檔案管理的現代化工作方式

徐春艷

摘 要：政府部門檔案資源是記錄政府開展工作情況的重要信息。政府部門應當提高檔案管理的整體運轉水平，形成綜合性的檔案管理工作體系，加大檔案工作的創新力度，在專業技術人才的參與下實現信息化、智能化、標準化的檔案運轉，解決政府部門傳統檔案管理工作的現實問題。

關鍵詞：政府部門;現代化;管理方式

1 引言

信息技術的快速普及，使得政府部門檔案管理工作的有效性不斷提高，為了解決政府部門檔案管理繁瑣性和復雜性的問題，應該建立綜合性的檔案管理工作機制，創新檔案管理的方式方法，著力明確檔案管理的核心環節，運用信息技術、網絡技術、科技設備提高政府部門檔案管理的有效性。當前政府部門檔案工作改革的關鍵在于進行技術人才引進，優化信息化設施設備的配置，形成綜合性的檔案管理體系，達到高效、優質和系統化檔案數據信息運轉管理的目標。

2 政府部門檔案管理現狀分析

1）檔案管理內容更加復雜。當前政府部門檔案管理工作的主要問題在于檔案管理的方式較為傳統，檔案管理工作的內容較為復雜，現有的檔案管理方式不符合新時代的檔案工作需要。一些政府部門檔案管理的專業性、制度化建設水平落后。為了提高政府部門檔案管理的效率，應該形成綜合性的檔案管理體系，著力進行檔案管理理念的創新。目前，我國主要采用紙質檔案管理的方法，檔案管理的成本相對較高，因此應該優化檔案運轉的方式，提高檔案運轉的整體質量，解決檔案管理工作的現實問題。

2）軟硬件設備的問題。當前政府部門存在著檔案管理軟硬件設備的問題，有些政府部門檔案管理工作存在著軟硬件設備有限的問題，一些政府部門軟硬件缺失，現有的檔案管理設備不能滿足開展專業化檔案管理工作的需要。由于不能實現檔案管理設備的專業化運行，因此影響政府部門檔案管理工作的整體質量。政府部門還應建立綜合性的檔案管理工作體系，著力提高檔案管理工作的效率。

3）檔案信息不斷增加。隨著政府部門職能的日漸明確，檔案信息的不斷增加，政府部門應該采用現代化的檔案管理方式。特別是互聯網技術的普及發展，使得基層單位成為專業信息的集散中心，因此當前需要重點提高政府部門檔案工作的效率，有效的減少檔案的遺漏現象，加強信息傳遞的有效性，因為只有保證檔案及時的傳遞到各部門，更好的實現信息共享，才能體現政府部門檔案管理的價值。

3 政府部門檔案管理的現代化方式

1）創新檔案管理理念。政府部門的檔案工作是為公益事業服務的，政府部門的檔案管理工作不僅要滿足上級機關對各種工作數據信息的查詢調取需要，還要滿足全社會對公共事務的知情權。首先，政府部門應當提高檔案管理的開放性，注重做好傳統的檔案收集、整理、存儲工作，不斷建立健全檔案管理的服務機制，全面提高檔案管理工作的服務意識。其次，還要優化檔案數據信息的檢索系統，提高檔案的整體工作效率，重點節約檔案管理的成本，在減少檔案管理時間的基礎上，不斷重視開展檔案管理工作。第三，轉變檔案管理人員的理念，引導檔案管理人員具備智能化與專業化檔案管理思維，形成綜合性的檔案管理工作團隊，圍繞檔案管理制度與標準的優化實現創新。強化服務意識，做到標準化履職，更好的實現政府部門檔案資源的開發是檔案管理的新理念。

2）提高技術人員素質。政府部門檔案管理離不開專業的檔案管理人才。只有加大檔案管理人才培養工作，不斷優化檔案管理專業工作隊伍，才能提高檔案管理的整體效率。首先，政府部門要根據現有的檔案管理設備，配置專業的檔案管理人員，保證檔案管理人員熟悉掌握具體檔案管理設備的操作方法。其次，還要加大檔案管理人才的更新力度，在信息化的背景下逐步的優化配置專業的檔案管理技術人才。圍繞著檔案管理智能化、大數據、云存儲發展方向加強專業技術人才的引進工作。第三，提高現有檔案管理人員的培訓工作力度，增強檔案管理人員培訓的深刻性，保證相關工作人員均有機會接受必要的業務培訓，在檔案管理人員培訓時，應當保證培訓的持續性、連續性、綜合性。檔案管理培訓還要采用人員整合與針對培訓的方式，根據實際情況加強檔案管理人員的考核，對現有檔案管理人員進行定期培訓，做到現代化與科學化培訓。只有保證檔案管理人員培訓的條理性，才能提高檔案管理人員培訓的質量，解決檔案管理人員建設的

問題。

3）形成綜合性的管理體系。政府部門檔案管理應當從檔案事業的現實需要出發，首先，提高政府部門檔案的規范化建設水平，在標準化的理念下提高檔案管理的有效性，重視在高新科學技術的影響下完善檔案管理工作體系。其次，政府部門還要明確檔案管理工作的規章制度，嚴格的執行檔案管理工作的標準，做到檔案管理的權責明確，進一步推動檔案管理的現代化。第三，還要在檔案管理過程中制定科學化的管理標準，根據實際情況保證檔案管理的科學性，采用新的設施設備提高檔案管理工作的水平，實現檔案資料的合理優化整合，這樣才能提高檔案管理工作的整體活力和質量。第四，明確各部門的職責分工，形成全員參與的檔案管理體系，做到檔案管理的專兼職有效分工，明確各部門檔案管理工作任務的重點，解決傳統檔案管理工作的現實問題。第五，加強檔案管理工作的監督，在上級檔案管理部門與專業檔案管理機構的指導下提升檔案管理工作水平，明確政府部門檔案管理的發展空間，從而解決政府部門檔案管理的具體問題。

4）加強軟硬件設施的配置。政府部門還要加強檔案管理軟硬件設施的配置工作，形成綜合性的檔案軟硬件管理工作體系，進一步實現政府部門信息與網絡技術條件的優化工作。首先，在完善傳統的紙質檔案的掃描設備的基礎上，更好的加大互聯網與檔案管理系統的開發工作，基于統一的平臺開展檔案管理工作。其次，政府部門還要建立智能化的檔案收集、存儲與共享服務工作的系統，推動檔案的統一整理與保存歸類。第三，不斷的進行政府部門檔案管理設備的優化，面對智能化、大數據、云存儲檔案管理工作的需要，切實引進相關的專業設備設施，開發相應的APP軟件，運用優質的檔案檢索系統、庫房管理系統、檔案業務的歸集機制達到提高檔案管理工作有效性的目標。政府部門還要提高檔案管理工作的深度，提高檔案管理工作的便利性，加大專業計算機設備的配置力度，從而提高政府部門檔案管理的綜合性，解決檔案管理的現實問題。

5）加強檔案信息安全建設。政府部門應當高度重視檔案的信息安全建設工作，明確檔案管理安全控制的重點，在做好傳統的紙質文檔的安全控制措施基礎上，基于信息化的檔案管理工作環境，建設專業的安全防控工作體系。首先，要高度重視信息安全的宣傳工作，全面普及正確的政府部門檔案的調閱使用方法，促進檔案專兼職管理人員掌握標準化的操作流程。其次，定期在專業的檔案管理部門的配合下，開展檔案管理漏洞的審查，找出政府部門檔案管理審核中的問題，進一步優化政府部門檔案的運轉工作環境。第三，政府部門還要加強基層法制建設工作，全面提高信息安全的工作水平，形成良好的信息安全控制機制，使政府部門檔案管理工作達到標準化、專業化、系統化，解決政府部門檔案管理的現實安全隱患問題，全面降低檔案運行的風險。

4 結論

檔案管理工作是政府部門整理工作信息，梳理以往工作得失，滿足社會對公益事業數據信息需要的重要載體。政府部門應當提高檔案管理工作的整體能力水平，在現代化的理念下，實現政府部門檔案管理工作方式方法的創新，摒棄傳統的文書檔案管理工作方式，實現文書檔案管理制度的有效落實，培養專業的文書檔案管理人才，達到優化文書檔案管理氛圍，提高文書檔案管理質量的目標。

參考文獻

[1]李晗.事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].科技展望，2017（2）：238.

[2]鄭海燕.探析事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].黑龍江科技信息，2016（23）：175.