淺析研究所遠程辦公模式下的應用及管理措施

摘 要 近年來，隨著互聯網技術尤其是移動互聯網技術的蓬勃發展，移動終端爆炸增長，移動辦公、移動科研已成大勢所趨。特別是新型冠狀病毒肺炎傳染范圍的擴大和確診人數的激增，為了配合國家有效控制疫情的蔓延、縮小疫情的傳播途徑，讓研究所能夠進行正常的運轉，遠程辦公成為研究所的優先選擇方案。但是許多倉促上線的遠程辦公環境在管理措施和安全防護機制上不完善，信息防護、數據傳輸通道等環節存在網絡安全隱患，給研究所和個人的數據帶來了新的安全隱患。

關鍵詞 疫情防控;遠程辦公;管理措施

突如其來的新冠病毒疫情極大影響了研究所的日常工作，使各種需要在全國各地開展的科研活動都受到了阻礙。人員的流動與聚集容易導致新冠病毒的蔓延，為了避免交叉感染，只能減少人與人之間的直接接觸，利用互聯網技術的工作方式，如遠程辦公、在線視頻等被越來越多地引入研究所的管理和科研工作。

遠程辦公人員可以通過微信、釘釘等即時通信工具或者電子郵件進行遠程溝通及分享工作文件等;使用釘釘會議、騰訊會議、小魚易連等互聯網會議平臺召開遠程工作會議，實現遠程高效的協同辦公;使用電腦或者手機等接入單位內部門戶網站、OA辦公系統、科研管理系統、財務管理系統等信息系統進行遠程業務處理等。這種新型遠程辦公模式打破了地域限制，讓職工在家里就可進行遠程辦公，既滿足了疫情期間的監管要求，又能保證了業務的有序開展。但是，遠程辦公模式在帶來便捷性的同時也使得研究所的終端安全、數據安全、業務安全、運維安全等方面都面臨一定的網絡安全隱患。

1遠程辦公在疫情防控期間的優勢

（1）靈活的辦公場所（例如陽臺、客廳、餐廳等居家場所）、多樣的辦公終端（例如家用臺式機、筆記本電腦、平板電腦、智能手機等終端）等配合能夠有效減少傳統集中辦公時人員的頻繁接觸，能夠降低病毒傳播的概率和機會，極大地阻礙了疫情蔓延。

（2）工作時間靈活，每天不用趕點上下班，不用在路上浪費很多時間，也避免上下班路上發生的交通事故。

（3）遠程辦公保障了研究所基礎性的科研與行政工作，保障了科研事業的平穩進行，減少因疫情造成的各種損失。

2遠程辦公在應用中存在的問題

2.1 遠程辦公增加了管理的難度

研究所內的每個職工都處在不同的地理位置，有著不同的工作習慣、不同的作息時間等，這對整個研究所的協調性有一定的負面影響。

另外，職工分散在家辦公的情況增加了溝通和管理的難度。溝通過多，會增加時間成本;溝通過少，就容易遺漏一些重要的信息。以及因為難以做到一對一面談，導致職工間不能及時溝通;原本面對面幾句話解決的問題，變成線上斷斷續續的回復;并且由于同事間很難做到精力和時間的同步，導致信息的回復速度降低，從而導致工作效率降低;遠程會議也可能會造成彼此間理解上的誤區。

2.2 遠程辦公的信息安全得不到保障

現在的互聯網環境并不是絕對的安全，遠程辦公是基于互聯網進行文件傳輸，數據在信息傳輸過程中存在一定的風險，可能會受到黑客攻擊或者病毒的入侵，從而造成數據的丟失或者泄密。

大部分職工遠程辦公使用的是個人電腦，這些家用設備在平時用途比較多樣，往往缺乏專業的安全防護及設置，有的操作系統版本低，甚至未能及時對系統漏洞進行修補;有的被安裝了盜版應用、垃圾軟件、游戲外掛等存在后門的程序，被這些植入的木馬成為跳板滲透到研究所的內網;有的電腦都沒有設置開機密碼，這些不安全的操作都使遠程辦公的面臨極大的安全風險，嚴重影響了研究所數據的安全。

大部分職工在家時使用無線網絡進行遠程辦公，而很多無線路由器的密碼設置簡單，硬件更新不及時，導致網絡安全性差，容易受到攻擊，進而造成傳輸數據不穩定、隱私信息被竊取等不良后果，給單位和個人帶來損失。

職工還可能通過U盤拷貝數據到個人電腦，有意識或無意識的把一些敏感內容發布到QQ、微信、微博等互聯網平臺等[1]。

3遠程辦公的管理措施

疫情防控面前每個人都有義務通過自己的努力支持國家防控建設，采用遠程辦公的方式既是對研究所及他人的負責，也是對自己的負責。對此，研究所可以從以下幾方面增加管理。

3.1 選擇適合研究所規模的、能夠滿足正常辦公需要的遠程辦公平臺

遠程辦公的平臺多樣，不同的遠程辦公平臺帶來的成本和風險也是不同的，研究所要從按照自身的實際情況出發，在不過多增加單位成本的前提下選擇適合單位工作需要的遠程辦公平臺。條件好的且對信息的保密要求嚴格的，可以選擇專業的遠程辦公平臺和相關設備，建立專屬的虛擬局域網，這種方式可以滿足獲取單位內部的辦公系統和內部數據庫等日常辦公需求。如果是一般的研究所則可以選擇節約成本、方便快捷、支持多人辦公的遠程辦公平臺，如QQ、微信、釘釘、小魚易連、163郵箱等，既可以保留工作業務往來痕跡，同時還不需要特別高難度的操作。

3.2 制定合理的工作流程

管理部門制定一整套的合理的工作流程，包含任務分配、溝通、合作協調、任務提交、工作進度、工作考核等。合理的工作流程是遠程辦公能夠正常運行的基礎，它可以讓研究所內成員有序工作。

3.3 加強網絡安全監督和管控，確保研究所信息的安全

在遠程辦公期間，職工與研究所都要牢固樹立網絡安全意識，防范各類網絡風險，采取有效措施保證遠程辦公既高效又安全[2]。對此，我們可以利用視頻會議的機會做好對職工保密意識的宣傳和培育，強調保密的重要性，提高職工的安全意識，主動意識到遠程辦公面臨的安全風險。同時采取以下幾個方面的措施來逐步減少安全隱患。首先，要確保遠程辦公軟件在官網下載，防止惡意應用渾水摸魚，及時更新安全補丁和防病毒數據庫，關閉不必要的服務端口和賬號權限，對接入遠程辦公網絡的個人終端設備進行殺毒清理和安全檢查，杜絕將木馬、病毒等安全隱患;其次，可以采用VPN、加密傳輸信道、數據加密等安全手段進一步保證接入網絡和數據傳輸過程的安全;最后，遠程辦公的工作人員需要定期對各種信息系統進行安全檢查，提升安全防護能力。

4結束語

隨著新型冠狀病毒在全國范圍內的常態化防治，研究所采用遠程辦公對于阻止疫情傳播蔓延具有重要意義，雖然臨時性的遠程辦公在應用和管理過程中會存在一些問題，但是我們可以通過采用合理的工作管理方式，充分利用先進的辦公平臺，加強溝通，強化數據保護意識等手段從各個方面進行安全加固，做好網絡安全保障。

參考文獻

[1] 馬方超，蔡晶晶.疫情期間遠程辦公網絡安全對策[J].信息化建設，2020（2）：62-64.

[2] 孟雪.遠程辦公帶來的安全隱患及對策[J].網絡安全和信息化，2020（5）：22.

作者簡介

汪開卷（1983-），男，北京人;畢業院校：中國農業科學院研究生院，專業：農業信息化，學歷：碩士研究生，現就職單位：中國農業科學院植物保護研究所，研究方向：信息化管理。