事業單位檔案管理規范化分析

朱琛

【摘 要】 隨著經濟社會和事業單位工作的發展，事業單位檔案管理有了新的發展和變化，但仍然存在一些不容忽視的問題。為適應新時代對事業單位檔案管理工作提出的新要求，必須大力推進事業單位檔案管理規范化，解決存在的問題，更好地為事業單位改革和發展服務。基于此，本文就事業單位檔案管理規范化的相關內容進行了分析，希望可以有效規范事業單位檔案管理工作。

【關鍵詞】 事業單位 檔案管理 規范化

檔案管理是事業單位內部管理的重要內容，確保事業單位檔案管理規范化是現階段事業單位檔案管理工作的首要任務。規范化管理不僅可以確保事業單位檔案信息的完整性、可靠性，而且還便于管理人員開展工作，提高檔案管理效率與質量。

一、事業單位檔案管理工作的重要性

檔案是在各項相關事件基礎之上產生的，旨在還原過去某一時間發生的事件，是完全性的以真實事件的記錄，而事業單位檔案也是同樣的。因此，完善相應的事業單位檔案的管理工作是非常有必要的，具體的原因主要體現在以下幾點：（1）事業單位檔案記錄的不僅是單位的實際發展情況，也是組成單位的一部分，同時也為事業單位良好的規劃之后的發展方向提供了充分的資料。因此，事業單位檔案資料不僅代表著過去，同時也促使其具有良好的發展。事業單位檔案管理工作的必要性也由此可見。（2）事業單位檔案材料除了記錄一些實際發生事件，同時還具有相關人員對于過去某一時段的發展的總結和分析，充分的體現了事業單位的有效管理。在之后發展的過程中，出現了同樣的發展瓶頸，可以將其作為良好的參考資料。除此之外，事業單位檔案資料在為單位實現參考服務的同時，保證保密性也非常有必要的，這主要體現的是事業單位自身所具有的對自身的管理權。

二、事業單位檔案管理規范化有效措施

1、完善管理機制，優化管理方法。

對于事業單位的檔案管理工作而言，它的核心任務在于管理，而管理的有效進行需要有完善的制度作為基礎。現階段的事業單位檔案管理，明顯存在缺乏制度依據的問題。雖然我國已經針對這一問題提出了相關的條例，但是對于這一內容的完善，事業單位的整體效率并不高，尤其在針對自身工作狀況設立不同管理機制方面。不少事業單位的檔案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的針對性和特殊性。針對這一狀況，需要事業單位從自身的工作內容出發，積極完善管理制度，明確相關的管理辦法，使得所有的檔案管理工作都能夠有明確的依據，可以嚴格按照相應的制度進行。

2、培養工作人員樹立正確的檔案管理理念。

提高事業單位檔案管理水平的首要措施就是培養相關的工作人員樹立正確的檔案管理觀念，只有管理人員具有正確檔案管理觀念，才會改變傳統重效益、輕管理的思想，對檔案管理中出現的問題進行及時的解決。事業單位應該定期對單位的成員進行培訓，加強成員對檔案管理制度的學習，從根本上改變事業單位檔案管理人員敷衍、應付的態度，并且在培訓之后，事業單位也要制定相應的考核制度，對培訓結果進行檢驗，并且事業單位也可以制定科學合理的獎懲機制，對一些管理意識強的人員進行薪資、額外假期等獎勵，對一些不具有管理意識的管理人員要給予批評教育，通過這種方式來約束檔案管理人員的行為，提高工作人員主觀能動性，進而樹立事業單位內部人員的檔案管理意識，提高工作人員的綜合素質和專業技能。

3、運用自動化媒體技術促進事業單位檔案管理規范化。

隨著我國高新科技的不斷發展，智慧檔案館的應用不斷深入。智慧檔案館的運用不僅促進了事業單位檔案管理科學化自動化發展，還有效提高了事業單位檔案管理的工作效率，減輕了事業單位檔案管理人員的工作負擔。同時，在一定程度上提升了事業單位檔案借閱工作的準確化，表現在能精準無誤地尋找出需要借閱的檔案文件，保障了事業單位檔案借閱工作的高效率和規范化。

4、健全管理體系。

檔案管理工作的核心是管理，因此，應該促使其具有完善的制度和明確的要求作為其進行的依據。但是當前我國事業單位具有一個普遍性的問題就是缺乏完善的制度依據。因此，我國針對這個方面，推行了明確的條例，要求事業單位根據自身的實際情況，開展更為具體的工作計劃，細化管理工作中的各個程序，從而實現事業單位更為規范化，效率化的檔案管理工作。事業單位要在明確的國家法律和相關制度條例之上，建立健全相應的管理制度，清晰各項管理標準，促使檔案管理工作能夠嚴格按照規章制度進行。同時，除了管理制度，還應該完善相應的保管制度，包括查閱，銷毀，歸檔等，從而促使相關的工作效率得以切實的保證。

5、落實責任制，增強責任心。

傳統的事業單位檔案管理，一直存在得不到重視的問題，相關的檔案管理人員也因此缺乏相應的責任心，實際的工作態度較為消極。這一問題無疑是影響檔案管理規范化的關鍵，需要迅速改變。新時期的事業單位，需要從領導開始，進一步增強對檔案管理的重視程度，并且逐步落實相關責任制，使得檔案管理責任能夠具體落實到每一個檔案管理人員的身上。這樣，能夠改變檔案管理人員以往的消極態度。為確保檔案資料具備的安全性和保密性，還需要強化檔案管理人員的崗位責任，引導他們主動積極地進行檔案管理，確保各種檔案的安全利用，不出現丟失或者損壞的狀況。

三、結語

總之，要促進事業單位檔案管理的規范化發展，需要相關部門及檔案管理人員樹立正確的工作態度及遵循嚴謹的工作程序，規范事業單位檔案管理的工作流程，加強借閱人員的檔案保護意識，確保事業單位檔案管理工作的科學化、合理化運行。

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