淺析醫院檔案信息化管理的優勢及措施

孫曉夢

摘 要：隨著信息化時代的全面到來和醫療體制改革的不斷深化，越來越多的醫院開始著手醫院檔案信息化的建設。新生事物的發展之路必然存在問題和不足。本文對檔案管理信息化的優勢及現階段醫院檔案信息化管理中存在的問題進行了分析和梳理，并提出了四點改進措施。

關鍵詞：醫院檔案;檔案管理;信息化

醫院檔案是醫院的厚重歷史的物質載體，也是醫院文化價值體系的外在表現形式，它客觀反映了醫院在不同時期的發展歷程和路線，對醫院未來的規劃及各項工作的順利開展有著重要的意義。醫院作為醫療機構，在日常工作中除了常規類型檔案還會產生大量醫療類檔案和文件，對患者就醫、保障醫療安全、促進醫學科研發展都有著不可替代的意義。當前中國已處于信息化時代，隨著醫藥衛生體制改革的不斷深入，就醫患者的增加及新時期醫院的快速發展，醫院檔案數量大幅增加，傳統的檔案管理模式面臨巨大的壓力，醫院應順應信息化時代的東風，加快檔案管理信息化建設的步伐。

1 醫院檔案信息化管理的優勢

醫院檔案管理工作具有一定的服務性，影響著醫院的正常運轉和社會形象。傳統的醫院檔案管理模式需要大量的人力和物力投入，效率低下，出錯率高。且由于傳統的紙質檔案難以保存的特性，也使傳統的檔案管理模式有較高的風險性。檔案信息化管理與傳統模式相比有較大的優勢。

1.1 檔案信息化管理安全性更高

醫院在發展歷程及各種診療過程中會產生數量龐大的檔案文件，內容涉及醫院日常事務、科研材料、患者病歷及人事檔案等各類信息，對醫院發展有著重要的作用。面對海量的檔案文件，如何安全儲存是檔案管理人員亟需解決的問題。檔案管理信息化建設可以將紙質檔案文件轉化為電子數據，通過信息系統檔案權限的設置，在節省空間和人力的同時提升檔案信息的安全性，防止了醫院重要信息的泄露。

1.2 檔案信息化管理便捷性更高

醫院管理的重要內容之一就是決策，科學正確決策能夠促進醫院更好更快發展，然而科學正確的決策需要查詢大量的檔案信息，總結客觀規律。傳統檔案管理模式受制于歸檔、查找的繁瑣，在調檔總結規律時要耗費工作人員大量的精力，取得的效果也并不理想。檔案管理信息化可以通過設置標簽、類目、關鍵詞等方式，完成檔案的歸類和管理工作。在查找檔案時，輸入關鍵詞即可快速調取所需文件，方便快捷，進一步提高醫院日常工作的效率。

1.3 檔案信息化管理科學性更高

醫院檔案管理信息化建設包括系統設置、數據維護、信息查詢等組成部分，其中系統設置和數據維護是關鍵。在傳統檔案管理過程中，由于缺乏專業的信息化知識，工作人員大多憑借工作經驗進行檔案整理，缺乏科學性。信息化檔案管理卻可以在建立之初就選用一套經過市場檢驗、設置合理、管理科學的專業檔案管理系統，通過計算機網絡將有價值、有必要的文件進行資源共享。

2 現階段醫院檔案信息化管理建設過程中存在的問題

醫院檔案信息化建設可以為醫院提供更高效的管理，為就診患者提供更優質便捷的服務。然而，在現階段的檔案信息化建設處于初期階段，不可避免地存在問題和不足：首先，醫院尚未充分認識到在信息化時代的大背景下，進行檔案管理信息化建設的必要性和迫切性，與時俱進的意識仍需加強。其次，檔案信息化建設的設備和技術支持仍不完備，系統升級及先進設備的購置得不到資金保障，數據共享、高效傳輸等能大幅度提升檔案管理工作效率的新信息化手段受到掣肘，無法實現。再次，信息化檔案管理沒有得到及時跟進和更新，醫院雖已著手開始信息化檔案管理建設，但是規章制度依然沿用以往傳統模式的舊條款，責任得不到落實，安全性也無法得到保障。最后，人才隊伍建設步伐落后，存在醫院檔案管理人員不熟悉信息化管理手段的現象，致使先進的設備和技術得不到有效利用。

3 醫院檔案信息化管理的實施措施

3.1 樹立醫院檔案信息化管理的觀念

現階段，醫院檔案管理信息化建設普遍落后，管理意識、手段和設備都有滯后性，檔案管理和服務的水平較低。因此，為了滿足醫院現代化管理的要求，迎合醫院的發展對檔案信息的需求，醫院領導及管理層作為醫院的示范和標桿應發揮帶頭作用，在工作中加大對醫院檔案信息化管理的重視程度，學習醫院檔案信息化管理知識，引導醫院工作人員樹立檔案信息化管理的觀念和意識。在日常工作中，檔案管理工作人員應將理念轉化為行動，借助信息技術和大數據分析技術，完成對醫院檔案的分類、管理、儲存、調檔等工作。

3.2 建立醫院檔案管理的信息化系統

工欲善其事，必先利其器。醫院檔案管理信息化建設必須有完備的信息化系統和先進技術設備。醫院應適應新醫改背景的時代要求，認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，為購置信息化系統提供充足的資金保障。在系統的選擇上，首先要充分考慮到醫院檔案管理的現實需要，盡量購置操作簡單，頁面簡潔，學習成本低的版本，避免華而不實的功能，做到物盡其用;其次，要廣開言路，充分了解檔案管理工作人員的現實需求，傾聽他們的意見和建議，真正做到用信息化手段解決傳統檔案管理模式中的痛點。

3.3 制定檔案信息化管理規章制度

沒有規矩，不成方圓。隨著檔案管理信息化迅速發展帶來的翻天覆地的變化，傳統的檔案管理的規章制度已不再適用于日常工作。檔案信息化管理在帶來高效、便捷的同時，也有較高的安全性，但這必須以完備的規章制度為前提。因此，檔案管理信息化在建立初期必須設立分工合理、責任明確、權限分明的規章制度，對數據庫的訪問權限進行嚴格的設置，檔案資料的添加、刪除等程序均須有權限的工作人員執行。完備的規章制度可以監督工作人員履行崗位職責，規范醫院電子文件的歸檔和整理，醫院應以電子檔案為契機，對檔案實行統一的集中管理，并實現資源共享，使其數字化和網絡化的程度提高，為檔案管理工作創造高效的運營平臺，保障電子檔案的安全保管和有效利用。

3.4 建立檔案信息化管理的人才隊伍

高效先進的信息化系統需要先進和有創新意識的檔案管理人才隊伍與之匹配，才能挖掘和發揮其潛在的價值。首先，醫院應強化人才儲備意識，組織檔案管理人員參加信息化培訓，對其專業素質和業務能力做針對性提升。通過培訓可以使工作人員熟悉掌握信息化技能，為日后工作的順利開展掃除障礙。其次，醫院應建立人才激勵機制，鼓勵醫院檔案管理人員參加計算機技術、信息技術等方面的繼續教育，發揮個人的主觀能動性，將醫院的發展與個人能力的提升相結合。最后，醫院在人才招聘方面應加大對信息技術專業的高層次人才引進力度，建立完備的信息技術人才體系，為信息化檔案管理系統后續的維護和升級做好人才支撐。

4 結語

發展和創新是醫院保持生命力的源泉，醫院檔案管理工作只有順應社會和科技前進的腳步，改進不足，主動向信息化轉變，才能為醫院的發展和創新提供數據支撐，發揮指明燈的作用，使醫院緊跟醫療服務新熱點，確立與時俱進的發展方向，為醫院全面科學發展提供堅實的保障。

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