新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化策略

張麗平

摘 要：隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位體制改革的不斷深入，為了提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，人才培養(yǎng)和使用至關(guān)重要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理是人才資源優(yōu)化配置的重要依據(jù)，通過(guò)針對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，全面提升人事檔案管理的信息化水平，使人事檔案管理工作能夠更好的服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;特點(diǎn);優(yōu)化策略

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有極為重要的意義。在當(dāng)前新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)強(qiáng)化人事檔案管理工作，全面提高人事檔案管理水平，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效利用，以此來(lái)促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

1.1 真實(shí)性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中對(duì)其信息需要嚴(yán)重審查，并對(duì)檔案中記錄的個(gè)人信息要進(jìn)行核實(shí)。由于人事檔案與個(gè)人的工資、福利和人員組織關(guān)系等聯(lián)系密切，而且人事檔案具有一定的法律效用，因此要求人事檔案要具備真實(shí)性的特點(diǎn)，并在人事檔案借閱、修改和審查過(guò)程中要執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度。

1.2 專(zhuān)門(mén)性

人事檔案與機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)和個(gè)人發(fā)展息息相關(guān)，因此需要重視人事檔案的完整性和安全性。這就需要在人事檔案管理工作中需要與其他檔案信息分開(kāi)進(jìn)行管理，并針對(duì)人事檔案制定專(zhuān)門(mén)的管理流程，進(jìn)一步保證人事檔案信息的機(jī)密性。

1.3 動(dòng)態(tài)性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部人員具有一定的流動(dòng)性，對(duì)于工作人員無(wú)論是工作崗位調(diào)動(dòng)、個(gè)人能力發(fā)展和業(yè)績(jī)變化等信息都需要在人事檔案中進(jìn)行詳細(xì)記錄，而且隨著時(shí)間的推移，人事檔案信息也需要不斷進(jìn)行補(bǔ)充，這也使人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作具有復(fù)雜性、繁瑣性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn)。但在實(shí)際人事檔案管理工作中，部分檔案管理人員對(duì)于人事檔案管理工作重視不足，覺(jué)得只是簡(jiǎn)單針對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄、整理和調(diào)閱即可。由于單位內(nèi)部從上到下人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，這就導(dǎo)致人事檔案管理人員工作積極性不高，人事檔案管理較為混亂，這對(duì)于人事檔案的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)較大的影響。

2.2 人事檔案管理制度不完善

人事檔案管理工作離不開(kāi)完善的制度保障。通過(guò)建立健全完善的人事檔案管理制度，能夠進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理人員的行為，促進(jìn)人事檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。目前大部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度還不完善，導(dǎo)致人事檔案管理工作存在無(wú)章可循的情況。部分單位即使制定了人事檔案審理制度，但制度沒(méi)有得到有效的落實(shí)，日常人事檔案管理存在較強(qiáng)的隨意性，這也對(duì)人事檔案管理水平的提升帶來(lái)了較大的影響。

2.3 人事檔案管理信息化水平不高

在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，檔案信息化建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也積極推進(jìn)電子化辦公。但人事檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，這與傳統(tǒng)思維影響及人事檔案保密性強(qiáng)的屬性具有直接的關(guān)系。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施不完善，再加之缺乏有效的安全防護(hù)措施，人事檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)較高，這也對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展帶來(lái)了較大的影響。

2.4 人事檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

在當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位體制改革不斷深入的新形勢(shì)下，人事調(diào)動(dòng)相對(duì)頻繁。由于對(duì)于人事檔案管理工作的重要性缺乏有效的認(rèn)知，這也導(dǎo)致一些非專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員承擔(dān)著人事檔案管理工作。這部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，在實(shí)際人事檔案管理工作中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，再加之缺乏專(zhuān)業(yè)技能，這就嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量，一旦出現(xiàn)信息錄入錯(cuò)誤或是信息遺漏問(wèn)題，則會(huì)影響到人事檔案信息的真實(shí)性和完整性。

3 新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化策略

3.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，需要在日常工作中重視人事檔案的宣傳，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位每一個(gè)員工都能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，并將人事檔案管理工作納入單位日常管理工作中來(lái)。同時(shí)還要建立健全績(jī)效考核制度和激勵(lì)機(jī)制，有效的調(diào)動(dòng)起檔案管理人員工作的積極性。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要加大資金投入力度，積極配備完善的檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理信息化水平的提升。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要在強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，積極建立健全人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化管理，全面提高人事檔案管理服務(wù)水平。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要明確人事檔案管理部門(mén)的工作內(nèi)容，并建立人事檔案收集制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的常態(tài)化和長(zhǎng)效化管理。同時(shí)還要完善人事檔案轉(zhuǎn)遞制度，進(jìn)一步規(guī)范轉(zhuǎn)遞手續(xù)，保證轉(zhuǎn)遞過(guò)程的保密性。積極構(gòu)建人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，成立專(zhuān)門(mén)的人事檔案監(jiān)督管理小組，定期針對(duì)人事檔案資料進(jìn)行審查，確保檔案內(nèi)容沒(méi)有泄露和遺失的問(wèn)題。

3.3 創(chuàng)新人事檔案管理方法

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，積極對(duì)人事檔案管理方式和方法進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要加大投入力度，做好人事檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并通過(guò)建立人事檔案信息管理平臺(tái)和信息管理系統(tǒng)，構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，積極改變事業(yè)單位人事檔案分散化的特點(diǎn)。依托于信息管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人事檔案仿睥線上收集、整理、檢索和加密傳遞。并利用云空間實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲(chǔ)，全面提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理效率和水平。

3.4 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，通過(guò)將現(xiàn)代信息技術(shù)引入其中，加快推進(jìn)人事檔案信息化管理的進(jìn)程。通過(guò)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平，可以全面提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并通過(guò)運(yùn)用人事檔案管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的集中和統(tǒng)一管理，從而為人事檔案的開(kāi)發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.5 提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要做好檔案管理人員的選拔和考核工作，合檔案管理人員能夠與工作崗位的資質(zhì)和要求相符合。同時(shí)還要針對(duì)人事檔案管理人員開(kāi)展專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和信息素養(yǎng)，使其能夠更好的滿足人事檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

4 結(jié)束語(yǔ)

為了能夠進(jìn)一步做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作，需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，并加快推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建完善的人事檔案動(dòng)態(tài)管理的長(zhǎng)效機(jī)制，全面提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使其更好的服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]張苗.人事檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用[J].中外企業(yè)家，2019（23）：130.

[2]郭寶珍.新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].中外企業(yè)家，2019（02）：119-120.

[3]黎海容.淺談提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：75+79.