基層醫療衛生系統人事檔案管理的現狀及分析

高艷芝 鄭元凱

摘 要：人事檔案作為基層醫療衛生系統內部人才資源的載體，做好人事檔案管理工作對于一個基層醫療衛生系統的發展尤為重要。通過人事檔案可以證實員工的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況，具有原始性、真實性和完整性，是第一手的參考材料。科學規范的管理檔案，是衡量一個基層醫療衛生系統業績與管理水平的重要尺度，是歷史地、全面地了解識別人才和正確選用人才的基礎，是基層醫療衛生系統人力資源部門選人、用人最好的參謀和依據。

關鍵詞：檔案管理;基層醫療衛生系統;信息化

基層醫療衛生系統人事檔案管理在很長一段時間延續著傳統的手工管理模式，然而隨著計算機技術、網絡技術和通信技術的飛速發展及普遍應用，加之人事制度的不斷改革，這種手工管理模式在很大程度上已經不能滿足人們的需要，信息化建設已成為所有基層醫療衛生系統人事檔案管理發展的必然趨勢。

1 檔案管理的基本含義和意義

1）檔案管理的主要含義。從檔案管理得勁角度而言，人事檔案管理主要是以檔案為基礎，認真展開收集、整理、保管、統計以及利用的工作。這些資料將會直接體現內部員工以往的經歷以及綜合表現，以個人為基層醫療衛生系統組合在一起，以備考察的文件資料。一般來說，幾乎所有資料都與員工的個人活動有所聯系。

2）檔案管理的主要意義。衛生院之所以進行檔案管理，主要目的便是能夠對員工自身的業務能力以及思想水平有所了解，以此為之后的人才儲備提供相應的參照依據，進而確保衛生院的人力資源管理更具有效性特點。如此一來，衛生院各項工作的開展將會更具戰略性特點，進而推動各項活動順利進行。

2 基層醫療衛生系統人事檔案管理的現狀分析

1）對人事檔案管理認知存在缺陷。盡管我們國家普遍衛生院對于醫療技術建設有著比較高的重視程度，從而使得醫療質量得到了全面提高。但從實際角度來看，其改造的部分基本上都以基礎設施為主，而行政層面的管理工作仍然十分落后。最具代表性的便是對人事檔案管理缺乏足夠的重視。由于多方面因素存在，我國衛生院并未意識到人事檔案管理的意義所在，同時也未能將其和人才建設以及醫療建設聯系在一起，進而使得衛生院自身的發展受到了諸多限制。

2）檔案管理的方法存在缺陷。當前普遍衛生院在進行建設的時候，往往會將資金成本全部集中在設備層面，而對于信息化建設缺乏足夠重視。然而我們國家目前已經進入了信息化時代，互聯網技術在多個領域之中得到了應用，因此檔案管理同樣需要順應時代發展的要求。但從目前來看，我國人事檔案管理的模式仍然極為陳舊，很難滿足廣大員工的實際需求。除此之外，一些衛生院對檔案管理根本不重視，甚至還沒制定管理方案，制度也存在較大缺陷，進而使得檔案管理缺少足夠的規范性和秩序性。

3）員工綜合能力較差。檔案管理本身屬于一項綜合性任務，需要員工自身有著較強的知識基礎以及實踐能力。然而目前我國普遍衛生院內部人才部分是臨時聘用，之后再進行知識普及，使得自身管理水平十分有限。如此一來，檔案管理工作自然很難達到預期，存在諸多缺陷。

3 解決基層醫療衛生系統人事檔案管理工作措施分析

1）提高基層醫療衛生系統領導的重視程度。檔案管理工作是一項默默無聞的工作，提高各級領導對檔案工作的認知程度，是做好人事檔案工作的關鍵。要做好檔案管理工作，必須堅決克服各級領導對檔案工作的“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象。尤其作為分管領導，要定期向檔案管理人員了解員工檔案工作情況，并積極幫助檔案管理人員在工作過程中遇到的問題，形成“主要領導重點抓，分管領導主要抓，管理人員具體抓”的良好工作環境。

2）開拓材料收集渠道，豐富檔案內容。人事檔案材料涉及面廣，收集渠道多，收集難度大。作為檔案管理部門要想系統、完整地收集一個員工的全部材料，用等、靠、要、送材料的方式已經行不通了，一定要變被動為主動，千方百計找材料，想方設法要材料。全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提和必備條件?？梢詮娜矫嬷郑阂皇亲龊描b定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經常收集與定期收集相結合、重點收集與普遍收集相結合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止遺漏;二是做好職稱評定、年終表彰及員工審查、違紀處分等階段性材料的收集，確保檔案材料的全面性和完整性。同時，還要重點收集反映員工德、能、勤、績、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價值和利用率得到明顯的提高;三是收集能夠反映個人職業道德、政治素質、思想情操、工作作風等方面的材料，特別是能夠體現人才智力、能力、水平、專長、業績的材料。做好這三點，會使檔案內容更加全面完整，使檔案的價值得到體現，利用率得到充分發揮。

3）建立完善的認識檔案制度。要不斷健全和完善人事檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查閱制度、檔案轉遞制度、保密制度等，并且認真按照規定的制度和程序辦事。檔案管理人員要堅決做到“五不查，四不借，三不轉”。即無介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經領導批準不查;四不借，即未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，親屬檔案不借;三不轉，即個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉。只有做到這些，才能有效提高檔案的準確性和工作效率。

4）全面提高基層醫療衛生系統檔案管理者的素質。做好基層醫療衛生系統干部人事檔案管理工作，就必須提升人事檔案工作的業務素質，加大對人事檔案工作者的培訓力度，有針對性和計劃性地舉辦培訓班，組織檔案工作人員學習《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規。通過學習切實提高檔案工作水平，培養出一支思想過硬、作風扎實，樂于奉獻的綜合型檔案管理人員。

5）做好人員培訓工作。單從衛生院自身的角度而言，為了順應時代的發展，理應時刻貫徹“請進來、走出去”的基本原則。因此，衛生院可以定期從行業中邀請一些知名人士，針對法律、醫療知識以及業務技能方面進行宣講，以此完成培訓工作。而對于最終的結果，同樣需要進行認真考核，以防培訓最終流于形式。為了提升人員的積極性，還可以舉辦檔案知識比賽，將最終的比賽結果和員工的績效考核結合在一起，從而可以使得所有員工自身的積極性得到有效激發，變被動為主動，認真投入到學習工作之中。除此之外，基層醫療衛生系統還需要從實際情況入手，改進早期集中授課的方式，通過分層的模式，促使培訓活動變得更具人性化特點，確保其更好地完成知識吸收。

4 結束語

總之，隨著我國信息化水平的提高，基層醫療衛生系統的人事檔案管理工作需要通過開放化、網絡化的管理方式與時俱進，提高自身的綜合素質，建立信息化的人事檔案管理方式，提高自身的工作效率和質量，更好地為社會服務，以此來提高基層醫療衛生系統的工作質量和效率。同時，作為檔案管理者，也應該抓住新時代新機遇，不斷創新發展，讓基層醫療衛生系統的人事檔案管理工作得到更好的提升，全力為基層醫療衛生系統的發展做好服務和保障。

參考文獻

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作者簡介

高艷芝（1979-），女，漢族，檔案室，本科，檔案專業，主任，助理館員，費縣衛生健康局。

鄭元凱（1988-），男，漢族，辦公室，檔案專業，主任，助理館員，費縣芍藥山衛生院。