事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及對策

王昺韡

摘 要：在事業(yè)單位管理中，檔案管理是一項十分重要的工作，其他工作的開展都需要事業(yè)單位檔案的支持，以檔案為依據(jù)。改革開放以來，隨著計算機技術和信息技術的發(fā)展，在檔案管理方面出現(xiàn)了一系列新的管理技術，檔案數(shù)字化管理技術的應用大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率。然而由于各種因素的影響，現(xiàn)在事業(yè)單位中檔案數(shù)字化管理還存在很多問題。本文主要探討了當前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀和一些應對策略。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案數(shù)字化;現(xiàn)狀;對策

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術的進步，一些舊有的觀念和技術跟不上時代的潮流，正在被時代慢慢拋棄。新技術、新理念為社會生活注入了活力，為人們生活、辦公創(chuàng)造了便利。計算機技術和信息網(wǎng)絡技術被應用在社會生活的各個角落，檔案數(shù)字化管理技術是其在檔案管理方面的應用。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

傳統(tǒng)的檔案管理是人工進行管理，檔案的記錄、整理、搬運、維護、查閱等各種操作都由人工來進行處理，需要耗費大量的人力物力，隨著檔案的爆發(fā)式增長，這種管理方式已被淘汰。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理技術的應用，打破了傳統(tǒng)的管理方式，極大地提高了檔案管理的效率。它摒棄了傳統(tǒng)的用筆記錄檔案的方式，極大地方便了檔案的收集、歸檔工作。工作人員查閱檔案資料只需要操作電腦就能完成，節(jié)約了人力物力，減少了檔案管理工作的成本，使工作效率大大提升。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

科學技術的發(fā)展應用意味著某一領域技術的變革，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理技術的應用伴隨著很多問題。這些問題的存在是檔案數(shù)字化管理技術推廣應用的阻礙，也是下一步檔案數(shù)字化管理技術在事業(yè)單位應用中應該解決的問題。

2.1 檔案管理的技術和設備落后

技術和設備是檔案數(shù)字化管理的基礎。在當前社會環(huán)境下，由于檔案數(shù)字化技術發(fā)展還不夠成熟，導致需要的設備比較昂貴，再加上事業(yè)單位投入有限，造成設備落后的情況。檔案數(shù)字化管理技術更新?lián)Q代比較快，這就導致了事業(yè)單位對于新技術的學習跟不上發(fā)展的節(jié)奏，管理技術落后于檔案管理的需求。在實際應用過程中，很多事業(yè)單位對于檔案數(shù)字化管理技術和設備的投入是一次性的，設備老舊，技術落后，影響了檔案管理工作的效率和準確性。

2.2 缺乏有效的工作標準

在當前政府事業(yè)單位等推進數(shù)字化建設的形勢下，很多單位對檔案數(shù)字化管理技術日益重視，但并沒有真正仔細討論過檔案數(shù)字化管理做到哪種程度，也沒有對數(shù)字化管理工作進行量化管理。沒有一個明確的要求和管理規(guī)范讓相關管理人員十分被動，部分工作人員在進行檔案數(shù)字化管理過程中，存在人浮于事的現(xiàn)象，工作效率低下，錯漏百出。

2.3 檔案數(shù)字化管理安全意識不到位

在事業(yè)單位的檔案管理過程中，檔案文件有保密等級，分秘密、絕密等，有許多文件是需要保密的。然而在實際管理過程中，部分工作人員安全意識不到位，將許多需要保密的檔案文件上傳到計算機。檔案數(shù)字化管理雖然能夠極大地提高檔案管理工作的效率，但將檔案進行數(shù)字化處理上傳于網(wǎng)絡，會產(chǎn)生網(wǎng)絡安全問題。大部分事業(yè)單位電腦連接的是局域網(wǎng)，仍有一部分連接的是公共網(wǎng)絡，這些上傳到網(wǎng)絡上的保密檔案一旦被泄露，會導致嚴重的后果。除此之外，網(wǎng)絡病毒和網(wǎng)絡黑客的入侵也將威脅到檔案文件的安全。

2.4 檔案數(shù)字化管理人員素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作是由管理人員參與建設和完善的，高素質(zhì)的管理人才對檔案管理工作來說必不可少。隨著檔案數(shù)字化管理技術的發(fā)展應用，事業(yè)單位對管理人才的需求缺口更大。但當前形勢下，由于事業(yè)單位編制等影響，從事檔案數(shù)字化管理的人員專業(yè)素質(zhì)不能夠適應職位的要求，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理對策

3.1 加大資金投入，更新技術設備

“巧婦難為無米之炊”。事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系的建設需要技術、設備的支持。檔案數(shù)字化建設前期需要大量的人員、設備對檔案進行錄入、整理等操作，需要單位的資金支持。事業(yè)單位應根據(jù)自身實際情況，完善檔案數(shù)字化建設計劃，科學合理的計算出需要的資金，制定真實可行的方案。技術設備的引進分為兩部分，硬件設備的引進應選擇性價比更高的設備，同時對原有設備進行保養(yǎng)維護，節(jié)約資金，最大程度利用資源。對于軟件技術的引進，應全面考慮技術的更新?lián)Q代和維修問題，在引進技術的同時加大對相應技術的開發(fā)，促進檔案數(shù)字化管理技術的發(fā)展。

3.2 建立健全檔案數(shù)字化管理制度

科學合理的檔案數(shù)字化管理制度能夠規(guī)范檔案管理操作，提高檔案管理效率。事業(yè)單位在建立健全檔案數(shù)字化管理制度的過程中，應該結合自身實際情況，積極引入新技術、新觀念，順應時代發(fā)展的潮流。檔案數(shù)字化管理制度的建設應強化錄入、整理、歸檔等各個操作的流程細節(jié)，嚴格按照規(guī)范進行操作，保證管理工作有序進行。在進行檔案查閱過程中，應嚴格按照保密條例，走相應的辦公程序，不得私自調(diào)閱，以防泄密。事業(yè)單位應明確相關管理人員的職責，落實責任制度，規(guī)范管理。

3.3 完善檔案管理保密制度

事業(yè)單位的檔案文件設有保密等級，分普通、秘密、絕密等級別，沒有相應的權限無法查閱相關資料。完善檔案保密制度，有利于保證相關資料不外泄。檔案數(shù)字化主要是依靠計算機網(wǎng)絡設備來進行存儲的，事業(yè)單位應加強對檔案管理保密問題的重視。檔案資料應進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或者出錯等問題。計算機系統(tǒng)應加強網(wǎng)絡安全，使用有效的殺毒軟件，更新病毒庫，設置防火墻或者訪問權限等，防止網(wǎng)絡病毒或者網(wǎng)絡黑客破壞。檔案管理人員在日常使用維護中，應提高安全意識，防止人為偷竊破壞資料等。除此之外，還應加強對傳統(tǒng)檔案的管理等，防止檔案數(shù)字化網(wǎng)絡崩潰產(chǎn)生的問題。

3.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案數(shù)字化管理技術的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。事業(yè)單位檔案管理人員應接受新技術、新觀念的熏陶，改變傳統(tǒng)的管理理念，積極學習新技能，提高檔案數(shù)字化專業(yè)知識和操作能力。在實際管理過程中，事業(yè)單位應定期對檔案管理人員進行綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的教育培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在進行招聘時，引進專業(yè)素質(zhì)高的檔案管理人才，建設高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。建立健全考核機制和獎懲機制，對檔案管理人員進行定期的考核，對考核成績高的人員進行獎勵，考核成績低的人員進行懲罰，調(diào)動管理人員的積極性，提高檔案管理工作效率。

4 結束語

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，新的技術正在快速出現(xiàn)，每一種新技術的應用發(fā)展都伴隨著老的技術的落伍。檔案數(shù)字化管理技術代替了傳統(tǒng)檔案管理技術，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過程中人力物力的支出。然而任何一項事物都有兩面性，檔案數(shù)字化管理技術在當前實際生活中的應用還存在很多問題，技術和設備落后、檔案管理安全意識不到位、檔案管理人員素質(zhì)不夠等，這些問題嚴重阻礙了檔案數(shù)字化管理技術的應用和發(fā)展，給一些事業(yè)單位帶來困擾。現(xiàn)代事業(yè)單位應加強對檔案數(shù)字化管理技術的重視，結合自身實際解決檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題，切實推進檔案數(shù)字化管理技術的應用和創(chuàng)新，推動辦公自動化、數(shù)字化的進程。

參考文獻

[1]佘曉芬.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探討[J].科技風，2019（26）：213.

[2]郝萌萌.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與對策研究[J].中外企業(yè)家，2019（06）：121.

[3]田爽.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].科技傳播，2016，8（02）：52-53.