如何做好新時期辦公室行政事務管理

夏桂楊

想要做好新時期辦公室行政事務的有效管理，這需要結合辦公室內部的環境和具體管理需求，提升行政事務管理信息化水平，建立合適的管理思路和管理方法。同時，管理人員的專業化水平和服務意識也要有所提升。本文對此進行了分析研究。

辦公室行政事務的管理十分繁雜，對于工作人員的專業化水平和服務意識都有一定要求。當前很多企業和單位在進行辦公室行政事務的管理中都會碰到各種問題，這導致管理的實效很低，管理的效果也不夠明顯。想要做好新時期辦公室行政事務的有效管理，這需要結合辦公室內部的環境和具體管理需求，建立合適的管理思路和管理方法。同時，管理人員的專業化水平和服務意識也要有所提升，這對于辦公室行政事務管理質量的提升會起到非常重要的推動效果。

一、辦公室行政事務管理概述

（一）辦公室行政事務管理職能

辦公室行政事務管理部門有很強的協調參謀職能，一方面需要基于基層情況對決策工作提出建議，另一方面要有效協調工作人員間、各部門之間的工作，提高辦公室整體的工作效率和工作水平。在一定程度上說，辦公室行政事務管理的工作水平影響著單位公司的發展情況和工作人員對單位的認同度。

（二）辦公室行政事務管理特點

首先，辦公室行政事務管理工作主要是面向單位所有部門、尤其是領導層的服務管理活動，具有很強的服務性質，信息來源復雜，工作中需要協調多個部門，分析整合大量的復雜信息;其次，由于管理任務繁重、工作時間超長、相關部門多等原因，辦公室行政事務管理工作非常復雜無章和困難，對辦公室的工作水平產生影響。此外，辦公室行政事務的管理從本質上來說是對于整個公司的服務工作，需要管理人員了解各個部門的工作展開情況，尤其是了解大家在工作中面臨的一些典型問題和困難，透過各種方法和途徑提供相應的支持與協調，以幫助各部門和相關人員的工作得到良好推進。

二、辦公室行政事務管理存在的問題分析

當前辦公室在行政事務的管理上存在一些典型問題，具體來說可以歸結如下：第一，作為整個公司服務性和綜合協調性最強的部門，行政管理部門在處理各種事務時要處理的事務很多。除了公司整體運營中的一些常規事務，還有各個部門間的協調，以及公司內部資源的整體分配。這樣的背景下經常會導致管理中各類問題的產生，尤其是在各部門訴求有較大沖突的背景下，如何做好協調和溝通，這對于行政部門提出了很高要求。在遇到突發狀況時需要行政部門做有效協調，這也非常考驗形成部門的問題處理能力。第二，正常情況下行政管理部門應當具備一定的獨立性，能夠對很多事務有較好的絕對權，但是，領導越位的問題經常會打破這種局面。一旦領導進入到行政部門的管理工作中，這不僅會給行政事務的有效管理帶來很大的困難和挑戰，這也會對于行政部門帶來一些負面影響，是阻礙各項行政事務的管理得到有效推進的原因。更有甚者，不少管理不太規范，或者是處于起步階段的公司和企業，內部行政部門完全不具備應該有的獨立性，行政事務的管理方式直接由領導決定，這就很大程度失去了行政部門應當發揮的效果。第三，不少行政事務管理部門的人員缺乏應有的服務意識，對于員工的需求沒有給予充分重視，在協調和溝通部門間的各類問題時采取的方法也不夠妥當。有些公司的行政部門甚至會對于不同部門區別對待，處理問題不夠公平公正。這些都會直接影響行政事務的有效處理，會給公司人員帶來很多負面印象。上述問題在很多公司的行政管理中都會出現，這是阻礙實際管理工作有效推進的因素，是值得行政管理部門進行深刻反思的方面。

三、優化辦公室行政事務管理對策研究

（一）提升行政事務管理信息化水平

行政事務管理之所以會整體效率不高，并且實際管理工作中會面臨各種阻礙，一個很重要的原因便是行政事務管理的信息化水平不足。不少公司行政人員對于計算機和各種網絡化工具的使用并不熟練，對于一些使用的辦公軟件了解也十分有效。這個問題很有必要得到改善與優化，不然會對于具體工作的展開帶來很多負面影響。行政部門要全面提升自身的辦公環境和條件，不僅要讓每個員工都對于信息技術和計算機有嫻熟的使用能力，在處理各種實際問題時也要充分發揮信息技術的輔助功效。無論是建立部門間的溝通協調，還是各種信息數據的歸納匯總，借助信息技術可以讓這些工作高效推進，并且能夠很好的實現部門間的銜接與溝通。公司要對于這個問題加強重視程度，在行政人員招聘管理上喲啊充分考察其對于各類信息工具的使用熟練度，同時，也要加強對于現有員工的培訓。這會很大程度改善當前辦公室行政事務管理中的各種問題和局限，能夠讓行政事務管理的綜合質量更高。

（二）完善行政事務管理制度建設

辦公室行政事務管理部門應當是一個相對獨立的部門，要結合這個部門的日常管理工作構成建立一套科學合理的管理制度。其中不僅要明確行政事務管理部門的基本職責，也應當限定其他部門或者人員對于行政事務管理的影響，比如，要在公司的相關規定中避免領導的越位，讓行政管理部門能夠獨立有效的完成各項管理工作。這會極大的優化行政事務管理的整體效能，能夠讓這個部門的管理職能充分發揮。這樣才能夠讓行政管理部門更好的協調公司內部其他部門，能夠公平公正的展開公司資源的分配利用，讓整個公司形成良好的工作環境和氛圍。此外，隨著公司的不斷成長，要結合自身的發展狀態和管理需求，不斷完善和革新針對行政事務管理制度的優化建設。這樣才能夠更好的體現出行政部門的職能，能夠讓各項事務的管理得到良好推進。

（三）提升工作人員服務意識

想要讓辦公室行政事務管理取得更好的實施效果，轉變行政部門人員的工作態度，提升人員的服務意識十分重要。行政管理部門要對于自身工作有正確認知，不僅要充分了解自身的工作范疇和工作職責，也要建立積極正面的工作態度。行政管理人員只有強化自身服務意識，這樣才會更有效的發現公司內部的各種問題，進而更深入的了解各個部門間乃至具體的公司員工的困難和需求。同時，在處理各種實際問題時要結合多方面因素加以考量，充分了解問題的實質，構建部門間的協調合作，為公司內部營造良好的整體氛圍。這會幫助行政部門及時發現問題，并且采取合適的方法解決各類問題。這樣的背景下整個公司才會有良好的工作環境和氛圍，部門間的溝通合作會更加暢通，大家也能夠共同朝著公司的愿景和奮斗目標向前。這樣的背景下公司內部整體上會形成很好的氛圍，行政部門的服務職能可以充分體現出來，公司員工之間的關系也會更加融洽。這才是高質量的行政事務管理要達到的積極效果，在這樣的背景下公司整體的經營績效會得到更好的綜合保障。（作者單位：江蘇省南通市人民政府臺灣事務辦公室）