數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

蘇菊蕓 林君 朱明珍 莫婕英

【摘要】本文研究重點(diǎn)為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，先對實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要性展開分析，然后從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理數(shù)字化過程中存在的問題著手，探討具體應(yīng)用策略。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案管理系統(tǒng);醫(yī)院檔案管理;存在問題;策略

當(dāng)前，數(shù)字化已成為醫(yī)院檔案管理發(fā)展的新方向，很多醫(yī)院都在積極開展數(shù)字化建設(shè)。但這一工程是需要長期進(jìn)行的，且工作量相當(dāng)大，不僅需要投入足夠的人力、物力、財(cái)力，且需領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)籌規(guī)劃，因此在數(shù)字化過程中不可避免會(huì)出現(xiàn)一些問題。對此要對出現(xiàn)的問題有科學(xué)認(rèn)知，能夠采取有效對策來應(yīng)對，保證數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)高效運(yùn)行，可以在醫(yī)院經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)揮其應(yīng)有作用。

一、數(shù)字化檔案管理建設(shè)原則和內(nèi)容

（一）建設(shè)原則。在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中，應(yīng)在以下原則下進(jìn)行合理的統(tǒng)籌規(guī)劃，切實(shí)做好各項(xiàng)具體工作。首先是堅(jiān)持資源為先原則，數(shù)字檔案室的建立根本就是資源的建設(shè)，必須以資源為先，做到各項(xiàng)檔案的及時(shí)、完整歸檔，確保數(shù)字檔案資源建設(shè)的質(zhì)量。其次是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好文件管理、檔案管理和業(yè)務(wù)工作等各方面關(guān)系，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)計(jì)和建設(shè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)館室一體。再次是整體推進(jìn)原則，即在開展數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中，要緊密結(jié)合醫(yī)院電子政務(wù)、信息化建設(shè)等，綜合考慮檔案室系統(tǒng)功能等因素，整體推進(jìn)實(shí)施方案。最后是安全性原則，要建立起科學(xué)的安全管理制度，對數(shù)字檔案室采取信息安全等級(jí)保護(hù)制度，合理應(yīng)用安全技術(shù)，并配備足夠的安全軟件和硬件設(shè)施，設(shè)立應(yīng)急恢復(fù)制度，保證數(shù)字檔案室能夠安全運(yùn)行。

（二）建設(shè)內(nèi)容。數(shù)字檔案室的建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院各部門配合起來，協(xié)同完成基礎(chǔ)設(shè)施、檔案資源和應(yīng)用系統(tǒng)等建設(shè)。第一，要根據(jù)數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，以及相關(guān)技術(shù)要求和配置要求等，建設(shè)起完善的基礎(chǔ)設(shè)施，以適應(yīng)數(shù)字化管理要求。第二，數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)中，要保證其具備完善的功能、安全可靠性和使用便利性，在其檔案管理全過程中都可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化。第三，要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對傳統(tǒng)載體——檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的全面建設(shè)，依靠技術(shù)手段保證檔案的真實(shí)性、完整性，用戶可以共享。第四，數(shù)字檔案室建設(shè)中，需完善具體的工作流程、電子檔案歸檔范圍等細(xì)則，設(shè)定嚴(yán)格的訪問權(quán)限等，保證運(yùn)行良好。第五，積極培訓(xùn)、引進(jìn)人才，保證數(shù)字檔案室工作人員的專業(yè)性，既具備專業(yè)的信息技術(shù)水平，又可以實(shí)現(xiàn)高效的信息資源和知識(shí)管理。

二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理過程中存在的問題

（一）基礎(chǔ)軟件功能較弱。為確保電子檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、完整性，需結(jié)合數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行需求，配備完善的基礎(chǔ)軟件，比如全文檢索軟件和網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)軟件等。采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫等主流數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，確保醫(yī)院數(shù)字檔案資源管理可以長期良好運(yùn)行。基礎(chǔ)軟件配備不到位，會(huì)導(dǎo)致其功能較弱，無法滿足實(shí)際使用數(shù)字檔案的需求。

（二）未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化檔案管理。一個(gè)醫(yī)院里面的部門數(shù)量多、科室多，部門之間、科室之間容易出現(xiàn)小團(tuán)體，而整體溝通合作不足，會(huì)嚴(yán)重影響到檔案的統(tǒng)一收錄，導(dǎo)致檔案資料方面有漏洞產(chǎn)生，比如資料的重復(fù)性嚴(yán)重、相互使用率低等，需要醫(yī)院管理部門加大管理力度，促進(jìn)各部門和科室間積極溝通合作。

（三）檔案管理系統(tǒng)缺乏與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)間的聯(lián)系。當(dāng)前不少醫(yī)院采用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，很多系統(tǒng)是為醫(yī)院專門設(shè)計(jì)的，因此也是針對醫(yī)院、醫(yī)療系統(tǒng)制定的，系統(tǒng)軟件具有個(gè)性化特征。但醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和制定，則是由醫(yī)院行政主管部門負(fù)責(zé)的，該系統(tǒng)是規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的。因不同的單位設(shè)計(jì)，兩套系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)高效共享和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

（四）安全保障系統(tǒng)有待加強(qiáng)。醫(yī)院在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中，應(yīng)根據(jù)安全等級(jí)保護(hù)要求等，建立起有效的安全保證技術(shù)體系，按照國家相關(guān)涉密信息系統(tǒng)保護(hù)規(guī)定，為涉密數(shù)字檔案設(shè)立保護(hù)系統(tǒng)。具體在國家規(guī)定中，要求數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)需設(shè)置明確的系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計(jì)員，實(shí)現(xiàn)三員管理制度。結(jié)合這一制度，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)立、配置用戶權(quán)限等，滿足數(shù)字檔案安全管理要求。應(yīng)用系統(tǒng)還要配置正版殺毒軟件，以及防火墻、業(yè)務(wù)審計(jì)軟件和用戶認(rèn)證等。一些醫(yī)院在數(shù)字檔案室建立運(yùn)行中，安全保障不足，只是簡單設(shè)計(jì)了訪問權(quán)限和殺毒軟件等，缺少全方位的安全管理機(jī)制和安全工具，導(dǎo)致安全漏洞較多，嚴(yán)重威脅到數(shù)字檔案室的信息安全。

三、數(shù)字化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

（一）將傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化融合。在醫(yī)院檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用會(huì)隨著傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展不斷深化，傳統(tǒng)管理系統(tǒng)是數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，需在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上建立，應(yīng)用傳統(tǒng)優(yōu)秀管理理念的同時(shí)，要融入數(shù)字化技術(shù)，促進(jìn)兩者的結(jié)合。一方面，要積極轉(zhuǎn)變管理理念，深化對數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)知，比如資料的保存可以為糾紛提供原始證據(jù)，保護(hù)自身利益。另一方面，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立下，醫(yī)院檔案管理中心也會(huì)向數(shù)字化傾斜，在有序過渡下促進(jìn)數(shù)字化管理的全面運(yùn)用。

（二）制定有效的管理制度。在醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，要保證管理工作有效開展，需要建立有效的管理制度，發(fā)揮其對具體流程的規(guī)范作用。一個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量會(huì)影響到之后的環(huán)節(jié)，因此在數(shù)字化建設(shè)中需隨之調(diào)整管理制度。比如在醫(yī)院人事檔案管理中，應(yīng)先建立起人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，在人事檔案管理中引入數(shù)字化辦公系統(tǒng)，將資料轉(zhuǎn)換為電子檔案存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案內(nèi)容需對應(yīng)到數(shù)據(jù)表中，確保數(shù)據(jù)是真實(shí)的。然后將導(dǎo)入的電子檔案與紙質(zhì)檔案對比檢查，確保信息準(zhǔn)確。這兩個(gè)環(huán)節(jié)都很重要，數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確會(huì)影響到后期使用質(zhì)量和資料的有效性，因此醫(yī)院應(yīng)建立起分級(jí)管理制度，確保各環(huán)節(jié)工作都能落實(shí)到位。同時(shí)設(shè)立監(jiān)督制度，周期性開展對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，將考核結(jié)果與績效掛鉤，保證實(shí)際工作質(zhì)量。

（三）整合醫(yī)院檔案數(shù)字化原始資源。科技高速發(fā)展時(shí)代，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用成為檔案管理工作發(fā)展的趨勢，通過對現(xiàn)有資源的整合，促進(jìn)資源高效利用，具體到數(shù)字化檔案管理，第一要實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院館藏?cái)?shù)字化管理，第二是館藏化管理社會(huì)化資源。要注意在醫(yī)學(xué)館藏?cái)?shù)字化管理中，結(jié)合各館藏研究方向等建立數(shù)據(jù)庫，其中納入相關(guān)信息，以實(shí)現(xiàn)集中化管理。要將一些紙質(zhì)化資料等進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)處理，在數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)，方便館藏之間和工作人員查詢、研究、共享。以醫(yī)院的原有聲像資料數(shù)字化處理為例，主要有照片檔案和錄音檔案等。要將原有聲像資料及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，圖片可以通過掃描儀轉(zhuǎn)換為電子版圖片，或者直接拍照存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫。視頻資料利用影像處理軟件編輯好，經(jīng)過壓縮、修飾和剪輯，轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，再依據(jù)其內(nèi)容和類別做好分類存儲(chǔ)錄入信息系統(tǒng)，對其設(shè)置好查詢編碼、查詢范圍，方便使用時(shí)調(diào)閱。要制定完善的用戶管理系統(tǒng)，根據(jù)使用人員特性設(shè)定訪問權(quán)限，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的用戶管理，保障醫(yī)院數(shù)據(jù)信息的安全性。為防止檔案遺漏、丟失，還要設(shè)立調(diào)閱制度，調(diào)閱之前需經(jīng)過審核和簽字，之后才可調(diào)閱。

（四）強(qiáng)化人才培養(yǎng)。醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的建立與作業(yè)發(fā)揮中，人的因素會(huì)產(chǎn)生關(guān)鍵性影響，醫(yī)院要加大人才培養(yǎng)力度，確保醫(yī)學(xué)管理改革的順利進(jìn)行。一方面，要重視培養(yǎng)和建設(shè)綜合性人才，不僅掌握專業(yè)醫(yī)學(xué)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)方面才能;另一方面，要引進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，使醫(yī)院檔案管理工作更加專業(yè)，提升檔案管理水平。對當(dāng)前的管理人員需進(jìn)行多樣化專業(yè)培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，掌握信息技術(shù)知識(shí)、軟件操作技能等，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人機(jī)結(jié)合，保證醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作更加科學(xué)化、現(xiàn)代化。

四、結(jié)語

醫(yī)院實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的過程是循序漸進(jìn)的，且需在此過程中不斷優(yōu)化，對此醫(yī)院要緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢，積極轉(zhuǎn)變管理理念，完善相關(guān)軟硬件建設(shè)，使檔案資料的價(jià)值得到充分發(fā)揮，最大程度上提高數(shù)字化管理水平。

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