人才流動背景下的高校人事檔案信息化建設分析

吳彧一

摘 要 高頻率的人才流動必然給高校人事檔案管理帶來多種問題，如人才流動產生的檔案管理不規范問題、檔案交接困難及產生的材料流失的數據失真問題。我國高校在流動人才信息化管理中必須重視并逐步開展人事檔案信息化建設的系統性工作，強化維護、收集檔案材料，拓展檔案信息來源，實現流動人才檔案和流動人才信息管理同步，并強化人事檔案信息化后的安全管理工作。

關鍵詞 人才流動 高校人事檔案 信息化

Abstract The high-frequency flow of talents will inevitably bring many problems to the management of personnel archives in colleges and universities， such as nonstandard management of archives， difficulty in handing over archives and data distortion caused by loss of materials. In the informatization management of mobile talents， colleges and universities in our country must attach importance to and gradually carry out systematic work of personnel archives informatization construction， strengthen the maintenance and collection of archives materials， expand the sources of archives information， realize the synchronization of archives and information management of mobile talents， and reinforce the safety management after the informatization of personnel archives.

Keyword talent flow; personnel archives in colleges and universities; informatization

隨著我國高等教育的不斷發展以及招生規模的不斷擴大，我國高校優秀教職工資源十分缺乏，甚至一些知名度較高、資源較好的大學也面臨著日益嚴重的師資短缺問題，人才短缺導致了高校人才流動頻繁[1]。縱觀現實，從地方高校到重點高校，從西部落后地區到東南部沿海發達地區，往往是學歷較高、科研水平較高的重點教師或學科帶頭人的流動更加頻繁。客觀來說，人才流動對改善知識結構、調整師資隊伍、刺激教學科研氣氛起到了積極作用。但是頻繁、盲目的人才流動也必然產生一系列的負面問題，人員檔案管理困境就是伴隨人才流動產生的重要問題。

另外，除了每年教師人才的換崗、換校流動，高校也有大量的人才引進和交流，加之每年大量的高校畢業生進入社會。面向這些人員的流動，高校檔案管理部門需要承擔流動人事檔案的接收、管理和轉移工作。因此，高校流動人才管理的復雜性、高流動性和工作強度遠遠超過政府機關、企業單位等。為了適應高校人力資源工作的需要，必須實現管理方法的現代化，將流動人才管理的重心從實物管理轉移到網絡信息管理，充分發揮流動人員檔案管理在促進高校人事建設中的作用。

目前，我國高校都有獨立的綜合性檔案管理部門，檔案信息化建設比較順利，中等規模的高校也開始了檔案信息化工作，但仍不均衡。檔案信息化建設中還存在一些問題，如檔案信息化建設中的電子檔案管理出現混亂、檔案數據信息化部分存在問題，檔案信息利用率低。人才流動背景下，加快我國高校人事檔案信息化建設進程勢在必行。

一、人才流動對人事檔案管理產生的重要影響

高頻率的人才流動必然給高校人事檔案管理帶來多種問題，檔案管理失真、管理任務量大、數據信息丟失等均是其負面產物。

1.人才流動產生的檔案管理不規范問題。當前，人才在教育發展中的作用越來越明顯，高校在發展過程中越來越重視對優秀人才的爭奪。然而，這也導致了一些檔案管理新問題的出現[2]。通常人才已經離開原單位，但是檔案仍然留在原單位。由于新單位沒有收到新人才的檔案，只能根據新人才提供的一些輔助材料為其建立一個新的檔案。這使得檔案管理出現了難以避免的不規范問題，不利于加強人才的管理。

2.檔案交接困難及產生的材料流失造成數據失真問題。人才頻繁調動，檔案交接的次數多。當前，由于缺乏有效的檔案移交制度，在目前的檔案移交過程中造成了損失。人才原始資料的流失，尤其是自身的原始證明，會對其發展造成不可彌補的損失，不利于人才的進一步提升和發展。另外，當前高校之間的競爭越來越激烈，為了搶奪優秀人才，很多高校規定不需要原始戶口、不需要原始檔案、不需要經手原人事部門等就可以入職。這種現象的產生容易造成人事檔案資料“失真”問題。由于原始檔案被原單位凍結，新入職的單位則需要重新建立檔案，而新建的資料信息由于缺乏原始資料和有效的監督，新檔案在建立過程中往往出現較多“水分”。

二、高校流動人才人事檔案信息化建設的重要意義及其必然性

1.提高高校流動人才檔案管理效率。高校人事工作的頻繁增加和減少，使得檔案經常需要轉移和不斷變化。建立學校人事檔案基本信息庫，可以在流動人才檔案信息管理系統中存儲人才基本條件、工作經驗、職務變動、工資變動等基本信息，并跟進，加快流動人才信息的傳遞和處理[3]。通過建立高校流動人事檔案信息管理系統，實現檔案管理工作與實際作業的分離，實現多層次、全方位的數據檢索和處理功能，以提供完整、準確、動態、立體的流動人員檔案。程序減少，時間縮短，大大提高了檔案管理的效率。

2.有利于促進高校流動人才檔案資源的共享。建立一個開放式的流動人才檔案信息化管理服務平臺，高校各個職能部門可以通過信息化管理服務平臺實現人事檔案信息資源的共享，避免由于高校之間不同的信息數據庫而產生的人事檔案數據信息鴻溝問題;而流動人才管理部門，可以利用人才檔案數據庫掌握全校需統計人員，分析師資隊伍結構情況和水平，以及學校各種專業技術人員的分布情況。同時，由于通過網絡共享的數字化檔案不受時間和地點的限制，流動人員也可以方便地查閱檔案，使檔案管理服務更加人性化。

3.有利于加強對紙質檔案的保護。傳統的檔案工作主要強調對原始記錄紙的保存。每個案卷檔案都是獨一無二的，一旦出現丟失、損壞等問題，基本無法彌補。而且，以紙質為載體的檔案資源，不利于長期保存。在現實生活中，由于流動人才的發展與個人成長的密切關系，檔案需要多次外調、查閱等，客觀上也影響了流動人才人事檔案的長期保存[4]。實行信息管理后，可以在數據庫中直接獲取流動人才數據信息，減少檔案原件的損耗，有利于紙質檔案的長期保存。

三、人才流動背景下我國高校人事檔案信息化建設的對策

人事檔案信息管理的內涵非常豐富，所以我們應該把它當作一個系統的項目來對待，加強人事檔案信息工作體系建設十分重要。

1.重視并逐步開展人事檔案信息化建設的系統性工作。一是增強高校管理層及工作人員的流動人才檔案信息化建設意識，尤其要針對檔案信息化建設工作中遇到的實際問題建立有針對性的工作方案。繼續深化實踐研究，加強基礎設施建設，尤其是要增加購買檔案數字化相關設備的資金，以確保高校檔案信息化建設進程。加強人員培訓，不斷提升計算機技能，有關部門應特別注意信息化管理人員的選拔和教育，更好地為高校流動人才檔案信息化管理服務。我國高校必須以現代硬件為支撐，以高素質、技術熟練的人才為保障，才能推進高校流動人才檔案信息管理工作，從而推動高校科研工作的進步。二是增強人事檔案管理數據的建設與應用。實現信息化管理，提高人事檔案管理的效率和水平[5]。數據庫是在信息技術的支撐下進行人事檔案管理的一項重要措施。通過建立數據庫，可以實現網絡管理和數字管理。三是實現檔案數字化管理。目前，高校在人事檔案管理過程中仍堅持實物檔案管理模式，但這不利于檔案管理水平的提高。因此，為了減少檔案管理中存在的問題，減少檔案損失，還需要實現檔案數字化管理，不斷提高檔案數字化管理水平。

2.強化維護、收集檔案材料，拓展檔案信息來源。做好檔案資料的整理和收集工作，是檔案信息化建設過程中最基礎的一步，關系著信息化資源的充實性、真實性和有效性。這就要求認真做好流動人事檔案資料的篩選工作，收集的信息必須真實準確。在收集檔案資料的過程中，必須保持檔案資料的一致性，以保證收集的真實可靠性;并且，必須根據相關工作規則和檔案管理相關文件的要求，對可疑信息進行識別和審查，以便在收集之前得出準確的結論，確保所有進入流動人才檔案庫的原始數據的準確性和科學性。收集檔案數據信息比較困難，所花費的時間較長，投入的精力較大，但是作為基礎性工作，在人事檔案信息化建設中至關重要。科學的信息收集，其意義是非常重要的，錯誤的信息沒有使用價值。強化收集標準，對數據信息嚴格把關，最終打造全面、準確的人才信息數據庫。

3.流動人才檔案和流動人才信息管理同步。人才檔案與人才信息有所不同，在人才信息構成中，人才檔案是其主要的來源，也關系著原始記錄數據的準確性。目前我國高校人事辦公系統雖然日趨成熟，但是受各種因素的影響，高校的人才檔案和人才信息大多數是分離狀態，在管理上也存在差異化的分工，屬于不同的職能部門[6]。信息管理系統所記載的信息內容因部門而異，因此，人才檔案和人才信息難以轉換或共享。人才信息的來源有多種，或者是流動人員自己提供，或者由各自的管理部門提供，在管理上比較隨機。例如，學校一卡通、OA、工資等系統中的信息收集方法是不同的。此外，由于人才信息往往是定期收集和維護的，因此學歷、科研等變化信息的收錄往往存在滯后性，容易導致人事信息不準確。因此，這就需要加強信息化技術研發，在兩個系統之間建立合理的同步管理模式，以促進文件信息化，實現檔案管理工作和信息開發利用工作的同步。

4.強化人事檔案信息化后的安全管理。人事檔案信息化的表現形式就是對人事檔案信息進行數字化管理以及網絡化管理。在其實現過程中，必然需要建立一個較為開放的人事檔案信息服務平臺。這一開放性的特點必然導致平臺容易受到網絡攻擊，系統安全、網絡安全、磁盤安全等一系列問題隨之產生。人事檔案不僅記錄個人的基本情況，還包括學習經驗、成績、鑒定、獎懲等情況，同時還涉及個人政治、宗教及其他隱私等。因此，加強人事檔案信息化后的安全管理十分重要。這就需要進一步加強身份認證和授權管理，規范參與主體的各種行為，最大限度地減少甚至避免管理漏洞。同時，人事檔案信息化的安全管理，還需要一支思想政治覺悟高、責任心強的人事檔案工作團隊。要不斷提升管理團隊的安全保護意識，加強信息化安全保護技能培訓，提升安全防護的技能和管理手段，為人事檔案信息化建設提供人才隊伍保障。

總之，人事檔案信息化管理不僅僅是“保管好、不泄露、不丟失、做好外調和查檔”等簡單的工作，還要改變檔案工作的長期被動狀態;除了做好檔案管理工作外，還要做好檔案數據信息的統計、分析、開發服務，為人才提供優質服務。目前，我國高校檔案管理信息化仍存在許多不足，加強對信息化建設重要性的認識，有利于加強高校流動人才管理。

參考文獻

[1]王蓓.高校人事檔案的建設和管理問題研究[J].智庫時代，2019（33）：73-74.

[2]王艮娥.對高校流動人員人事檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2010（S1）：109.

[3]黃群嬌.高校人力資源檔案信息化管理與建設[J].蘭臺世界，2015（14）：15-16.

[4]李慶剛.高校人事檔案管理淺析[J]. 中國多媒體與網絡教學學報（上旬刊），2019（6）：77-78.

[5]張曉楠，韓建.新形勢下流動人員人事檔案管理研究[J].山東檔案，2018（3）：54-55.

[6]趙亮.高校人事檔案信息化建設的實現及其優化[J].內江科技，2019，40（5）：9-10.