加強企業檔案管理的措施分析

屈湘萍

摘 要：在全球日益激烈的資本市場和技術競爭的雙重壓力下，各大優秀的企業都在積極主動地調整戰略，從精簡、扁平化組織一直到分拆、兼并聯合，持續地進行變革。在變革的過程中，企業也越來越重視對積累的檔案等知識資源的運用。文章對企業檔案管理的現狀及其問題進行了總結，對加強企業檔案管理的具體措施進行了分析，以便更好的促進企業的發展。

關鍵詞：企業;檔案管理;隊伍建設

1 企業檔案管理的現狀及其問題

在我國企業不斷發展的過程中，加強檔案的建設是十分必要的。但是，在這個過程中出現了檔案管理人員缺乏對有效信息的收集，造成了檔案管理效率低和不及時的問題，其具體表現如下：

1.1 監督管理不到位

在企業檔案的監督管理上，由于缺乏重視，造成了一些文件的丟失和損壞，這將直接影響檔案的建立和完善。除此外，在管理制度上沒有明確的說明檔案的管理和保存，這對個人工作后對辦公室檔案，合同檔案的整理有著間接的影響。

1.2 歸檔文件不完整

企業的工作量較大，這就加大了檔案在收集上的難度。由于子公司單位很多，各子公司的檔案情況均有所不同，想要保留完整的文件對檔案管理員的工作有著絕對細致的要求。除此外，態度上不重視檔案管理工作，將重心放在工程和質量上，是歸檔工作難以開展的主要問題。經常性的漏記、記錯、重復數據也是歸檔工作中的一大問題。

1.3 歸檔工作具有滯后性

歸檔工作受到時間上的限制，主要是因為必須當項目完工之后才能為提供更加準確、真實的數據。因此，這將會造成歸檔工作的滯后。隨著項目進度的加快，項目本身的龐大性，這對建檔工作的質量有著必然的影響，甚至會造成虛假數據的匯報。尋找適合項目合同工作檔案的收集和歸類是檔案管理員面對的首要問題。

2 加強企業檔案管理的措施

提高企業檔案的質量，有利于企業取得準確的數據，能夠為日后的生產提供方法和經驗。尋找企業檔案質量的控制途徑，有利于檔案管理工作的開展和完善。

2.1 強化企業檔案管理意識

樹立企業檔案管理意識，是做好檔案工作的第一步。我們不僅要加強對檔案管理員進行工作上的培訓，還要對各個公司的領導進行相關內容的培訓，實現從上到下所有管理人員的觀念轉變。只有認識到檔案對企業發展的重要意義，重視數據搜集的重要性，才能減少檔案管理過程中的阻力，才能實現對數據完整度和精確度的最大保留。

2.2 加強各階段檔案的過程控制

為了保證企業檔案的真實度和可靠性，我們應該對項目實施中的每一個環節進行檔案的收集，做好過程控制。首先，我們要對技術性較強和保密性的文件做好保管工作。對收集上來的文件，我們在整理和歸類之外，還要做到對其合法性的檢驗，在蓋章的問題上是否符合國家的要求和企業的管理制度。檔案的管理工作應該貫穿于項目的始終。技術人員是整個項目的基層人員，對生產過程有著最直接的體驗，在項目完成前，很多檔案都是通過他們的記錄和分析得到的。因此，我們要加強各子公司之間的配合，了解各自的具體情況，對質量檢測問題做好排查，對文件建檔追蹤并進行項目不定期的抽查，加強項目進行中的各個環節的反饋，有利于提高項目質量。

2.3 落實檔案管理責任制

檔案的管理工作需要在監督中得到完善，這就要求我們落實檔案管理責任制。企業項目涉及的內容有很多，具有一定的復雜性，且周期一般較長。因此，在檔案管理的過程中難免出現失誤和遺漏，加強個人責任的落實，可以督促檔案管理人員對企業檔案的補充和完善，及時發現問題，進行數據修改，可以提高數據的準確性。在遇到具體問題的時候，通過責任落實，可以找到該項目的負責人，減少員工間互相推卸責任的情況。

2.4 完成優化的專業結構，加強隊伍建設

檔案工作發展與日俱進，不斷提高對檔案工作人員專業水平的要求。所以，檔案工作人員一定要繼續更新知識構造，主動參加在職培訓等每一種方式的再教育活動，以適應新技術的發展要求。單一的檔案管理人員構造已經不能滿足檔案工作信息化的發展趨向，所以，一定要繼續加強信息技術、網絡技術等方面人才的培養和引進。

2.5 檔案數據庫和檔案網絡要完善

這階段，檔案信息自動化體系還停留在由文件解決向信息管理體系的過渡階段，對數據庫的信息化建設導致嚴重阻礙。完成檔案信息化的關鍵前提在于完成高效的數據庫管理，加強檢索服務體系的時效性。經過運用計算機對檔案信息的解決技術，能靈活捕捉照片、紙張檔案材料，而且把全部的檔案信息轉換為數字方式，方便長期保存。

檔案管理工作者第一要具備必須的語言文字能力和科學文化素養。只有站在對于每一種知識有所認識的前提下，依據本身的語言能力，才可以簡明扼要的對于每一種檔案實施分析與歸類，才可以第一在入庫的經過當中做到“去其糟粕取其精華”的結果。檔案管理的宗旨是提升各種信息資源的運用率，因此在面對較為龐大的信息檔案資料的時候，檔案人員一定要具備檔案的分析，檢索，篩選的功能才可以打好檔案信息化建設的基礎。在信息化管理當中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，常常要付出很大的腦力勞動，因此必須要加強他們的責任感，充足發揮他們的主觀能動性，不然假如他們的主動性不高，在疲憊的狀態之下，也許會造成整個體系運行與更新的停滯，甚至還有安全的隱患。因此作為領導者，與他們實施主動溝通與交流是一定要的，讓他們意識到自己責任的同時，也必須要讓他們感覺得到自己在整個管理事務體系中的主要性。在實施培訓與學習的時候，必須要提升培訓的規范化程度。

2.6 優化企業檔案數據庫系統，實現檔案全文數字化

為了完成檔案的數字化發展，一定要做好下面幾點的工作：首先，建設收藏檔案目錄數據庫。在企業檔案信息化建設中，依據單位每一類檔案狀況，經過著錄標引，在計算機中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類與影音類檔案型號等，從而建設基本數據庫。其次，建設基層報表數據庫。在建設企業檔案數字化管理體系經過中，繼續健全狀態數據庫和基層報表，同時，經過網絡體系把每一個部門需要報送的數據、反饋信息錄入建設的數據庫中，并實施適當的調整。

3 總結

在信息化的前提下對檔案資源實施充分高效的運用，有助于企業管理提高，對于更好的服務于廣大職工，有著巨大的推動作用。面對文件的缺失和數據失準，我們要落實責任制，減少因為個人因素造成的損失。企業檔案管理的工作需要檔案管理員具有較高的責任心，與此同時，掌握一定的專業知識和技能，了解該行業的特點和基礎知識，這將有利于工作的順利開展。利用科學的方法進行文件的搜集和整理，加強檔案管理人員的隊伍建設，提高工作能力，在實踐的過程中積累經驗是十分必要的。

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