醫院檔案管理融入辦公自動化的研究與探討

王維娜

【摘要】醫院檔案管理融入辦公自動化具有很明顯的優勢。本文分析了醫院檔案實現辦公自動化管理的現狀，結合實際提出醫院檔案實現辦公自動化管理的有效措施。

【關鍵詞】醫院;檔案管理;辦公自動化;現狀;措施

辦公自動化是時代發展的趨勢，隨著科學技術的發展和人們要求的提高，將會實現其在各行各業的廣泛使用。檔案的管理是醫院日常的管理工作，記錄著醫院的重要信息，能為科研工作和醫療技術的發展提供重要依據，從而直接影響了醫院的發展狀況。而在醫院檔案管理工作中融入辦公自動化系統，不僅極大地減輕了相關人員的工作量，方便醫護人員順利開展工作，促進醫院工作效率的提高，而且健全和完善了醫院的檔案管理工作，使得醫院的檔案資源得到充分利用。

一、醫院檔案管理融入辦公自動化的優勢

（一）提高了醫院的工作效率。醫院的工作復雜多樣且涉及范圍廣，加大了檔案管理的工作量和工作難度，并降低了檔案管理的工作效率。在醫院檔案管理工作中融入辦公自動化后，工作人員可以利用信息技術科學合理地進行檔案資料的處理，方便了信息的篩選、處理和利用，也提高了信息查詢和信息歸檔的速度，極大地提高了醫院的工作效率。

（二）有助于信息資源的共享。醫院各部門的工作功能和性質有所差異，導致部分檔案分散管理，因此難以確保檔案的完整性和及時有效性。在醫院檔案管理工作中融入辦公自動化系統，不僅確保信息的全面性和準確性，提高信息資源的查詢速度，而且能實現信息資源的共享，拉近醫院各部門之間的距離，提高檔案資源的利用率，實現科學化和規范化的檔案管理。

（三）安全性儲存。傳統的檔案管理是紙質形式的管理，占據空間較大，還會受潮濕、明火等自然條件的影響，保存時間也較短，難以實現檔案資料的長時間保存和完整性保存，降低了檔案管理的工作質量。在融入辦公自動化的條件下，可以有效規避上述問題，實現檔案的信息化管理，不僅顯著減輕了管理人員的工作壓力，還可以預留出更多的空間進行檔案管理，延長了檔案資源的使用年限，有效提高了醫院檔案的管理水平。

二、醫院檔案實現辦公自動化管理的現狀

（一）檔案管理的安全性低。在互聯網普及的背景下，要加強信息保密性和安全性的重視。因此，利用信息技術實現醫院檔案的自動化管理存在安全隱患。傳統紙質檔案的優勢在于其儲存方式單一，資料內容難以修改，并且修改后的內容會存有一定的痕跡。而信息化管理的檔案，由于電子形式的文件沒有手寫簽名和字跡等具體內容，文件內容較容易被人為篡改，而且能做到沒有修改痕跡保留，檔案管理的安全性、保密性差。因此，難以保證電子檔案的權威性和真實性。此外，在醫院的檔案管理工作中，如果病人病例或病人信息遭到泄露，不僅可能嚴重影響患者的正常生活，而且還會影響醫療效果，甚至于醫院的發展。

（二）檔案管理的體制和標準存在缺陷。首先，多數醫院的檔案辦公自動化管理技術還不夠成熟，硬件和軟件設施沒有配備齊全，無法保障檔案辦公自動化管理工作的順利開展。其次，部分醫院已經加強檔案辦公自動化管理的重視程度，并且投入了相應的資金和人力，但由于科學管理體制的缺乏，難以保證檔案管理的科學性，從而在管理工作中沒有收獲，并且造成一定的資源浪費。比如，工作人員沒有進行檔案的備份工作，對原始文件沒有及時保存，檔案分類不明確等等。

（三）管理人員的專業能力不高。辦公自動化信息管理平臺為檔案管理工作提供了多元化的操作途徑，既保障了檔案資源的質量水平，也為醫院醫療工作的順利展開提供豐富的科學數據信息。但從實際情況來看，醫院對檔案管理信息化不夠重視，沒有加大資金的投入力度，同時沒有對管理人員進行管理知識和操作技能的培訓，導致檔案管理人員的綜合素質普遍較低，難以跟上辦公自動化技術的發展，只能簡單地進行計算機操作，難以全面落實檔案的辦公自動化管理，進而影響了檔案管理的工作質量和水平。

三、醫院檔案實現辦公自動化管理的措施

（一）提高檔案資源信息的安全度。為了保證檔案信息化管理的安全性，醫院需要建立完整可靠的檔案管理辦公自動化網絡系統，網絡系統包括硬件設施、軟件設施和數據資料等，然后通過網絡系統的加密、權限和防火墻設置等，加強檔案管理的信息網絡安全建設和監管，使用先進技術實現被破壞數據的修補與維護。同時，為了防止檔案資料人為修改，實行重要文檔的加密處理或對重要檔案設置特殊權限。此外，醫院的檔案管理關乎患者的個人隱私安全。因此，在辦公自動化環境下實現醫院檔案的安全管理，需要不斷改進和完善網絡平臺，保證每個管理人員按規章制度完成工作任務，從而有效提高檔案資源信息的安全性。

（二）完善辦公自動化的檔案管理制度。醫院檔案管理人員需要以管理制度為準則，從而保證檔案管理工作的順利開展。為了有效實現辦公自動化，醫院需要科學合理地制定檔案標準和制度，確保系統管理的標準性和科學性。醫院檔案的主要管理工作內容包括信息資料的收集、整理、歸檔及鑒定，針對基礎工作的內容，有機結合合理的檔案管理制度和醫院部門的功能結構，確定完整而又細致的檔案管理制度，并運用這些管理制度嚴格把關醫院的各項檔案管理工作。另外，醫院建立統一的文件處理方式和規范文件的格式，確保檔案的規范化管理和標準化管理，提升檔案的管理水平。此外，對檔案信息化管理平臺進行定期核查和維護，并做好檔案資料的出入記錄，明確責任到個人，從而有效提高檔案信息的管理質量和安全性。

（三）提升管理人員的綜合素質。醫療事業的快速發展使得檔案信息不斷更新，加大了檔案管理的難度。同時管理人員是醫院檔案管理的核心工作人員，也是實現辦公自動化信息管理的重要力量，只有管理人員的素質能力過硬，才能在原有管理的基礎上提出建設性的意見。因此，醫院需要加強對管理人員綜合素質的重視，在招聘時注重專業人才的引進，同時加強管理人員的培訓、監督和考核，確保他們深入了解檔案管理的相關法律法規和檔案管理的工作內容，可以熟練使用各類辦公操作軟件，并儲備一定的檔案管理知識，明確每個管理人員的工作職責和工作內容。將檔案管理意識滲透素質要求，普遍提升管理人員的素質水平。

（四）建立醫院檔案管理的辦公自動化體系。在辦公自動化的條件下實現檔案的管理，需要充分利用現代技術和設備。醫院需要適當使用先進技術健全辦公自動化檔案管理體系，保障系統及時有效地輸入檔案的內容。醫院需要加強辦公自動化檔案管理的建設，實現檔案的自動化管理。檔案資源有較高的實際運用價值，并且資料十分珍貴，直接影響醫院今后的發展狀況，因此建立辦公化系統時，嚴格監管檔案信息資料，保證信息的安全性和有效性，從而更好地維護患者的隱私安全。在醫院辦公自動化檔案管理中，需要加強檔案信息安全的監管，明確規定檔案的管理工作，利用信息技術進一步提高辦公自動化檔案管理的工作質量和工作水平。

四、結語

互聯網和信息技術的發展轉變了醫院的辦公形式，利用科學技術實現醫院檔案辦公自動化管理，不僅有效減輕了管理人員的工作壓力，提升了醫院管理的工作質量和工作效率，而且保障了檔案管理工作的完整性和全面性，確保了檔案資料的真實可靠。因此，醫院檔案管理融入辦公自動化能有效促進醫院的發展。

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