探討檔案管理現代化的現狀與對策

摘 要：如今隨著時代發展以及科技進步，越來越多的行業開始向網絡化、信息化邁進。而檔案管理也在逐漸擺脫傳統的紙質模式，開始邁向現代化進程。本文主要從當前階段檔案管理現代化發展的現狀入手，探討如何更好的改變這種局面。促進檔案管理事業更好、更快的向前發展。

關鍵詞：檔案管理;發展策略;現代化

檔案管理對我國經濟發展以及社會進步有著至關重要的作用，因此完善檔案管理是當前首要工作內容。但是在實際發展中，由于檔案管理現代化在我國推行時間并不長，還有很多不足之處，所以在一定程度上會阻礙我國檔案管理事業發展。因此我們就需要對當前工作現狀進行分析并提出改進對策，幫助檔案現代化更好的向前推進。

1 檔案管理現代化的發展現狀

1.1 基層工作人員專業素養參差不齊

目前我國非常缺乏檔案現代化管理方面人才。因為檔案管理現代化所要具備的能力不僅僅是計算機操作技術，同時還要具備檔案整理編寫技術。只有同時具備這兩項技術，才能更好的推行檔案管理現代化。而目前能將這兩項技術很好融合運用的人才非常少，這會在一定程度上阻礙檔案管理現代化的發展。

1.2 檔案管理現代化進程不一致

雖然目前我國已經開始推行檔案管理現代化，但是并非所有地方都能及時得到相關裝備和技術。一些重要的單位可能會更快得到這些設備和技術，而大部分單位都需要一定時間才能擁有。同時更重要的是，即使得到了相關設備，但是裝備的性能和型號等都會存在因地區差異而有所不同的情況，因此導致檔案管理現代化的施行標準無法做到統一[1]。

1.3 檔案管理現代化的前期準備工作不足

當前很多單位在引進先進技術和裝備時，前期工作準備并不充分。雖然在心理建設上做好了準備，但是在實際應用中，相關工作卻并沒有落實到位。一些工作人員錯誤的估計了自身實力和現代化技術的學習難度，因此在學習過程中并沒有端正態度，導致無法真正掌握現代化技術。

2 檔案管理現代化的改革策略

2.1 加強對基層工作人員的業務培訓

為了使工作人員可以更好的掌握相關設備使用方式，首先應該對基層工作人員進行統一培訓。讓基層工作人員明白做好檔案管理現代化工作的意義，學會利用先進設備進行檔案管理，從而使得基層工作人員的專業素養得到提升。同時在培訓過程中，也要適當加入一些實踐活動。因為實踐是檢驗真理的唯一標準，通過不斷實踐，可以使得基層工作人員更好的掌握相關技術和設備的使用方法。而且通過不斷實踐，可以讓基層管理人員對工作中可能遇到的問題有了更好的認識，也便于日后更好的開展工作。對于一些觀念比較落后，不愿意開展現代化檔案管理的人員要及時進行開導，使其更好的明白開展現代化工作的意義以及必要性。通過定期組織培訓，也可以幫助基層工作人員更有效率的開展工作。對于工作中所遇到的問題和不足之處，也可以在培訓中進行總結分析，避免之后的工作中再次出現問題。由此可以看出，在日常工作中，一定要加強對相關工作人員的業務培訓，并要將開展檔案管理現代化工作的重要性宣傳到位。

2.2 進行檔案管理現代化的統一管理

因為現代化進程不一致、標準不統一，所以很容易在現代化工作中出現問題。因此為了更好的推行檔案管理現代化工作，就要統一標準、統一管理。在開始現代化工作前，要對各單位進行統一設備采購。在設備采購后，對于數據、系統等要統一錄入管理，便于相關檔案管理單位可以更好的開展工作。另外，不僅要購買相同設備，使用相同系統，對于數據也要實時共享，保證每個檔案管理單位可以及時共享第一手信息。但是在數據共享時，一定要注意檔案管理的數據安全。避免出現不法分子利用共享平臺竊取私密信息，造成檔案管理單位受到損失情況。而且為了保證檔案管理現代化可以更好推進，要盡量選擇設備操作熟練的人員首先進行工作。只有其已經完全掌握相關設備的使用方法，并對全館工作人員做好宣講后，全體工作人員才可以投入現代化設備的使用中去[2]。例如，杭州市規劃局作為政府部門，承擔著杭州市規劃檔案的收集、治理等工作。為了更好的實現現代化管理，其投入了數千萬資源建立了局域網，并通過1臺思科4006交換機與市政府及各分局連接。目前杭州市規劃局各單位均在統一局域網內進行辦公，大大提高了工作效率。而且在進行數字化管理后，原始檔案使用率下降90%，使得檔案保存時間大大延長。

2.3 做好檔案管理現代化的準備工作

在對工作人員進行統一業務培訓，使其熟練掌握檔案管理現代化知識后，就可以開始之后的準備工作。在進行準備工作時，首先需要對檔案的標注、著錄等工作進行處理，這是檔案管理現代化必經的過程。雖然這些工作會比較繁雜、困難，但這是為了便于后期可以更好的開展檔案信息管理工作。因此在進行現代化準備工作時，政府部門要加大資金扶持力度，幫助檔案管理單位更好的向現代化邁進。例如可以為檔案管理單位提供一批新型電腦、檔案管理現代化書籍等。另外，針對當前檔案管理人員短時間內無法真正掌握理解先進經驗技術的情況，檔案管理部門可以聘請一些經驗豐富、專業技能過硬的人才幫助開展工作。這樣也便于基層工作人員更好的了解如何專業的開展工作，更好的吸收先進工作經驗。在日后開展工作時，也可以更好的將所學知識運用到實際中去。需要注意的是，要對基層工作人員設立定期考核目標。避免一些人員態度不端正，沒有良好學習到先進經驗技術，使工作起不到應有效果。

3 結論

綜上所述，當前我國檔案管理現代化工作雖然取得了一定成效，但是仍然存在很多不足之處亟待解決。因此，我們一定要加強相關業務培訓，提升基層工作人員的專業素養。并做好前期準備工作，爭取更好的實現檔案管理現代化。

參考文獻

[1]葉生葳.檔案管理現代化的現狀與對策[J].辦公室業務，2018

（15）：64.

[2]章雷芬.學校檔案管理現代化的現狀與對策[J].辦公室業務，2017（02）：128.

作者簡介

劉欣卉（1986-），女，漢族，臨武縣，本科，中級檔案館員，研究方向：檔案管理。