檔案工作的基本現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢

摘 要：機(jī)關(guān)單位的檔案屬于政府內(nèi)部重要的政策性文件，因而在其管理上需要投入更多的精力從而使重要機(jī)密得到有效保護(hù)。而我國機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作上仍然有進(jìn)步的空間，近年來，在檔案工作上仍然存在著重視意識不強(qiáng)的現(xiàn)象，從而致使檔案管理工作質(zhì)量得不到保障。尤其在新形勢背景下，更需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化基礎(chǔ)建設(shè)，從而從根本上推動機(jī)關(guān)檔案工作整體水平上的提升。因而本文主要基于檔案工作的重要性及存在的問題進(jìn)行策略探討，以期為后續(xù)提升檔案管理水平提供理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;檔案管理工作;現(xiàn)狀與趨勢

1 引言

機(jī)關(guān)檔案管理工作質(zhì)量對于國家發(fā)展和決策具有關(guān)鍵作用，因而機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理工作時就需要保持高度的嚴(yán)謹(jǐn)性，以此更好地對黨的政策性文件或政府內(nèi)部的公文進(jìn)行保密。即使檔案管理工作在近年來得到了相應(yīng)策略的規(guī)范，但其中仍然存在著眾多問題，因此給機(jī)關(guān)檔案管理工作帶來了很大的安全隱患，故本文主要根據(jù)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作的實(shí)際情況，給予相關(guān)的優(yōu)化策略，以此推動機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的提升。

2 檔案規(guī)范化管理的必要性

2.1新形勢下社會發(fā)展的需要

機(jī)關(guān)檔案是關(guān)系我國決策和黨中央文件保密質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，因而在新時代背景下，就需要機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案工作制度的變革，從而更好地適應(yīng)國家決策發(fā)展的需要，同時也能更好地維護(hù)社會的和諧穩(wěn)定。在現(xiàn)代快速變動的社會節(jié)奏中，檔案管理工作也需要伴隨著社會的發(fā)展而做出相應(yīng)的改變，以此更好地推動機(jī)關(guān)檔案管理工作的正常發(fā)展。

2.2 機(jī)關(guān)加強(qiáng)自身管理的需要

機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化是為日常管理工作樹立了標(biāo)桿，其能更好地帶動整體管理工作的積極性，從而對機(jī)關(guān)工作單位中遇到的問題進(jìn)行及時地解決和處理，從而降低問題蔓延范圍。同時，機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化也能為機(jī)關(guān)單位樹立良好的形象，從而推動機(jī)關(guān)單位運(yùn)行的效率，強(qiáng)化機(jī)關(guān)對自身的管理。

3 檔案工作的基本現(xiàn)狀

3.1 檔案整理工作缺乏規(guī)范性

機(jī)關(guān)單位是對國家文件進(jìn)行整理、歸檔的重要執(zhí)行者，其工作質(zhì)量將直接關(guān)系到國家的正常發(fā)展，尤其對于機(jī)關(guān)內(nèi)部的重要文件，更需要對其進(jìn)行分類整理，并做好登記工作，以便在后續(xù)工作中及時地進(jìn)行方便查找、翻閱，提高工作效率。然而，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)有部分機(jī)關(guān)單位工作者往往抱著消極怠工的態(tài)度對檔案進(jìn)行管理，由此造成檔案遺失、混亂的現(xiàn)象。對檔案進(jìn)行無序地管理不僅會影響后續(xù)的工作進(jìn)程，同時也可能導(dǎo)致重要文件出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，影響檔案工作的保

密性。

3.2 檔案管理工作信息化水平不高

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)水平的不斷提升，檔案管理工作也日益地需要借助信息技術(shù)進(jìn)行管理，從而提升檔案管理的工作效率，以及提高管理工作的保密性和安全性。但經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前部分機(jī)關(guān)單位仍然未能充分跟上時代潮流，采取保守的態(tài)度進(jìn)行檔案管理，這不僅使得檔案管理工作的效率大幅度降低，同時也不利于檔案管理工作的正常

發(fā)展。

?3.3 檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平參差不齊

機(jī)關(guān)單位人員往往采用國家統(tǒng)一考試的形式進(jìn)行錄用，然而其在實(shí)際的操作能力上卻難以得到均衡化發(fā)展，也由此導(dǎo)致了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平參差不齊現(xiàn)象的存在。機(jī)關(guān)單位工作人員對檔案工作的重視意識不強(qiáng)，從而導(dǎo)致在實(shí)際的工作過程中出現(xiàn)工作隨意、散漫的現(xiàn)象，從而影響檔案管理質(zhì)量。

4 檔案管理工作發(fā)展趨勢

4.1 檔案管理工作日益規(guī)范化

機(jī)關(guān)檔案中的政府公文、黨的相關(guān)政策都是屬于十分重要的機(jī)密文件，因而在具體的操作過程中需要增強(qiáng)其管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，對其工作流程進(jìn)行規(guī)范化管理，對同類型的檔案進(jìn)行分類整理、歸檔，以此提高后續(xù)工作的便利性。因而機(jī)關(guān)檔案管理人員需要嚴(yán)格按照《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定對檔案進(jìn)行管理及存放，并對其整理后的檔案進(jìn)行再次檢查，完善健全檔案管理機(jī)制，對于檔案管理工作人員胡亂堆放檔案的行為要進(jìn)行及時地禁止，同時要求其進(jìn)行分類存放的同時貼好標(biāo)簽，以便于后續(xù)登記工作的進(jìn)行。而在規(guī)范條例的約束下，未來的檔案管理工作也將更加規(guī)范化。

4.2? 檔案管理工作日益信息化

現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理工作帶來了極大的便利，因而機(jī)關(guān)單位檔案管理者要摒棄傳統(tǒng)管理方式，積極地將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，以此提高管理工作的效率，也能更好地提高檔案存放的安全性。信息技術(shù)還可以有效簡化冗余信息，將紙質(zhì)版文件資料輸入電腦中進(jìn)行存檔，能夠更好地提升文件的安全性，避免外界因素而導(dǎo)致的文件丟失而影響檔案的完整性。因而為了更好地推動機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的提升，就需要緊跟時代發(fā)展的步伐，不斷完善基礎(chǔ)建設(shè)，配備相應(yīng)的計算機(jī)、打印機(jī)等進(jìn)行檔案管理，以此為提高檔案管理工作信息化奠定良好的基礎(chǔ)，由此在未來計算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的狀況下，檔案管理工作的信息化水平將得到進(jìn)一步的提升。

4.3? 檔案工作人員日益專業(yè)化

為了更好地提高機(jī)關(guān)單位工作人員的綜合素質(zhì)，就需要在招聘時招收檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)的人才進(jìn)行檔案管理工作，并在后期工作中給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)，以此切實(shí)提升機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的整體業(yè)務(wù)操作能力。其次，還可以采取定期培訓(xùn)的方式，邀請專業(yè)的檔案管理人才來開展培訓(xùn)班，以此提升機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員學(xué)習(xí)的積極性和業(yè)務(wù)能力。除此之外，為了機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員能夠更好地運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理和登記，就需要強(qiáng)化其計算機(jī)操作、信息化建設(shè)等能力，定期開展計算機(jī)操作能力的實(shí)訓(xùn)，讓其將所學(xué)到的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，提高檔案管理的工作效率。最后，為了更好地調(diào)動工作人員工作的積極性，機(jī)關(guān)單位還需要制定相應(yīng)的激勵政策，采用檔案管理工作知識及能力競賽的形式，讓工作人員在放松身心的同時，也能更好地吸收法律法規(guī)、檔案學(xué)等理論知識及檔案管理實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容，并通過物質(zhì)獎勵的方式讓管理人員時刻對檔案管理知識進(jìn)行熟記，以備戰(zhàn)比賽，從而切實(shí)地提升其綜合素質(zhì)能力。由此一來，將使得檔案管理人員的專業(yè)性得到提升。

5 結(jié)束語

總而言之，為了更好地提升機(jī)關(guān)檔案管理工作水平就需要充分運(yùn)用當(dāng)下先進(jìn)的信息技術(shù)，以此提升其工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。其次，機(jī)關(guān)檔案工作質(zhì)量需要人為地進(jìn)行控制，這就需要對機(jī)關(guān)單位工作人員進(jìn)行綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，以此提高其業(yè)務(wù)操作能力。基于不同的問題，相關(guān)管理層應(yīng)給予不同的措施進(jìn)行應(yīng)對，以此切實(shí)地提升機(jī)關(guān)檔案管理

水平。

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作者簡介

王夢婕（1992-），女，漢族，新疆奎屯市，碩士，新疆大學(xué)檔案館，助理館員，研究方向：檔案管理。