨物通過電商供應鏈網絡直達各級分支機構，無需再進行內部轉運，在一定程度上減少了采購后工作環節。

（四）從成本的尺度，充分利用電商采購的效益性

電商采購平臺上聚集了眾多優質供應商資源，可以依據系統算法、人工匹配和全網推廣來提高企業采購尋源的準確度、廣度和速度，能夠一站式備齊企業常用物資，提供公開透明報價、交期保障、支付安全保障等優質服務，避免中間商加價及出現價格不透明問題，同時發揮規模效應，壓低采購價格，節約采購成本。通過電商一站式的采購解決方案，也可節約采購的退換貨成本、倉儲成本、人工管理成本等其他隱性成本。

三、優化商業銀行電商采購流程建議

（一）精簡立項審批，嚴格落實各項財務管理規定

電商采購模式下，采購的產品范圍主要集中在營銷宣傳品、辦公用品、配件及耗材、食品等日常零散需求品，采購內容標準化，售后服務簡單，因此立項過程應堅持精簡原則，以提高立項的時效水平。在電商采購項目立項過程中，各機構可參考電商平臺商品實時采購信息（商品價格和數量等），對采購項目做出科學合理的預算，提高預算成本節約率。立項完成后應及時將立項相關材料提交至下單部門開始實施采購。

（二）加快訂單流轉，切實提升電商采購下單時效

對于已經完成立項審批流程的訂單，下單賬戶使用人應根據采購需求申請及時在電商平臺上進行下單以成功鎖定商品價格和數量，確保訂單內容符合立項要求，并正確填寫收貨人信息，將立項材料和訂單提交至相應的審批人進行審批。訂單審批通過后，下單人應立即在電商平臺上導出訂單明細表并發送收貨人，同時明確驗貨簽收注意事項，以便收貨人及時跟進收貨。

（三）規范驗貨簽收，充分保障電商采購質量管理

商品驗貨簽收是保障電商采購質量的重要環節和手段，收貨人應嚴格按照電商采購驗貨簽收的相關要求，在規定時間內及時完成商品驗收，充分保障商業銀行采購的合法權益。若出現貨物驗收異議等情況，收貨人應及時將異議情況反饋給下單人，再由下單人發起售后申請。采購商品如有質量問題，可參照電商平臺針對該商品登載的退換貨規則辦理退換貨。對于退貨后重新下單的，如下單內容發生實質性變更，則需要重新履行相關審批程序。

（四）及時核對賬單，全力確保采購流程平穩高效

核對賬單是連接商品驗收和開票付款的重要環節，賬單核對是否及時準確無誤，直接關系到電商采購流程的穩定和效率，因此各電商采購對賬人應嚴格按照對賬的有關要求及時完成對賬工作，確保電商采購流程平穩高效。

電商采購一般采用賬期方式實施結算，電商平臺于每月賬單日發送上月賬單給各對賬人（即下單人），各對賬人應結合電商發送的賬單、下單賬戶售后記錄和商品驗貨簽收情況等及時進行對賬確認，以便其及時開具相應發票。

（五）準確開立發票，有效防范采購發票錯開風險

發票，是企業對外付款的直接依據，發票開立是否及時精準，直接關系到對外付款的時效性及履約信用。電商采購收票人在收到發票后應嚴格按照相關要求對發票進行審核，確定發票準確無誤，杜絕錯開發票問題，避免因發票問題導致超期付款而產生賠償費用的風險。電商采購收票人應及時跟進發票開立情況，并注意發票的簽收、審查、查驗等，如在規定時間內未收到發票或收到發票后發現發票存在錯誤或不符要求等情況，收票人應及時向下單人反饋，下單人收到反饋后應立即向電商平臺溝通反饋處理。

（六）優先報賬付款，自覺服務電商采購全面推廣

報賬付款，是電商采購流程風險控制的最后一道防線，付款審核是否嚴格，將影響電商采購風險控制的效果;付款審核是否及時，直接關系到付款時效及履約風險，因此，報賬人員應該嚴格按照報賬相關要求優先處理電商采購的報賬付款申請，開辟綠色通道，力促電商采購全面推廣。電商采購通常約定固定的賬期和固定的消費總額度，各分支機構應在約定的賬期內及時完成付款，一方面避免超期付款而產生履約風險，另一方面避免長期占用消費額度影響其他電商采購需求的采購實施。

四、推進商業銀行加快實施電商采購措施

（一）明確納入電商采購的產品范圍，提高采購規模效益，節約采購成本

大力推進實施電商采購的全面推廣，需要明確納入電商采購的產品范圍，在后續推廣過程中不斷總結，并結合實施效果和實際需要不斷調整和維護產品范圍，力求實現采購規模效益最大化。如先期可將一些標準化程度高、使用頻率高、市場公開程度高的產品，如營銷宣傳品、辦公用品、配件及耗材、食品、活動用品、電器設備、廚房物品、五金建材、裝修材料等納入電商采購范圍，后續隨著管理的不斷完善，不斷擴大納入范圍。

（二）明確實施電商采購的權限職責，嚴格把控采購風險，保障采購合規

大力推進實施電商采購的全面推廣，需要明確實施電商采購的權限職責。電商采購權限主要通過賬戶管理來實現，電商賬戶分為下單賬戶、審批賬戶和管理賬戶，通過下單賬戶可實施線上提交訂單，通過審批賬戶可審核訂單有效性和真實性，通過管理賬戶可對下單賬戶和審批賬戶進行監督管理。其中，管理賬戶應設置在具有管理權限的部門，管理全轄所有下單賬戶和審批賬戶，設置審批角色及審批流;產品需求單位可結合實際需要分別設置下單賬戶和審批賬戶。各類賬戶應指定專人使用，對于管理、審批等角色，應設置一定的級別限制。

（三）切實加強電商采購的培訓傳導，及時總結采購經驗，提升采購質效

大力推進實施電商采購的全面推廣，需要切實加強電商采購的培訓傳導。電商采購模式在商業銀行應用深度仍顯不足，相關配套制度尚未完善，為確保采購質效，商業銀行應加強對電商采購知識和技能等的宣傳和培訓。一方面，通過各種渠道宣導采購電商化的重要性，加強全員對電商采購的高度重視和深刻認識，并在風險可控的前提下鼓勵各級機構積極探索嘗試實施電商采購模式;另一方面，不斷創新嘗試，及時總結經驗，配套完善相關制度建設，交流先進做法經驗，并確保相關培訓到位，培養一支業務能力強、專業素質過硬的電商采購人才隊伍。

參考文獻：

[1]林曉瓊.商業銀行采購管理模式探析.時代金融.2016年第6期.

[2]賀國萍.周幗.政府采購模式的比較研究.遼寧財專學報.2002年第5期.

作者單位：中國銀行股份有限公司廣東省分行