淺析測繪檔案的類目設(shè)置

朱明亮

摘 要：測繪檔案的類目設(shè)置是測繪檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。本文根據(jù)《中國檔案分類法》的基本原則，結(jié)合安徽省測繪檔案資料館的實際，對簡約適中地設(shè)置測繪檔案類目進行了分析探究。

關(guān)鍵詞：測繪檔案;類目設(shè)置

測繪科學技術(shù)檔案（以下簡稱測繪檔案）是指在測繪生產(chǎn)、科學研究、基本建設(shè)等活動中形成的應當歸檔保存的各種技術(shù)文件、原始記錄、計算資料、成果、航攝像片、圖紙等，它包括紙質(zhì)、膠片、磁帶、磁盤、光盤等多種載體形式。測繪檔案是國家極其重要的基礎(chǔ)地理信息資源，在經(jīng)濟建設(shè)、國防建設(shè)、社會發(fā)展和生態(tài)保護中發(fā)揮著極其重要的基礎(chǔ)和先行作用。要想科學管理好測繪檔案資源，并能高效便捷提供利用，使其充分發(fā)揮應有效益，實體分類及類目設(shè)置工作應予以高度重視，做到慎之又慎，既要準確精當，又要簡明扼要。

1 分類原則

1）測繪檔案實體分類應當以館藏檔案實體為對象，依據(jù)測繪科技活動的職能分工，結(jié)合檔案形成的時間、組織機構(gòu)、地域、載體形態(tài)等多種特征進行。

2）測繪檔案的實體分類、整理、排架必須遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于進行科學管理和提供利用。

3）測繪檔案分類可根據(jù)《中國檔案分類法》采取的體系進行，從總到分，層層隸屬，構(gòu)成具有隸屬并列關(guān)系的樹枝狀檔案類目等級體系。

4）同一層次類目的劃分原則上應當使用同一標準，使下位類目的外延之和等于其相應上位類目的外延，避免互相交叉和重疊。

5）類目的設(shè)置應結(jié)合館藏實際，有檔案的則設(shè)，沒有檔案的則不設(shè);檔案種類多、數(shù)量大的則多設(shè)幾類、多分幾級，反之，劃分的類目就可少一些、粗略一些。

6）類目名稱和標記符號，力求準確、簡明、易懂、好記，便于人們掌握和使用。

7）考慮到類目擴展的需要，在類目編號中應預留一定的空號。空號的位置一般放在順序號的末尾，也有插在中間某處的，原則是使其盡可能接近今后可能需要擴展的位置。

2 類目劃分的方法

1）一級類目按照測繪科技活動的職能分工進行劃分，與《中國檔案分類法測繪業(yè)檔案分類表》（以下簡稱《分類表》）的一級類目的劃分結(jié)果保持一致。

2）一級以下類目的劃分方法因類而異，如綜合類可按年代、保管期限、問題性質(zhì)等分類;測繪生產(chǎn)類目可按專業(yè)活動、地域、載體形態(tài)等分類;測繪科研檔案按研究課題或按研究課題結(jié)合專業(yè)分類;基本建設(shè)按工程項目分類;儀器設(shè)備按設(shè)備型號或按設(shè)備型號結(jié)合專業(yè)性質(zhì)分類;標準、計量按專業(yè)分類等。

3 類目設(shè)置

依據(jù)《分類表》，測繪檔案共分十四個一級類目，下設(shè)若干個二級類目、三級類目，個別還設(shè)置了四級類目。但測繪檔案實體分類應切實以檔案實體為對象，結(jié)合館藏實際，這樣往往可以使類目設(shè)置更加簡明，歸檔組卷更方便。

下面，筆者就以自己所在的安徽省測繪檔案資料館為例，對測繪檔案的類目設(shè)置進行簡單的探討。

安徽省測繪檔案資料館是全省基礎(chǔ)測繪檔案和資料的保管、提供場所，館藏雖較為豐富，但檔案類目設(shè)置仍有不小的簡化空間。根據(jù)《分類表》的規(guī)定，再考慮到館藏檔案的具體情況，在“TD測繪”這個基本大類目下只需作如下設(shè)置：

TD1? ? ? ? ?綜合類

13? ? ? ? ? 測繪管理

131? ? ? ? ?計劃管理

1312? ? ? ? 年度計劃

132? ? ? ? ?生產(chǎn)管理

1321? ? ? ? 項目設(shè)計

1324? ? ? ? 標志

15? ? ? ? ? 測繪史志

152? ? ? ? ?測繪志

2? ? ? ? ? ?大地測量

23? ? ? ? ? 三角、導線測量

231? ? ? ? ?技術(shù)設(shè)計

232? ? ? ? ?選點、造標、埋石資料

2321? ? ? ? 點之記

2322? ? ? ? 標志委托保管書

234? ? ? ? ?觀測記錄

2341? ? ? ? 水平角或水平方向觀測記錄

2342? ? ? ? 垂直角觀測記錄

2344? ? ? ? 歸心元素測定資料

2346? ? ? ? 展點圖

235? ? ? ? ?計算資料

2351? ? ? ? 水平方向表

2352? ? ? ? 點位坐標計算資料

2353? ? ? ? 三角高程平差計算表、圖

2354? ? ? ? 成果表

2355? ? ? ? 數(shù)據(jù)信息光盤

236? ? ? ? ?技術(shù)總結(jié)、驗收報告

2361? ? ? ? 外業(yè)觀測技術(shù)總結(jié)、驗收報告

2362? ? ? ? 內(nèi)業(yè)計算技術(shù)總結(jié)、驗收報告

25? ? ? ? ? 水準測量

251? ? ? ? ?技術(shù)設(shè)計

252? ? ? ? ?選點、埋石資料

2521? ? ? ? 點之記

2522? ? ? ? 水準路線圖

2523? ? ? ? 標志委托保管書

254? ? ? ? ?觀測記錄

2541? ? ? ? 水準觀測記錄

2542? ? ? ? 水準點高差與概略高程計算

255? ? ? ? ?計算資料

2551? ? ? ? 水準點高程計算資料

2552? ? ? ? 水準點成果表

2553? ? ? ? 水準網(wǎng)平差資料

2554? ? ? ? 數(shù)據(jù)信息光盤

256? ? ? ? ?技術(shù)總結(jié)、驗收報告

2561? ? ? ? 外業(yè)觀測技術(shù)總結(jié)、驗收報告

2562? ? ? ? 內(nèi)業(yè)計算技術(shù)總結(jié)、驗收報告

3? ? ? ? ? ?攝影測量

31? ? ? ? ? 攝影

311? ? ? ? ?計劃、合同書

312? ? ? ? ?攝影底片

313? ? ? ? ?攝影底片登記簿

314? ? ? ? ?鑒定表、索引圖及縮微檢索片

316? ? ? ? ?技術(shù)總結(jié)、驗收報告

32? ? ? ? ? 航空攝影測量

321? ? ? ? ?技術(shù)設(shè)計書

323? ? ? ? ?圖歷簿（現(xiàn)已改為“文檔簿”）

324? ? ? ? ?控制片

325? ? ? ? ?調(diào)繪片

327? ? ? ? ?航測外業(yè)原圖

328? ? ? ? ?控制加密計算資料

3291? ? ? ? 控制加密成果、略圖

3292? ? ? ? 加密片

3293? ? ? ? ?航測內(nèi)業(yè)原圖

3294? ? ? ? ?航測檢測資料

3295? ? ? ? ?數(shù)字化測圖數(shù)據(jù)采集資料

3296? ? ? ? ?數(shù)字化地形圖資料

3298? ? ? ? ?技術(shù)總結(jié)、驗收報告

41? ? ? ? ? ?地圖制圖與地圖印刷

411? ? ? ? ? 普通地圖制圖

4111? ? ? ? ?地形圖制圖

4112? ? ? ? ?影像地圖制圖

412? ? ? ? ? 專題地圖制圖

4121? ? ? ? ?自然地圖制圖

41212? ? ? ? 地質(zhì)圖

41213? ? ? ? 地貌圖

41215? ? ? ? 水文圖

41216? ? ? ? 土壤圖

4122? ? ? ? ?社會經(jīng)濟圖制圖

41221? ? ? ? 歷史地圖

41222? ? ? ? 政區(qū)地圖

41227? ? ? ? 農(nóng)業(yè)地圖

41228? ? ? ? 礦產(chǎn)地圖

412292? ? ? ?交通地圖

412293? ? ? ?商業(yè)地圖

412295? ? ? ?旅游地圖

4124? ? ? ? ?環(huán)境地圖制圖

41243? ? ? ? 自然災害圖

413? ? ? ? ? 地圖集制圖

4131? ? ? ? ?綜合地圖集

4132? ? ? ? ?普通地圖集

4133? ? ? ? ?自然地圖集（仿TD4121分）

4134? ? ? ? ?社會經(jīng)濟地圖集（仿TD4122分）

414? ? ? ? ? 特種地圖

4142? ? ? ? ?電子地圖

43? ? ? ? ? ?地籍測繪

431? ? ? ? ? 城鎮(zhèn)地籍測繪

4311? ? ? ? ?技術(shù)設(shè)計書

4312? ? ? ? ?地籍控制測量資料

4313? ? ? ? ?地籍控制點成果表

4314? ? ? ? ?地籍控制點點之記

4318? ? ? ? ?界址點坐標表

43191? ? ? ? 地籍圖

43192? ? ? ? 宗地圖

43195? ? ? ? 技術(shù)總結(jié)、驗收報告

上表清楚地反映了安徽省測繪檔案資料館的館藏情況，十四個測繪一級類目只需設(shè)置其中五個，再往下劃分，二級類目僅十一個，三級類目也就四十九個，與《分類表》相比較，無疑要簡單得多。

但上表中的類目號值得商榷。其優(yōu)點在于：與《分類表》完全吻合，規(guī)范嚴謹，不會造成混亂。而不足之處則是：數(shù)字不連貫，類目號有相互脫節(jié)之嫌，類目仍不夠簡明。筆者曾設(shè)想，為了能使類目號前后更連貫，使類目更簡明，可以在不違背《分類表》精神的前提下，使用漢語拼音字母與阿拉伯數(shù)字相結(jié)合的組合式符號代替上表中的純阿拉伯數(shù)字類目號。當然，或許還可以采取其它更好的辦法來解決這一問題，有待我們進一步探究。