試論大數據時代企業檔案信息化建設

【摘? 要】為了迎合信息時代的高效工作效率，企業加快了大數據技術在企業內的應用，較為突出的就是企業人事檔案管理的信息化建設，事實證明，這項舉措不僅滿足了企業自身發展的內在需要，也迎合了當下的信息化潮流，是一項具有前瞻性的舉措。然而，受傳統理念影響，企業檔案信息化管理工作還存在著許多不足，這些極大地阻礙了大數據技術在企業內價值的發揮，并從一定程度上阻礙了檔案信息化建設進程。基于此，論文以大數據為背景，分析當下企業檔案信息化建設存在的不足，并提出相應的措施，希望這個情況能夠改變。

【Abstract】In order to meet the high efficiency of the information age， the enterprise has accelerated the application of big data technology in the enterprise， which is more prominent in the informatization construction of the enterprise personnel archives management. It has been proved that this measure not only meets the internal needs of the enterprise's own development， but also caters to the current informatization trend， which is a forward-looking measure. However， affected by the traditional concept， there are still many deficiencies existing in the enterprise archives informatization management， which greatly hinder the development of big data technology in the enterprise value， and to some extent hinder the archives informatization construction process. Based on this， this paper takes big data as the background， analyzes the shortcomings of the current enterprise archives informatization construction， and puts forward corresponding measures， hoping that this situation can be changed.

【關鍵詞】大數據;企業檔案;信息化建設

【Keywords】big data; enterprise archives; informatization construction

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）06-0014-02

1 引言

當前大多數企業缺乏對新技術的認識，不能積極使用新技術提高工作效率，部分已經開始信息化建設的企業，雖然已經具備較為成熟的技術體系，但由于缺少經驗，在實際人員管理體系上還存在著許多問題，導致信息化建設水平較低，真正作用難以充分發揮。

2 企業檔案信息化建設的意義

經濟的發展給予了企業廣闊的發展空間，但也加劇了企業間的挑戰，因而，在大數據技術出現后，如何利用新技術提高自身工作效率，創造新的發展機遇，進而實現企業的進一步發展成為企業主要思考的問題。在這種背景下，部分企業開始了檔案信息化建設之路，并取得了不小的成果，事實上，從企業方面看，檔案信息化建設不僅能為企業選拔優秀人才、評價人力資源部門的工作提供依據，還能夠協助企業做好崗位安排，即根據員工的實際能力和發展方向安排崗位，充分發揮員工的潛能的同時，幫助他們實現自己的人生價值。除此之外，通過檔案信息化建設，企業也可以切實提高自身的管理效率和水平，減少在管理工作中人力和時間的投入[1]。

3 企業檔案信息化建設存在的問題

3.1 企業檔案信息化建設重視不夠

當前，大部分企業尚未開始檔案信息化建設，究其根本原因還是部分企業沒有認識到檔案信息化的價值，簡單將其歸于以智能技術代替人力進行資料的整理、歸檔和存儲工作，認為這項工作并沒有給企業帶來直接的經濟效益，因而覺得進行檔案信息化可有可無甚至根本就不必要的想法影響了檔案信息化建設進程，造成相關企業對檔案信息化工作重視不夠。另外，部分企業雖然開始了檔案信息化建設，但卻將其定位為一個部門的職責，造成檔案建設缺乏相應的配合，實際工作開展較為困難，缺乏有利的環境和措施配套[2]。

3.2 檔案信息化建設成本較高

檔案信息化不僅僅是配備電腦、計算機等電子設備，它還需要相應的檔案信息化管理系統和專業人才，這也是檔案信息化普及率不高的一個關鍵原因。對于絕大多數企業而言，檔案信息化意味著企業需要投入大量的人力、物力和財力，但其實際效果，尤其是帶來的經濟效益卻可能與實際不成正比，對于那些實力不是很強的企業而言，進行信息化建設無疑會增加企業運營成本，加重企業的負擔。因而，大部分企業出于成本的考究，往往會選擇聘請文員來進行檔案工作的整理代替信息化建設的高成本。

3.3 信息化建設發展不平衡

信息化建設的不平衡包括企業之間信息化建設的差異和企業內部各部門信息化建設的程度不同兩種，前者是由于企業間規模、實際盈利不同而導致的企業在信息化建設上差異，后者則是指企業內部由于結構復雜或處理方式有所不同而導致的信息化建設水平較低。從國內檔案信息化建設現狀來看，絕大多數企業還未開始信息化建設，而已開始的信息化建設水平也較低。這是因為由檔案部集合各部門的文件材料，也就是說，這些檔案的信息在處理方式和屬性上有所不同，這就為檔案管理人員的工作帶來了難度。再加上一些部分企業在檔案信息化建設時將檔案管理工作簡單劃分為檔案管理人員的職責，而沒有統籌調度各部門參與資料整合中，這也在一定程度上影響著企業檔案信息化建設的水平。

3.4 企業檔案信息化水平有待提高

信息化是大勢所趨，企業檔案信息化管理也越來越頻繁。檔案信息管理過程中需要進一步加強對信息化管理模式的應用。第一，要大力推廣信息化管理技術。在企業發展過程中，進一步完善檔案管理信息系統，并在檔案管理中加以運用，全方位收集、整理、存儲以及分享。第二，要完善檔案信息化基礎設施。應加強對計算機設備以及信息管理系統的建設，給信息化檔案管理工作提供有力的支撐。

4 檔案信息化建設應用舉措

4.1 轉變觀念，正確認識檔案信息化建設的價值

企業是否要進行檔案信息化建設取決于企業是否認識到檔案建設的價值，換句話說，如果沒有認識到檔案信息化建設的作用和意義，沒有從思想上形成對這項舉措的正確認識，僅僅是跟隨潮流、人云亦云，盲目開始檔案信息化建設，很容易使其實際工作流于表面，價值發揮不充分，尤其是那些規模較小、實力有限的企業，盲目進行信息化，很有可能會加大企業經濟負擔，給企業的成長帶來毀滅性的打擊。因此，企業應轉變現有的檔案觀念，正確認識到開展檔案信息化的價值和意義，并通過加強企業員工的管理意識，為企業信息化建設打下堅實的基礎。

4.2 創新檔案管理模式

檔案信息化建設除了電腦、計算機等電子設備外，還需要相應的檔案管理系統和專業人才，為此，企業要想建立一個較為完善的檔案管理體系，必須投入一定的人力和財力，如通過聘請專業人才或通過加強與科技公司的合作，根據企業實際需要開發出合適的檔案管理模式，為檔案管理工作的運行提供相應的技術支撐。除此之外，企業還要創新檔案管理模式，將檔案管理工作歸于一個部門職責的錯誤觀念加以轉變，在各個部門內樹立檔案管理意識，進而為檔案管理工作創造一個有利的環境[3]。

4.3 提高安全意識，強化企業檔案安全管理

檔案信息化建設雖然可以加強各部門的聯系，提高工作效率，但由于我國網絡環境魚龍混雜，安全隱患較多，因而，企業在進行檔案信息化建設工作時，要強化安全意識，并構建相應的安全監督體系，可以通過聘請專門的計算機人才開展檔案信息化系統安全性的定期檢查和更新，加強管理系統的安全性。有條件的企業，還可以通過建立內部網絡系統將企業檔案信息化系統與互聯網隔開，提高系統對非法入侵的防范力。

5 結語

信息化社會下，企業加快檔案信息化建設是未來的發展趨勢，因而企業要給予其高度的重視，認識并明確檔案信息化在企業進一步發展中的作用和地位，并根據企業實際發展需要，加大資金投入力度，竭力通過與科技機構的合作，為企業的信息化建設提供技術支撐，從而培育一批高素質、專業性強的檔案管理隊伍，切實提高檔案管理人員的工作效率，為企業的長遠發展打下堅實的基礎。除此之外，部分已經開始檔案信息化建設的企業，要正視實際工作中存在的不足，并及時通過創新管理模式，提高企業檔案信息化建設的水平，在最大程度上實現企業管理工作的高效化、智能化，反過來節約企業時間和人力成本。同時要加大對企業檔案信息資料的研發力度，充分挖掘企業檔案資料的潛在價值，為企業檔案信息使用者提供更加豐富的信息資源，為企業的長遠發展提供更優質的服務。

【參考文獻】

【1】吳鍇.大數據背景下企業檔案管理策略研究[J].辦公室業務，2019（23）：126-127.

【2】李婷，張楊.大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].辦公室業務，2019（22）：98，110.

【3】倪瑾瑾.大數據背景下人事檔案管理的創新路徑探討[J].企業改革與管理，2019（22）：68，71.

【作者簡介】樊寶娟（1986-），女，陜西西安人，助理館員，從事檔案管理研究。