辦公自動化系統在醫院發文管理中的應用

柳琳璠 趙紅梅 張賀 郭靜竹

【摘要】醫院發文是醫院傳達重要通知、向上級部門報告請示的重要載體，但當前多數醫院仍采用傳統紙質模式管理院級發文。本文以某三甲醫院OA系統發文管理為例，通過對發文管理系統建設情況介紹，采用問卷調查的方式對使用人員進行調查，探討辦公自動化運用至發文管理的方式方法、優勢和有效經驗，擬對醫院提升發文管理工作效率提供參考。

【關鍵詞】發文管理;辦公自動化;系統;應用

醫院行政管理工作一直以來是服務臨床、保障醫院運營的重要組成部分。近年來，醫院業務持續增加，行政管理工作持續高負荷運轉，因此提高行政效率、改進工作流程尤為重要，辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）不僅體現了辦公便捷的功能，還成為工作人員之間協作的重要載體。醫院發文是醫院傳達重要通知、向上級部門報告請示的重要載體，但當前多數醫院仍采用傳統紙質模式管理院級發文，利用OA系統進行管理較少，文章以某三甲醫院OA系統發文管理為例，探討如何在辦公自動化的基礎上改進工作流程，為各醫院提升發文管理工作效率提供參考。

一、發文管理系統建設

醫院OA發文管理系統，于2015年啟用，運行4年以來，不斷進行改進和完善。在現有OA系統中，根據醫院公文管理規定，設立發文管理欄目，主要分為“發文擬稿、發文管理、發文查詢”三大類別，根據操作方便，增設“發文待辦”“發文修訂”“我參與的發文”等欄目。公文發起處室是第一責任部門，處室負責人是第一責任人。各類別主要功能如下：

（一）發文擬稿。用作發文起草，進入發文流程，發文擬稿模塊與辦公軟件Word相結合，根據實際需求修改文件內容，不受外界影響。擬稿人添加“發文擬稿”選項，填寫發文首頁相關信息，在“編輯正文”中根據擬發文類型選擇相應模板，按照模板格式撰寫公文。撰寫完畢提交系統，系統將自動跳轉至處室負責人審核。處室負責人審核完畢后提交系統，系統將依次至黨委院長辦公室（以下簡稱“黨院辦”）發文管理員、副主任、主任分別對公文的格式及辦文流程規范性進行審核。在核稿中，對于不符合發文規定或問題較多的文稿，黨院辦可將文稿退回至發起人修改。以上環節全部審核通過后，由黨院辦發文管理員依照醫院公文管理規定，對公文進行編號、排版、校對、印制公文首頁，報送院領導簽發。對于修改較多的文稿，黨院辦與發起部門溝通一致后再送簽。院領導提出需要進一步協商的文稿，由黨院辦提出意見，退發起部門修改或重辦。院領導簽發后，黨院辦發文管理員印制公文、用印、分發、存檔，并在系統中提交。至此，發文管理系統流程完畢。

（二）發文查詢。可通過發文字號、標題、公文種類、科室，對已完成的發文進行查詢，作為線上的文件存檔功能。采取自動化辦公后，發文的日常整理以及資料的查找便可以依靠計算機自身強大的記憶功能進行信息的提取、保存，降低文書查找的難度。

（三）發文管理。可通過發文字號、標題、發文狀態、起草部門、起草人、起草日期，對當前已提交至系統中的發文進行瀏覽，與發文查詢功能不同，管理功能可對發文狀態進行查看，即“未發起”“處理中”“暫存”“完成”。

二、醫院工作人員對發文管理OA系統的調查

（一）基本情況。醫院發文管理系統用戶為34人。采用全樣本調查，發出問卷34份，收回31份，回收率91%。被調查人員中，男性占25.8%，女性占74.2%;35歲及以下人員占77.4%，35歲以上人員占22.6%;工作年限5年及以下占19.3%，5年以上10年及以下占54.8%，10年以上占25.9%;學歷方面，博士占12.9%，碩士占61.3%，本科占25.8%。

（二）滿意度調查。被調查者對發文管理整體情況較為滿意（各項滿意度均大于70%）。其中滿意程度最高的是，有85.81%的人員認為與無管理系統時相比發文管理系統對管理工作更加有幫助;79.35%的人員對發文管理系統出現問題后的解決情況滿意;78.71%的人員對發文管理系統的及時性滿意;對工作態度滿意度較高，分別有79.35%和78.06%的人對發文審批部門和發文執行部門工作態度滿意。相較以上方面，工作人員對發文審批和發文執行的工作效率滿意度較低，為71.61%和72.26%。詳見“表1”。

三、系統優勢分析

在醫院發文管理系統運行一段時間后，根據調查發現，行政辦公流程更加清晰，信息化的優勢逐漸凸顯，調查結果顯示，行政人員對信息化辦公系統在發文管理中起到的作用滿意程度較高。傳統管理模式下，醫院公文處理主要依靠人力完成，這種方式不僅效率低，而且很容易出錯。與紙質公文相比較，將辦公自動化運用至發文管理中，可有效提高工作人員的辦公效率，審批時間減少，避免了未按流程審批、文件遺失、傳送不及時等諸多問題，同時查找方便，省去人員大量翻閱資料的時間精力等，主要有以下4點優勢：

（一）發文格式規范化。具有高度自動化與網絡化的自動辦公系統，并非僅是將傳統線下的操作流程照搬到自動化的網絡平臺之上，而是要通過將自動化與醫院行政辦公業務流程結合到一起，以實現醫院內部組織機構的無縫隙化，如此方有助于打破傳統。醫院將發文模板以word形式嵌入系統中，強化了格式的規范性，即使是未經過專業公文培訓的工作人員，也可根據模板的提示完成公文寫作。同時在填寫發文首頁時，系統設置了必填項，若漏填則在提交時會有系統提示。通過對發文規范性的系統設置，可有效避免傳統紙質發文審批過程中的缺少要素、發文首頁遺漏項目、發文格式不正確等基本問題。調查發現，發文管理系統的易用性、及時性以及穩定性均得到了工作人員的認可，且使用發文模板后，可更加直觀了解公文格式要求，省去因不細致導致的細小問題，如版式、頁碼、字體格式等。

（二）審批過程留痕。將word辦公軟件嵌入發文系統中，除可直接編輯、規范格式外，還設置了默認修訂模式，因此在層層審批的過程中，各部門的修改痕跡會留在系統中，下一環節審批者，可看到前序所有審批者的修改內容，直至在最終節點印制發文時接受修訂。此舉可更加清晰直觀了解到各部門對文件的修改意見，有助于各環節的溝通協調。

（三）審批效率提高。辦公自動化系統運用至發文管理中，可有效提高辦公效率。一是時間減少，傳統紙質轉簽模式，時間成本較高，若相關人員不在無法簽字，時間周期將被拉長，而采用辦公自動化的形式，系統將第一時間遞送至下一節點審批者，減少了傳統送文件的時間，同時審批者可使用VPN隨時隨地登錄系統審批，避免存在因出差或休假而耽誤重要緊急文件的審批時間。二是文件的到達系統將在首頁進行提示，退回時系統會發短信至發起人，此舉也可很好地起到提醒作用。三是有效防止了因為紙質版的遺漏、丟失、更新不及時等問題導致的發文版本錯誤等問題，利用辦公自動化，可實時查看最新版發文。

（四）儲存查找便捷。辦公自動化系統具有良好的儲存功能，可儲存大量文件和信息。自發文管理系統使用后發布的公文均可在系統中儲存，大大提高了工作的便捷程度。各部門發文管理員均可下載查看科室內部的既往發文，黨院辦發文管理員可下載查看全院既往發文，查詢時輸入標題關鍵字或文號等信息，就可快速查詢到所需文件。此項功能也對查找相關系列文件、修訂新文件提供了便利。

（五）后臺支持全面。辦公自動化是信息時代發展的必然趨勢，醫院利用辦公自動化系統來推進醫院信息化建設步伐，進而不斷提高醫院管理者的信息管理與決策能力，完善醫療服務水平。近年來，各醫院對信息化系統的重視程度逐漸提高，均聘請專業人員、信息化公司進行醫院辦公系統建設。上級單位對醫院的評價考核體系中，亦含有如建立合同管理系統等的考評細則。研究醫院聘請專業公司團隊配合信息中心工作人員進行日常維護，在運行過程中，科室遇到問題及后臺修改需求，可及時進行處理和反饋，調查也發現，工作人員對發文管理系統出現問題后的解決情況較為滿意。

四、實現系統功能最大化的保障措施

為實現發文系統的功能最大化，醫院采取一系列措施保障系統的順利運行。同時為進一步加強系統功能，醫院也將繼續探索改進方向，提升工作效率。

（一）人員層面。一是醫院加強行政部門公文規范性培訓，系統推行需要大量培訓，將公文寫作培訓及系統操作培訓加入新員工培訓之中，避免由于行政辦公人員更替頻繁造成的發文系統的操作難以普及問題。二是加強草擬階段的溝通，高學歷、高年資人員多對新工作人員進行指導培訓，可嘗試與工作績效結合，減少退回次數，提高行政效率和行政服務水平，避免發文人員對公文的撰寫規范、格式規范不嚴謹，對系統使用不熟練，造成反復修改、后續審批操作人員工作量增加等問題。三是繼續加強線下溝通，避免對辦公系統過分依賴、流程進展緩慢、效率低的問題。

（二）系統層面。由于各類系統難以避免存在一定的局限性，難以滿足全體工作人員的使用習慣，對此，醫院不斷加強工作溝通和調研，優化OA發文系統。例如模板設置方面，使用更符合人群辦公習慣的辦公系統解決方案，改進發文模板設置，使工作人員一目了然在何處撰寫相關內容;流程方面，簡化流程及信息系統內程序，各流程形成閉環管理，閉環管理為每個流程提供雙向反饋的機制，提高行政效率;流程中各節點方面，各節點權責分明，標有查看時間及處理時間，如實反映客觀情況，有利于行政辦公各環節進行考核及評價。

（三）支持層面。當前，將辦公自動化運用至發文管理中并未完全普及，各醫院各自總結經驗，探索適合本醫院的信息化辦公系統，缺乏交流溝通，無成型的行業標準和模式;同時，系統建設需要人力物力支持，經濟投入較大，辦公系統是建立在互聯網基礎上的，醫院發文為重要的內部資料，系統安全性、保密性仍需要進一步提高。因此，醫院使用了有先進理念的大平臺大公司，選擇有長遠規劃的辦公系統解決方案，將未來可能存在的風險、挑戰考慮進去，應對日新月異的信息環境變化，運用科技手段確保系統安全穩定，建立防護機制和預警機制，同時每年對辦公系統管理公司進行績效考評，各部門工作人員對其進行評價，以更好監督與促進辦公自動化的運維。

五、總結

現階段，辦公自動化是提高行政效率的重要方式和趨勢，醫院可利用OA系統改進醫院發文管理流程，不斷開創醫院行政管理的新模式，讓行政管理工作更加便捷、高效，更好地服務于臨床工作。未來，醫院將繼續探索合適的方式方法，將創新與傳統發文模式相結合，完善管理流程和方式，提高醫院發文管理水平。

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