事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

史江霞

范縣檔案館

現如今的檔案管理，開始對新理念、新方法高度的關注，并且在融入的具體措施上不斷的增加，整體上擁有的進步空間是非常大的。事業單位檔案管理工作的影響因素非常多，在內部因素、外部因素的應對、處理方面，一定要給出足夠的依據，確保在事業單位檔案管理工作的權威性方面不斷的增加。另外，在檔案管理的系統建設、平臺功能方面均要不斷的創新，對現代化的技術合理的引入，促使未來的發展擁有更好的成績。

一、事業單位檔案管理工作的問題、不足

（一）管理方案不健全

事業單位的檔案數量非常多，而且在管理的過程中需要采用多元化的策略、方法來開展，很多事業單位對于檔案管理的方案設計，完全是按照傳統的理念來開展，并沒有對新的方法、新的思路開展良好的引進。例如，在檔案的分類依然是采用傳統的分類方式，不僅在檔案的查找難度上非常高，同時針對檔案的利用率較低，長此以往，很容易導致檔案管理出現前后矛盾的情況，并且在檔案的錄入和更改方面，也容易出現混亂的問題，這對于檔案管理工作的形象建設造成了很大的影響、破壞。檔案管理方案不健全的情況下，各類檔案的協調性較差，對于事業單位的正常工作開展，以及相關的業務實施，也造成了很大的影響，不利于事業單位的進步。

（二）檔案管理人員素質不高

現如今的檔案管理工作得到了社會各界的高度關注，尤其是在事業單位當中，必須站在不同的角度來開展檔案管理。但是，部分員工的素質并不高，因此在檔案管理的效率、質量上沒有及時的提升。檔案管理工作的進行，很多人沒有意識到自己崗位的重要性，對于崗位的規范、標準沒有充分的遵守，看起來能夠按照科學的方法來操作，實際上導致重復性的工作增加，而且對于檔案管理的各項任務實施，沒有按照正確的思路來轉變，最終造成的問題是非常多的。檔案管理人員的合作能力較差，在團隊管理方面，并不能按照正確的管理方法來操作，這對于日常的檔案整理或者是檔案的優化均造成了較多的阻礙。

（三）管理信息化程度較低

由于事業單位在城市建設、國家發展當中承擔重要的角色，因此對于檔案管理工作，必須跟隨時代的發展來優化。但是，很多單位對于檔案管理的信息化程度沒有良好的提升。首先，檔案的信息化管理，雖然是不錯的理念，但并不是能夠快速實現的，需要長期的積累和優化，并且在信息化的調整力度上必須大幅度的提升，這樣才能在最終得到良好的成績。但是，很多事業單位對于信息化的投入，完全是停留在理論方面，對于實際工作的開展沒有良好的優化。其次，檔案管理的信息化，缺少個性化的操作理念，很多事業單位都是按照成功案例進行抄襲、套用，這種現象的發生，導致管理信息化沒有推動事業單位的進步，最終造成的問題是非常多的。

二、事業單位檔案管理工作的原則

一般而言，事業單位在檔案管理工作的時候，應從國家發展的角度來思考，對于檔案管理的綜合效用不斷的提升，發現任何問題都要快速的解決，這樣才能在后續工作的開展上取得更好的成績。檔案管理工作的前期階段，必須對短期目標、長期目標有效的設定，要讓檔案管理工作從錯誤的軌道上逐步的回歸到正確的軌道上，針對管理的責任合理的分配，讓管理的規范、標準得到大家的認同，并且能夠積極的去落實。檔案管理工作的基礎要求應進一步的增加，對于檔案的具體內容和檔案的利用率不斷的提升，讓檔案管理工作能夠在自身的價值上更好的發揮出來。與此同時，檔案管理工作的機制應不斷的創新，堅持在各類管理的矛盾、沖突解決方面得到更好的成果。

三、事業單位檔案管理工作的優化路徑

（一）完善管理方案

目前，事業單位針對檔案管理工作的意識正不斷的增加，因此在方案的完善水平上應進一步的提升，促使一系列問題的解決給出更多的依據。檔案管理工作的時候，要對每一個崗位的工作要求良好的完善，促使管理過程中可能出現的問題、風險得到良好的識別，這樣才能在未來的發展上取得更好的成績。檔案管理工作的過程中，針對檔案的等級要合理的劃分，不同等級的檔案，要采取差異性的方法來管理。對于檔案的存儲方式、錄入方式、調取方式，一律按照便捷式的方法來開展，并且促使各類檔案在應用的時候，能夠快速的被查找到，減少時間浪費的情況。檔案管理方案的完善，要一步步的積累經驗和教訓，減少錯誤的管理手段。

（二）提升檔案管理人員的素質

隨著時代的發展、管理理念的優化，檔案管理工作的進行，必須對各個崗位的員工素質進行大幅度的提升，引導大家在自身的工作準則上有效的遵守。檔案管理工作人員要加強日常培訓、指導，讓大家在日常的管理過程中保持高度的協調性，尤其是杜絕重復性工作的開展，提高管理的效率。檔案管理工作的所有人，都要按照團隊作業的方法來開展，要考慮到自身工作對于其他崗位所產生的影響，發現任何問題都要及時的上報。管理人員對于責任制要充分的落實，每個人都要承擔相應的責任、義務，促使檔案管理的進行，可以對各方面的問題開展系統化的處理，減少管理的風險。

（三）加強檔案信息化建設

現階段的檔案管理工作，正逐步的朝著正確的方向來發展，并且在相關問題的處置過程中，可以給出足夠的依據。檔案管理工作的信息化建設，對于未來所產生的影響力非常高，并且是大勢所趨，應堅持在信息化的投入力度上不斷的增加，推動事業單位的全面發展。第一，對人事檔案管理進行資源傾斜，比如對庫房環境進行動態監測，特別是對濕度、溫度等因素變化建立數字模型，降低明火以及蟲霉發生概率。第二，運用特殊技術手段，比如縮微以及翻拍等，對已損壞的人事檔案進行恢復和搶救。第三，樹立信息化意識，推動傳統人事檔案管理工作方式向信息化數字化管理方式轉變，全面加強計算機在人事檔案管理中的應用，打造事業單位內部檔案信息數據的儲存機制，重視檔案數據庫建設。

四、事業單位檔案管理工作的要點

國內的事業單位發展已經取得了非常卓越的成果，而且在檔案管理工作方面，開始對原有的策略、方法不斷的調整，一步步的對地方工作進行合理的改善。檔案管理工作的難度并不低，并且在內部因素、外部因素的影響力度上非常高，這就需要對檔案管理的理念不斷的革新，確保在檔案管理工作的各項規范、標準上積極的遵守。另外，檔案管理工作的所有方案實施，都要開展系統化的評估，促使長期管理能夠更加穩定。

檔案管理工作的平臺建設，的確是未來發展的重要方向，而且在平臺的個性化塑造方面應不斷的加強，每一個區域在檔案管理工作方面，的確要遵守統一的規范、標準，但是在平臺的輔助過程中，可以結合自身的需求來轉變，一方面便于地方事業單位的工作開展，另一方面需要對檔案管理工作的準則不斷的提升。檔案管理工作的平臺功能塑造，需按照智能化、自動化的標準來開展，減少經驗模式的影響。

事業單位對于檔案管理工作的規劃，應階段性的去創新，對于每一個階段工作的重點、次重點、不足等等，都要采取科學的方法來轉變，由此才能在未來工作的開展上降低自身的壓力。檔案管理工作的評估力度和檢驗力度應不斷的增加，不定期開展工作的考核與分析，減少工作內部的漏洞和隱患。另外，檔案管理工作的保護機制應不斷的提升，事業單位的檔案非常重要，一旦出現泄漏的情況，必定導致事業單位的發展造成惡劣的影響。所以，檔案管理工作的保密措施應不斷的提升，觀察未來可能遇到的風險和挑戰。

五、結語

我國在檔案管理工作的意識、要求上正持續性的提升，而且針對事業單位提出的規范、準則不斷的增加，目的是希望在檔案管理工作的規范性方面更好的提升。隨著檔案管理工作的技術投入、人才投入、設施投入不斷的增加，很多事業單位的檔案機制得到了全面的完善，與過去發生了很大的轉變。但是，檔案管理工作的挑戰是一直存在的，針對管理的各項規范、準則實施，必須按照全新的路線來優化，確保在管理的可靠性、可行性方面更好的提升，對事業單位的形象建設不斷的加強，為檔案管理工作的內容更好的豐富，針對管理的權威性不斷的鞏固。