突發事件的檔案工作應急機制

劉彥君

摘 要：檔案是國家及企業的寶貴財富之一，檔案工作應急機制是最大程度的預防和減少突發事件對檔案可能造成的危害和損失的有效途徑。因此，各單位應建立突發事件的檔案工作應急機制，建立健全相關規章制度，提高突發事件的檔案工作應對及應急處理能力。本文首先簡單介紹了檔案工作應急機制，并闡明了關于建立突發事件的檔案工作應急機制的相關內容，提出了突發事件中應遵循的檔案工作規章制度。為突發事件下做好檔案工作應急處理提供理論基礎。

關鍵詞：突發事件;檔案工作;應急機制

近年來，國內外各種重大突發事件頻發，給社會上眾多領域帶來嚴峻挑戰。尤其是一些全球性的突發公共衛生事件，會給世界各國帶來嚴重的經濟損失。面對這些突發事件，圖紙文件等檔案資料能夠為應對突發事件提供重要的幫助，即檔案工作在應對突發事件時具有重大意義。因此，如何建立健全突發事件檔案工作應急機制是我們檔案工作者研究的重點。

1 檔案工作應急機制概述

檔案是國家的記憶、企業的生產命脈之所在，它記錄著國家的歷史、企業的發展，是社會的寶貴財富，具有非常重要的價值。檔案具有數量少、信息量大、價值高等特點，另外，檔案一經破壞將是不可逆的損失。檔案工作應急機制是為了預防和處理各種人為或自然的突發事件對檔案造成的影響而設立的應急處置方案，以期能夠降低檔案損失。檔案工作包括兩個方面的內容：一是面對突發事件時檔案的保留和轉移，相關人員要盡可能的保證檔案的完整性。二是應對突發事件過程中形成的檔案，相關人員要進行收集和管理。檔案工作應急機制的建立不僅是確保檔案安全的有效途徑，而且是應對檔案突發事件的重要舉措。建立檔案工作應急機制應注意以下問題：1）檔案工作應急機制的建立雖然能夠一定程度上減少檔案的受災度，但是也會造成部分工作人員過度依賴應急機制，安全意識逐漸降低。因此，應該加強檔案安全的宣傳工作，提高相關工作人員乃至社會群眾的檔案安全意識。2）應急機制的建立應該以預防為主，防治結合。3）應急機制中考慮突發事件的種類、突發事件帶來的后果時，應該結合以往經驗，做到盡可能的全面。

2 突發事件的檔案工作應急機制

2.1 領導機制

根據以往經驗以及突發事件的等級提前成立檔案工作應急處置領導小組，在發生危及檔案安全等的突發事件時，能夠統一指揮、組織和協調事故的處理、救災的管理，盡早收集統計本部門的受災情況和受災程度，及時向上級主管部門匯報。其次，能夠統一組織收集和管理突發事件中形成的檔案，為未來的檔案工作提供良好的事件預警，主題教育，專業培訓等的參考資料。因此，各部門和各企事業單位要結合自身情況，做好應對重大突發事件的應急預案處置工作，建立健全相關領導機制，在災害來臨時可以有條不紊的做好檔案收集整理工作，為國家和社會、為企業記錄下第一手資料。

2.2 責任人機制

重大突發事件檔案管理以及應急處置工作，離不開檔案工作者的勞動與付出。因此，有必要成立檔案工作應急處置工作小組，培養建立一支專業素質過硬、責任意識較強、響應快速的檔案管理隊伍，以應對重大突發事件。要從根本上提高檔案管理人員素質，提高檔案管理水平，建立重大突發事件檔案管理責任人體系，在檔案信息保存、檔案收集、信息反饋等方面建立相應的管理隊伍，明確責任分工，獎懲分明，落實崗位責任追責機制。在應對突發事件時，可以簡潔高效的去處理問題，收集信息，在事件發生后，也更加方便的去尋找管理上的漏洞，健全檔案管理機制。

2.3 宣傳工作機制

做好檔案工作關鍵是要增強檔案意識，檔案意識是指對檔案工作的性質、作用和價值的認識，包括兩個層面，一是指檔案工作者對本職工作的態度與認識，二是指全社會的人員對與檔案工作的認知、看法、了解程度等等。我們不僅要加強檔案工作者的檔案意識，增強其業務水平，還要大力宣傳檔案工作，培養和強化全民檔案意識，使全社會形成“珍惜檔案、重視檔案、保護檔案、合理利用檔案”的觀念，讓社會各界認識到檔案“記錄歷史、傳承文明、服務社會、助力中國夢”這一重要意義。

3 突發事件中應遵循的檔案工作規章制度

3.1 應急情況通報制度

突發事件檔案工作應急情況通報制度是指應急事件的匯報流程和處置過程的通報方式，它是各級人員之間相互通報突發事件詳情的渠道，也是各級人員了解突發事件實際情況的主要途徑。通過突發事件檔案工作應急情況通報制度能夠建立多方聯系，快速部署和開展相關檔案應急工作。因此，相關部門之間恪盡職守、相互協調配合對做好檔案應急工作具有重要意義。

3.2 應急預案制度

應急預案就是針對將來可能發生重大突發事件而事先制訂的計劃或方案，其核心思想就是未雨綢繆，防患于未然，通過日常工作中時刻準備的應急預案工作，對未來有可能發生的突發事件做到事先預警、超前規劃、及時化解。把檔案應急預案管理工作納入常態化、正規化、法制化的道路，建立重大突發事件應急預案體系，在災害發生時最大限度地減少損失，保證檔案的安全。

3.3 應急培訓和演習制度

應急培訓和演習是檔案工作人員了解檔案突發事件應急知識、檢驗應急預案有效性和可操作性的方式和方法。通過定期組織應急培訓，提高工作人員的應急防災意識和抵御災害的技能水平。通過定期開展應急演習，增強突發事件應對管理的有效性和操作性，提高工作人員的應急事件快速響應能力和應急處置實戰能力，并通過演習找出不足，及時修正改進應急預案。

3.4 突發事件中形成檔案的應急收集原則和范圍

檔案的應急收集是突發事件下檔案工作的第一步，它關系到突發事件中檔案是否能完整保存。在檔案的應急收集工作中，應該遵循以下原則：1）突發事件下應盡早進行檔案收集工作。2）突發事件下應收集多種類型的檔案。3）突發事件下應廣泛收集檔案，即檔案收集范圍要廣。檔案的應急收集范圍包括與突發事件相關的文件、圖片和影像等材料以及應急處置過程中各類執行文件。

4 小結

總而言之，在突發事件下的檔案工作時間緊、任務重，檔案的應急機制關系到檔案的完整性，因此，相關部門和企事業單位都應該重視檔案應急機制的建立，嚴格制定并執行相關規章制度，相關人員也應該提高檔案保護意識，提升應對突發事件的能力。

參考文獻

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