大數據背景下電子檔案精準管理模式創新

宋曉彬

【摘要】大數據背景下，電子檔案海量衍生，筆者在檔案工作中創立了“廣收精管預立卷”工作法，采取廣泛收集、精準管理、預判立卷等方法，突破管理瓶頸，使檔案資源被深度開發利用，取得巨大社會效益。通過利用檔案，學校先后獲得全國文明單位、全國文明校園等榮譽，成為全省唯一“雙文明”單位，連年業內績效考核優秀，廣大師生和查檔者從中獲益。

【關鍵詞】大數據;電子檔案;精準管理;批處理

一、實施背景

隨著信息技術的發展，大數據時代應運而生，融入我們的日常工作學習中，它所具有的海量性、多樣性和高效性等多種特征，為檔案工作重新界定了工作范疇。檔案管理在原有檔案數字化的基礎上，還面臨著大量數據資源衍生的電子檔案管理問題。主要表現在：

（一）缺乏相應制度，“收”“歸”難以考核。檔案收集工作重心由原來的主要行政業務部門擴展覆蓋到學校方方面面，如何使“歸檔范圍”落地，“收什么、怎么收、收多少”等考核難題，成為首先需要考慮解決的問題。

（二）“信息孤島”林立，資源流失嚴重。隨著檔案意識的增強和大數據的興起，各部門都有意識地對所做的工作留存資料，但是這些資料又往往僅局限于學科群、班級群、家長群或某項工作的業務群，在這些小圈子里，信息資源豐富完整，但是缺乏系統的收集管理，久而久之形成了一個個的“信息孤島”，時間一長就可能因為學生畢業、工作變動、微信清理等導致檔案資源流失。

（三）“數據倉庫”雜亂，難以深度利用。各部門收集的電子文檔格式混雜無序，信息資源過于單薄，原始檔案與電子文檔脫節現象時有發生。文檔價值甄別困難，完整性差，簡單命名、堆砌管理致使檢索困難，把檔案室變成雜亂的“數據倉庫”，非常不利于后期的深度開發利用。

（四）缺乏條件保障，檔案人才缺失。學校因校舍緊張，庫房面積即將達到飽和，專業檔案軟件因預算、采購程序等原因，一時無法到位。學校一直由文書兼任檔案員，應付“井噴式”檔案信息增長，感覺力不從心。

（五）服務范疇擴大，檔案利用頻繁。隨著日常考核的細化要求，學校檔案室漸漸變成日常工作“留痕”的“百寶囊”，服務范疇不斷擴大?！吧厦媲l線，下面一根針”，面對各級各類評優考核，如何“讓數據多跑路”，精準對標，體現學校工作業績，已經成為學校檔案室日常服務量最大的工作。

（六）大數據成雙刃，安全漸成隱患。信息化建設的大力推進，大數據背景下如何處理好電子檔案的“高利用率”和“易修改性”等關系，在開發利用的同時，保證其完整性、真實性和安全性，成為檔案安全管理的新隱患。

二、“廣收精管預立卷”工作法探究

為了合理高效地解決檔案工作中遇到的上述問題，學校檔案室進行大膽嘗試，創新做法如下：

（一）建立健全制度，加強“收”“管”考核。修訂完善檔案管理制度，制定了電子檔案管理制度和檔案管理系統操作制度等。打破原有的“分層式”收集框架，建立“扁平化”檔案收集模式，減少了分級收集環節，直接接收各分檔案端口的“原生電子檔案”。各分管檔案端口以“歸檔范圍”為綱目，以媒體宣傳、校報校刊、學校網站、官方微博、官方微信、大事記等信息資源為抓手，對分管工作檔案“溯源”收集，基本形成一個“螺旋形”迭代增量收集模型。檔案室每一季度都會對照歸檔范圍和宣傳信息渠道等對檔案資料收集情況進行考核，形成積分，并遞交行政會通報。

（二）打破“信息孤島”，杜絕資源流失。各分檔案端口以主管工作為基礎，在工作開始就注意留存過程性材料，避免重要的檔案資源滯留，形成 “信息孤島”。依據“誰主辦誰收集，誰收集誰整理”的原則，確保每個事件都能信息溯源，從通知、布置、過程、結果、總結等一系列的文字、圖片、音像等資料 應收盡收、當歸必歸。在收集電子文件的同時，也將相關原始的紙質檔案、實物檔案、音像檔案一并收集，避免檔案資源流失。

（三）上報規范命名，“倉庫”秒變“中心”。1.板塊分類。學校檔案室根據歸檔范圍和學校工作需要，對自然年度內預計收集的內容進行板塊分類。分類分級建立電子案卷，如2019管理類、2019實物類、2019照片類、2019聲像類等文件夾，其下又根據該類檔案的特點進行再分類。固定板塊下可根據當年工作需要進行填充，并可作為下一年度檔案歸檔范圍修訂的參考性意見。如2020增加“校慶籌備”板塊，2014年后新增并固定“績效考核”板塊。2.規范上傳。各分管部門收集完成資料后，按照“一事一收”的原則，對原始、專業數據等都需要先進行數字化，與其他過程性電子文件、專業讀取軟件合成一個文件夾，規范命名為“時間[八位數字+事情緣由+涉校因素（地點、人物等）]”，例如“20180202 全省精神文明表彰大會發言 濟南 袁國彬校長發言”。規范命名后，通過辦公OA辦公系統，一鍵傳輸給檔案室，并在文件夾內形成一個工作備忘txt文檔，注明該項活動的原始資料清單，現保管人員、地點等。3.鑒定價值。學校檔案室對收到的電子文件價值進行甄別鑒定，根據歸檔范圍和影響因子對其分類，而對工作備忘中提及的重要原始資料，則會主動上門收集，從根本上減少了原始檔案的流失，做好電子案卷完整性的最后檢查。對暫時不符合歸檔范圍的電子文件則單獨保存在本年度的“資料庫”文件夾內，以備后用。4.預立加工。匯總上報的電子文件，經過預判分門別類放入其歸屬的文件夾，電腦會按照時間自動排序，使案卷內主要項目一目了然。因為每個事件都包括各環節的過程性完整資料，跨界跨類別的原始檔案數字化后，歸入管理類檔案統一保存，由此一個“小型的數據中心”初見規模。電子案卷的預立和數字化的推廣，使檢索更加優化，利用更加便捷。

（四）軟硬件分步走，管檔也能“智能”。檔案人員自學信息系統相關知識，通過編研小程序，使普通電腦升級成為管檔的“AI”高手，把檔案人員從編碼、錄入等重復性勞動中解放出來，批量導入專業管理軟件。1.配套設施到位。2015年我校多方比較后采購了專業檔案軟件，2019年，58中高新校區簽約啟動，新校區的建立將一次性建設現代化綜合檔案室500平方米，滿足學校未來20年檔案工作需要，并可實現異地保管。2.dir+bat。學校檔案室對電子檔案進行“深加工”，筆者通過“dir（DIR *.* /B > 文件名稱列表.txt）”bat操作，使文件夾內的文件名批處理成txt文件。再用Excel打開該txt文件，通過“數據分列”，把txt文件轉換成一個分列好時間、題名的電子目錄，直接導入檔案管理軟件。3.提高人員素質。在分檔案端口安排責任心強、精通電腦技術的老師負責分級檔案的管理。積極為檔案員提供繼續教育機會，多次組織檔案人員赴北京、濟南等地參加業務研討會、黨史學習等。2018年，學校1位檔案員自學通過全國高級信息系統管理師考試。

（五）“數據”帶路領跑，檔案服務“精準”。以電子檔案為基礎，各級各類檔案目錄為綱目的“檔案數據中心”，大到學校校慶、全國信息化大會分會場、城市“友城”信息征集、全市教育教學工作會等布展和各級檢查，小到老師人事檔案資料查詢、校友師生民生檔案佐證等，都可以通過一鍵查詢，調閱使用，真正實現了檔案查閱的精準便利。

（六）檔案管理專業，安防手段多樣。在建立健全保密管理制度的同時，做好風險預防工作。及時轉發學習關于檔案安全的相關文件，在常規安全舉措的基礎上，做到“工作需要、最小范圍、嚴格管理”，檔案涉密的計算機進行嚴格的物理隔離，定期更新防病毒軟件，不定期開展辦公系統默認密碼與弱密碼檢查，對重要檔案進行雙套制保存。

三、效果及影響

隨著檔案工作理念的不斷提升，“廣收精管預立卷”工作法的進一步完善，各部門征集檔案的熱情不斷高漲。學校各項各類工作中，都彰顯檔案利用的效果。

（一）勇奪全國“雙文明”。在參加全國文明單位、全國文明校園的申報、迎檢和復評工作中，提供的佐證材料要求精準，注重日常工作的考核。例如“我們的節日”“文明禮儀教育”“優質服務”等考核項目，既有明確要求，又不拘泥于材料形式。學校檔案室通過歷年檔案收集，能夠精準對標，找到規定時間段內最能體現學校工作的要點、亮點檔案，快速組卷編研成迎檢資料，贏得專家和同行的高度表揚，先后榮獲“全國文明單位”和“全國文明校園”稱號，帶來巨大影響和經濟效益。

（二）歷次績效考核“勇拔頭籌”。自2014年青島市教育局對直屬學校進行績效考核以來，我校連續5年獲得“優秀等級”，并且多次排名第一。此項檢查由青島市教育局邀請第三方專家進行測評，是對學校全面綜合量化評價，測評項目靈活多變，側重點每年度都有所不同，學校檔案室對標考核要點，規范高效地提供佐證材料，為學校贏得榮譽，多所兄弟學校到校學習。

（三）檔案測評連年優秀。自2016年青島市檔案局、青島市教育局對局屬學校進行檔案工作檢查以來，我校均被評為優秀單位，檔案員個人獲得通報表揚兩次，其根據參與全局測評撰寫的調研報告《新形勢下對青島市基層學校檔案工作的調查與思考》在《山東檔案》發表，引起廣泛關注。

（四）“老”檔案重獲“新生”。對室藏檔案進行搶救性保護和數字化，同時積極開發室藏檔案資源，拓展民生檔案服務領域，讓“數據”跑路，為廣大群眾服務。每年提供人事檔案、村干部競選、退休待遇、遺產繼承、出國留學等查檔服務，“快全準”的服務特點使每年有百余人次受益，受到社會各界的一致好評。

（五）“室藏”深編成“寶藏”。通過對學校檔案不斷深層次開發及向社會各界和校友進行征集，整理編研成《一路走來》，并籌建學校校史館。目前校史館面積118平方米，包括歷史足跡、組織沿革、校友風采等板塊，逐年對學校榮譽和校友信息等進行補充?，F已成為學校對外宣傳、學生德育教育、校友參觀留念等校園人文景觀。

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