醫院檔案管理中數字檔案的應用價值及方法分析

岳媛

摘 要：現代信息數據時代，我國各個領域都在順應社會需求與時俱進，隨著科學醫療事業的不斷提升，醫院檔案管理工作也在向數字化管理轉型發展。本文就數字檔案在醫院檔案管理中的應用背景，分析數字檔案與傳統檔案的優勢及其應用價值，并對數字檔案在醫院檔案管理中的應用予以分析，以期對醫院檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：數字檔案;醫院檔案管理;應用價值

醫院檔案是在醫院日常管理運作當中形成的具有保存價值和重要意義的歷史記錄和運行資料，其涉及領域眾多，包含醫療管理、醫學科研、教學管理、防疫保健、醫療器械、黨群管理、人事管理、財務管理等多個方面。它是醫院各區域各項工作的真實寫照，是制定醫院工作標準、重大決策的有力依據。隨著醫療體制的改革以及科學的進步，醫院的信息化水平也隨之提高，醫院檔案數字化管理系統應運而生，有力推動了醫院整體管理水平和工作業績。

1 數字檔案管理與傳統檔案管理的區別

傳統檔案管理的大部分是以紙張作為媒介，主要借助文字、符號、圖像、表格等形式對信息進行采集、歸納和處理形成檔案，耗時耗力且不易于使用查找;數字檔案管理是通過現代科技手段，把紙質文檔、聲像文件等傳統文件及電子檔案都系統化形成檔案數字信息庫，以此達到對大量檔案信息資源的集中收集、管理、保存和使用。隨著醫療體系的深入改革，我國醫療事業發展水平得到提高，也進一步推動了醫院檔案管理數字化系統的建設和應用。

2 如何完善數字檔案在醫院檔案管理中的應用

醫院檔案管理要實現數字化管理，應遵循受眾面廣、簡單方便、快捷迅速、個性多元等多方面需求，從而充分發揮出醫院檔案的強大功能。其管理的核心部分包括醫院檔案管理、數字化處理、查閱檢索、統計備份、檔案流通等。總的來說，完善醫院檔案數字化管理應該做到以下幾點：

1）注重培養醫院檔案管理人才。所謂專業人做專業事，專業的檔案管理工作人員是保障醫院檔案管理達到數字化管理的關鍵前提。檔案管理人員首先要具備有數字化、網絡化、信息化的概念，才能將檔案管理工作領入數字化管理之中，其次醫院要充分重視檔案數字化管理工作，將醫院信息管理工作列入醫院的總體工作規劃范疇。同時，為提高檔案管理人員對信息技術應用水平和專業能力，要安排對其進行系統化培訓指導，使其熟悉掌握各項數字化系統和軟件的應用，以便更好地運用在檔案管理工作中。此外，在注重對現有檔案管理人才管理和培訓的同時，還要考慮引進具備數字化技術、信息存儲技術、網絡通信技術、多媒體運用技術及檔案管理技術多方面綜合型人才，為未來醫院規模擴充檔案數字化建設和發展提供人才支持。

2）加強醫院檔案數字化基礎建設。醫院檔案數字化建設是一項長期重大的工程，需要醫院領導的高度重視以及過硬的基礎設施設備、專業的檔案管理人才。醫院要將數字檔案管理工作提到醫院重要工作計劃中，組建成立醫院檔案管理工作小組，小組成員由醫院領導牽頭，主動帶領醫院上下全體人員關注檔案管理工作，科普檔案管理工作的宣傳，為全院營造出檔案管理工作的濃厚氛圍。同時，醫院應加強檔案數字管理工作所需軟硬件設施的配置，在硬件方面比如有計算機、復印掃描打印機、數碼相機等等，還要建立獨立的辦公場地;在軟件方面則包括先進高端的檔案管理軟件、語言處理軟件以及各種操作軟件。大型醫療機構有條件的，可考慮通過第三方合作，結合醫院檔案管理需要制定專門的檔案管理軟件系統。

3）加強醫院檔案數字化過程管控。醫院檔案數字化管理包含檔案收集、前端控制、質量管理以及安全保護四個方面。收集檔案要鑒定文件資料范圍，不是所有的紙張檔案都必須經過數字化處理，要從檔案的破損情況、價值高低、使用情況等方面去綜合考量，以確定醫院檔案數字管理的范疇。在前端控制環節，則需要檔案管理人員深入了解各業務科室一線，到一線主動介入文件檔案的形成并指導科室醫務工作者正確管理文件，跟進文件前期制作印刷、下發以及后期的歸檔處理，直到形成數字化檔案，在這個過程當中，只有檔案管理人員時時把關，及時監督，才能保證數字檔案的真實全面完整。在質量管理方面，也就是在形成數字檔案的過程中，檔案管理人員要嚴格按照檔案號和頁號流程去操作，避免出現遺漏偏差，保障數字檔案中文字圖像的清晰度，并規范文件存儲格式。在數字檔案安全保護方面，要做好光盤、磁帶、磁盤、膠片等數字檔案載體的安全措施，對其及時進行信息處理，如磁盤載體的數字檔案要每2年檢測一次，光盤每4年檢測一次等等。為防止數字載體受溫度、濕度環境方面以虛擬網絡黑客的影響，有必要對載體存儲環境進行人工改善，并對數據進行備份處理、計算機設置訪問權限等操作，以保障檔案數字管理的信息存儲、傳輸、維護及使用的每個階段安全。

3 數字檔案在醫院檔案管理系統中的應用價值

1）促進醫院檔案管理工作的開展進步。為適應醫院日常管理，醫院檔案管理的優化發展是各項工作開展的必要前提，也是醫療事業持續不斷地發展的迫切需求。醫院檔案信息量龐大，涉及內容繁多，檔案的查詢使用率頻繁，通過數字檔案管理可將記錄在紙張上的信息通過各種格式轉換為數字模式，對工作人員查閱使用檔案提供巨大方便，更不會造成原始檔案因使用頻繁而出現磨損或丟失的問題，有效提高了醫院檔案使用效率。數字檔案管理系統形成之后，日常查閱使用檔案僅需要在檔案信息目錄庫中輸入關鍵信息，即可快速查詢到目標檔案資料，真正的起到方便、快捷、高效、準確的作用。同時，數字檔案管理還可以實現檔案不同主體之間的相互傳閱，不受到原文無法共享的問題，從而也相應提升了檔案的高效利用率。

2）強化醫療機構的管理。隨著醫院信息系統、檢驗信息系統、醫學影像管理系統以及辦公自動化系統在醫院管理中的廣泛應用，綜合大型醫療機構已經從傳統的醫院管理模式逐步向數字化集成管理模式轉型。在此過程中，以電子文檔為主的醫院檔案信息數據庫已經產生，而醫院檔案實行數字管理則可以滿足信息精細集中化管理。醫院檔案數字管理實現了各級醫院進行網絡交流、醫學人才交流、醫療技術信息共享、遠程會診、病例資料查詢等多項功能的運用。同時，醫院檔案數字管理為醫院科學、規范、精細管理提供了基礎，在檔案數字化編研的工作中，優秀的編研成果可以作為未來醫院管理的經驗，從而有效提升醫院的管理水平。

3）推動醫療機構的體制改革。隨著醫療行業的不斷發展，前期醫療工作中存有大量的重要文件資料、醫療技術以及反映改革的重大成果，這些都是檔案管理中的重要管理對象，數字化檔案管理就是要做好這些檔案的收集、整理、編研，為醫療體系發展提供強有力的參考依據和支持。早在前些年，我國就出臺了《醫藥衛生體制改革實施方案》，其中就強調醫院的檔案是電子健康檔案形成的重要基礎，同時是建立全國統一電子健康檔案的重要依據。故此，做好醫院檔案數字管理工作，可以多方位全面收集到醫療改革的信息，以電子化的方式保存、輸出、管理，為我國醫療行業改革決策提供重要的信息資料，有助于推動醫療事業的深化改革發展。

4 總結

醫院的擴大發展與檔案建設息息相關，醫院檔案施行數字管理是一種發展趨勢，它將助力醫療工作邁上一個全新的臺階，對推動醫療事業的發展至關重要。信息技術時代，醫院管理要與時代并列，積極推動醫院檔案管理數字化發展，以此實現醫院檔案資源的科學合理利用及有效開發，讓醫療機構都可以從中受益，達到醫院檔案信息實時共享，促進我國整體醫療事業的發展。

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