黑龍江高校檔案信息資源開發(fā)與利用研究

摘 要：檔案是指人們在社會活動中直接形成具有保存價值的原始文獻。高校檔案客觀真實地記錄了高校各歷史時期的發(fā)展狀態(tài)和數(shù)據(jù)資料，在高校改革和發(fā)展過程中具有重要的作用。當前，如何運用科學(xué)的手段進一步開發(fā)和利用檔案信息資源，能夠有效地促進高校運行發(fā)展和改革創(chuàng)新，更好地為社會服務(wù)。本文從研究高校檔案信息資源開發(fā)利用的意義角度出發(fā)，通過分析當前黑龍江高校檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀，提出新時期高校檔案信息資源開發(fā)及利用的主要路徑。

關(guān)鍵詞：黑龍江;高校檔案;開發(fā)與利用

檔案來源于文件，是人們在社會活動中形成的文字、音像等各種資料中具有保存價值的部分，歷史再現(xiàn)性是檔案的本質(zhì)屬性。隨著信息革命及多媒體時代的到來，檔案的載體發(fā)生了革命性的變化，出現(xiàn)了在計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)碾娮訖n案。電子檔案為檔案信息資源的開發(fā)與利用提供了巨大的空間和廣闊的前景，使創(chuàng)建檔案信息資源平臺，檔案館之間實現(xiàn)信息資源共享成為可能，加速了檔案信息資源進一步開發(fā)利用的步伐。

高校檔案包括學(xué)生檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、黨政事務(wù)檔案、基建檔案、人事檔案等種類，是高校在招生、教學(xué)、科研以及管理等工作中形成的具有存儲價值的真實信息資料。與其他行業(yè)的檔案信息資源相比，高校檔案具有資料種類繁多，信息量大，利用價值高等特點。黑龍江目前共有81所普通高校，在校生79萬多人，專任教師4.5萬多人，大部分高校都建有檔案館，配備專職檔案管理人員。高校檔案不僅是高校自身的寶貴歷史信息資料，同時也具有社會服務(wù)的功能，高校檔案資源的開發(fā)與利用，能促使高校更好地服務(wù)于自身，也能有效地服務(wù)于社會，對國家的經(jīng)濟發(fā)展和社會進步能起到一定的推動作用。因此，在新時期下有效促進高校檔案資源的開發(fā)與利用是十分必要和有意義的。

1 高校檔案信息資源開發(fā)利用的意義

1）為高校改革發(fā)展提供重要依據(jù)。黑龍江現(xiàn)有81所普通高校中，僅有1所985院校，3所211院校，教學(xué)質(zhì)量處在全國的中游水平，但由于地域和經(jīng)濟等因素，人才流失相當嚴重，各高校都面臨著轉(zhuǎn)型發(fā)展的巨大挑戰(zhàn)。各高校在制定發(fā)展規(guī)劃和進行一些重大問題決策、重大項目安排時，通過查閱以往的檔案信息資料，能夠為決策者提供有價值的數(shù)據(jù)、信息，為做出決策提供導(dǎo)向和根據(jù)。“高校在完成各級機關(guān)舉辦的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、綜合考評活動時，檔案中蘊藏的豐富原始數(shù)據(jù)和材料可以為領(lǐng)導(dǎo)制定出更合理、更準確的決策提供參考和借鑒作用。”由此可見，高校檔案信息資源對高校改革與發(fā)展提供了準確的信息保障，具有很高的利用價值。

2）為促進經(jīng)濟社會發(fā)展提供重要信息資源。黑龍江在全國31個省、自治區(qū)、直轄市中屬于經(jīng)濟不發(fā)達省份之一，社會各行業(yè)都在為經(jīng)濟增長而努力，而經(jīng)濟發(fā)展則需要各行業(yè)之間的通力合作。除了人才培養(yǎng)之外，高校還具有科技創(chuàng)新和服務(wù)社會兩大功能，這兩項功能與經(jīng)濟和社會發(fā)展息息相關(guān)。“高校豐富的科研成果和學(xué)術(shù)交流活動中產(chǎn)生的較高科學(xué)價值的教學(xué)、科研檔案，是進行科研成果轉(zhuǎn)讓、科技協(xié)作、研究成果推廣應(yīng)用和創(chuàng)造經(jīng)濟價值的重要依據(jù)，是促進社會發(fā)展必不可缺的基礎(chǔ)資源，在科技創(chuàng)新、經(jīng)濟發(fā)展的社會進程中具有憑證性、權(quán)威性、借鑒性等舉足輕重的作用。”因此，充分開發(fā)與利用高校檔案信息資源用于服務(wù)社會，能夠有效促進經(jīng)濟和社會

發(fā)展。

2 當前黑龍江高校檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀

1）缺乏規(guī)范化的檔案管理體制。規(guī)范化的管理體制，是各項事業(yè)發(fā)展的前提條件。完善健全的高校檔案管理體制，是高校檔案信息資源開發(fā)利用的重要保障。黑龍江各高校檔案館雖然配備了專職檔案管理人員進行管理，達到了檔案館建設(shè)的基本要求，但受傳統(tǒng)的慣性思維影響，認為檔案管理的主要功能就是儲存和保管，造成了檔案管理和服務(wù)形式單一，檔案管理工作發(fā)展緩慢。在這樣的環(huán)境背景下，高校檔案管理工作與高校的教學(xué)、科研、學(xué)生等管理工作相比，受重視的程度遠遠不夠，沒有形成規(guī)范化的檔案管理體制，沒有與高校改革和發(fā)展融為一體，沒有充分體現(xiàn)其社會服務(wù)的功能，嚴重制約了高校檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2）檔案管理工作缺乏主動性和創(chuàng)新性。當前，黑龍江高校檔案信息資源開發(fā)和利用還處于初期階段，雖已達到了適應(yīng)本校基本發(fā)展需要，但還沒能深入開發(fā)檔案信息資源的功能來為社會和經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，服務(wù)的主動性不強。結(jié)果是高校所提供的檔案信息資源與社會的發(fā)展需求差距較大，從而影響了檔案的社會服務(wù)功能。分析原因，除了檔案管理工作沒有被列入高校的重點工作，還與檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性相關(guān)。一方面高校檔案館的人員配備數(shù)量普遍偏低，平時整理檔案及歸檔的工作量大，沒有多余的精力去開展深層面的研究工作;另一方面，黑龍江高校也嚴重缺乏從事檔案資源信息深度開發(fā)的專業(yè)人才，這些原因都造成了檔案管理工作缺乏創(chuàng)新能力。

3 新時期高校檔案開發(fā)及利用的主要路徑

1）規(guī)范檔案管理體制，加強管理人才隊伍建設(shè)。建立規(guī)范的、適合本校校情的檔案管理體制是做好高校檔案管理的基礎(chǔ)和前提。高校檔案管理者在制訂檔案管理規(guī)章制度時，一方面要完善檔案日常管理條例，做好常規(guī)檔案資料的儲存維護和使用，另一方面也要與時俱進，打破傳統(tǒng)的慣性思緒模式，從發(fā)展的角度來重新定義高校檔案信息資源的社會價值，高度重視檔案管理工作，將檔案信息資源開發(fā)利用條例制訂成為檔案管理規(guī)章制度的重要內(nèi)容，提升檔案信息資源的重要性，從制度上保障檔案信息資源的合理利用。

提升檔案管理人員的工作主動性、促進其創(chuàng)新工作理念，能直接影響高校檔案工作開發(fā)和利用的成效。一名合格的高校檔案管理人員，不僅要熟練掌握檔案信息資料管理，了解檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全維護，還要不斷地學(xué)習更新思想理念和工作模式，積極探索高校檔案資源開發(fā)利用的新途徑。要積極參加相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，在各高校之間經(jīng)常開展業(yè)務(wù)交流，實現(xiàn)信息共享，以適應(yīng)新時期下的高校檔案管理的現(xiàn)代化要求，更好地服務(wù)于高校檔案工作的開發(fā)和利用。

2）豐富和優(yōu)化館藏資源，創(chuàng)新檔案利用模式。豐富完整的館藏檔案資源是高校檔案資源開發(fā)與利用的前提基礎(chǔ)。“建立門類齊全，形式、內(nèi)容豐富的檔案資源體系，更多收集更能全面反映檔案形成時情境的實物、照片、聲像、電子檔案，同時根據(jù)高校檔案信息特征，積極主動整理跨年、跨部門的基礎(chǔ)建設(shè)、外事交流、科研活動等類檔案，提高檔案信息的存儲量。”豐富的館藏檔案資源，為下一步構(gòu)建高校檔案信息資源平臺，實現(xiàn)信息共享提供了資源保障。

高校檔案館應(yīng)從傳統(tǒng)的查閱式服務(wù)轉(zhuǎn)向咨詢式服務(wù)，同時運用數(shù)據(jù)庫、信息檢索、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)，給用戶提供豐富快捷的檔案利用服務(wù)。各高校在規(guī)章制度、教學(xué)管理、人才培養(yǎng)、人事管理、招生就業(yè)等方面都有著相互借鑒和利用價值，高校檔案館可以利用自己豐富的館藏資源，在高校間建立信息共享、資源共用的檔案信息資源相關(guān)體系，構(gòu)建高校間檔案資源共享互動平臺，讓高校之間的信息資源交換更便捷、更深入，從而促進高校檔案信息高效率的開發(fā)和高質(zhì)量的利用。

參考文獻

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作者簡介

趙浩華（1983-），女，吉林扶余人，博士，黑龍江大學(xué)政府管理學(xué)院副教授，研究方向：公共管理研究。

基金項目：黑龍江省檔案局檔案科技項目計劃“黑龍江高校文史類專業(yè)中的檔案資源開發(fā)與利用研究”（項目編號：HDK2018-17）。