探析加強醫(yī)院辦公室管理工作的有效策略

王熙

【摘要】在醫(yī)院日常運營管理過程中，醫(yī)院辦公室作為上傳下達(dá)的中樞機(jī)構(gòu)，發(fā)揮著極為重要的作用。醫(yī)院管理者要與時代發(fā)展保持同步，與新醫(yī)改政策相結(jié)合，積極對醫(yī)院辦公室的管理機(jī)制予以創(chuàng)新，持續(xù)提高醫(yī)院辦公室管理水平和管理質(zhì)量。對此，本文主要對加強醫(yī)院辦公室管理工作的有效策略進(jìn)行了初步探討。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;辦公室管理工作;主要特征

在我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展下，醫(yī)療市場之間的競爭越來越激烈，同時受醫(yī)改政策的影響，傳統(tǒng)醫(yī)院管理工作模式已經(jīng)和新時期的發(fā)展要求不適應(yīng)，對此，醫(yī)院辦公室在醫(yī)院的發(fā)展和運營過程中發(fā)揮著極為重要的作用。增強醫(yī)院自身競爭實力，創(chuàng)新醫(yī)院辦公室管理工作模式勢在必行，唯有如此，才能有效降低醫(yī)院整體的運營成本，全面提高管理水平，促進(jìn)醫(yī)院又好又快發(fā)展。

一、醫(yī)院辦公室的主要特征

從醫(yī)院辦公室職能定位出發(fā)，其主要特征包括被動性、服務(wù)性、綜合性和政策性。1.在政策性方面。醫(yī)院辦公室屬于行政職能部門，主要工作是對醫(yī)院各管理階層的相關(guān)工作進(jìn)行協(xié)同配合，其主要負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃醫(yī)院的長期發(fā)展方向和短期目標(biāo)，所以，對我國政府部門制定的政策和法規(guī)要熟悉吃透，為醫(yī)院的發(fā)展提供方向。2.在綜合性方面。因現(xiàn)階段我國各地區(qū)醫(yī)院的規(guī)模越來越大，醫(yī)院內(nèi)部劃分的部門科室數(shù)量不斷增多，醫(yī)院辦公室在與各部門科室溝通的過程中，涉及了較為廣泛的工作內(nèi)容和形式范圍，所以醫(yī)院辦公室在協(xié)調(diào)溝通過程中應(yīng)充分掌握不同科室的職能定位、醫(yī)療范圍與重點難點問題，具備“多面手”的技能，因此醫(yī)院辦公室具有綜合性特點。3.在服務(wù)性方面。醫(yī)院辦公室職能定位較多：第一，上傳下達(dá)，公文流轉(zhuǎn)，信息公開，是傳遞醫(yī)院各項信息的中樞機(jī)構(gòu)。第二，需要在醫(yī)院各個部門科室中溝通協(xié)調(diào)，將醫(yī)院管理層的決策嚴(yán)格落到實處。第三，第一時間對醫(yī)務(wù)人員的意見和需求進(jìn)行搜集了解，便于向上級管理階層反饋。4.在被動性方面。因為醫(yī)院辦公室在處理日常相關(guān)事務(wù)的過程中一般會根據(jù)管理階層的決策和指令開展工作，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)和協(xié)調(diào)溝通，所以此部門開展工作時存在很大程度的被動性。

二、加強醫(yī)院辦公室管理工作的有效策略

（一）人員管理人性化、科學(xué)化。在醫(yī)院人員管理工作中，應(yīng)將下述幾點做好：首先，人性化管理，在醫(yī)院日常管理工作中對所有醫(yī)療、教學(xué)、科研職工的建議和意見予以重視，鼓勵每位職工提出醫(yī)院管理中存在的問題，共同為醫(yī)院的發(fā)展獻(xiàn)言獻(xiàn)策，營造良好的工作環(huán)境，確保順利有效開展辦公室管理工作。其次，借助情感管理方式開展日常工作，要求所有醫(yī)護(hù)人員提高自身的職業(yè)道德、專業(yè)知識和專業(yè)技能，借助情感管理使所有醫(yī)院人員和管理者都可以把本職工作做好，增強他們的認(rèn)同感和歸屬感。再次，對醫(yī)院辦公室成員的發(fā)展予以密切關(guān)注。從管理者的角度為各成員規(guī)劃未來發(fā)展的目標(biāo)路線，同時加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，以提高其業(yè)務(wù)水平。最后，因醫(yī)院辦公室工作較為繁雜，同時諸多行政工作和專業(yè)醫(yī)療工作有著極為密切的聯(lián)系，而信息更新速度極快，因此要積極引進(jìn)和培養(yǎng)人才，不斷輸送新鮮血液，打造一支高技能、高素質(zhì)、高水平的辦公室人才隊伍。

（二）健全規(guī)章制度和流程。為了有效提高醫(yī)院辦公室管理工作效率，需要對醫(yī)院的規(guī)章制度和流程予以完善。在建立健全規(guī)章制度的過程中，需要與醫(yī)院的實際發(fā)展、管理情況相結(jié)合：第一，需要保證所建立的規(guī)章制度和流程具有操作性，在醫(yī)院內(nèi)部切實可行。第二，需要保證規(guī)章制度可以明確所有醫(yī)院辦公室工作人員的職責(zé)和分工，保證醫(yī)院辦公室工作更加穩(wěn)定、統(tǒng)一，提升醫(yī)院辦公室管理工作質(zhì)量和工作效率。第三，要與人性化的管理相結(jié)合，對所有人的意見予以尊重，鼓勵職工大膽提出醫(yī)院管理中存在的問題，結(jié)合實際共同研究并提出有效的解決措施，從而創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，為有效開展醫(yī)院辦公室管理工作提供有利條件。

（三）實施精細(xì)化管理。上世紀(jì)中葉，日本首次提出精細(xì)化管理概念，其主要是通過最大化降低管理成本來提高管理效率。要把精細(xì)化管理實施好，主要從下述幾個方面著手：第一，將以人為本的人本化管理落到實處。醫(yī)院辦公室人員均要嚴(yán)格遵循以人為本的基本服務(wù)理念，在開展協(xié)調(diào)各科室、各部門等工作的過程中，首先對他們的利益要進(jìn)行充分尊重和保障。同時還要把差異化特征展現(xiàn)出來，根據(jù)各部門科室的特點，制定符合實際的管理措施與制度。第二，開展細(xì)致化管理。充分借助人力資源部門，與員工自身特色相結(jié)合，對其崗位職責(zé)進(jìn)行定位，確保崗位資源配置最優(yōu)化;同時把抽象的目標(biāo)和決策轉(zhuǎn)變成具體的工作要求，以此達(dá)到合理量化工作所需的目的。第三，實施精細(xì)化管理。借助加大制度化建設(shè)力度，展開標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而實施信息化管理，科學(xué)分工職責(zé)。在管理過程中應(yīng)積極總結(jié)，以期將傳承文化和創(chuàng)新的目的順利實現(xiàn)，促進(jìn)醫(yī)院辦公室工作持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

（四）重視目標(biāo)管理。醫(yī)院辦公室要注重目標(biāo)管理，借助目標(biāo)管理理念開展工作，對醫(yī)院辦公室管理予以創(chuàng)新，具體可以從下述幾點入手：第一，應(yīng)確保管理目標(biāo)的科學(xué)性和合理性。在辦公室管理中設(shè)置合理、科學(xué)的管理目標(biāo)極為關(guān)鍵，但解決難度卻很大。設(shè)定管理目標(biāo)，此目標(biāo)要將個體參與意愿以及個體和總目標(biāo)的均衡體現(xiàn)出來。第二，確保有效落實目標(biāo)。以目標(biāo)為導(dǎo)向，嚴(yán)格授權(quán)尺度，將權(quán)力的界限把握好，以免影響個體積極性，然后展開有效控制。第三，有效評估和監(jiān)督目標(biāo)。根據(jù)要求和標(biāo)準(zhǔn)有效評估和監(jiān)督目標(biāo)，嚴(yán)格考核，如實反映，同時構(gòu)建激勵機(jī)制，做到獎懲分明，同時考核結(jié)果與獎金、薪酬和晉升掛鉤，從而將職工的工作積極性和熱情有效提高。

（五）加強信息監(jiān)管，發(fā)揮信息化的積極作用。要將信息化的積極作用充分發(fā)揮出來，不僅要對信息化建設(shè)引起高度重視，加大軟件、硬件的投入力度，同時必須加大對信息動態(tài)監(jiān)管的工作力度，確保數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)的安全性。借助信息系統(tǒng)將兩個目標(biāo)完成。首先，重組管理流程，將工作效率最大化。如利用OA系統(tǒng)革新文件流轉(zhuǎn)方式，借助更加科學(xué)化的方式管理會議室和車輛;除此之外，還可以將信息化平臺向后勤管理、醫(yī)療管理、黨務(wù)管理、人事管理等方面擴(kuò)展。其次，借助大數(shù)據(jù)分析確保決策更加科學(xué)。要對院科兩級權(quán)限和查詢范圍予以明確，借助實時查詢第一時間掌握醫(yī)院運營動態(tài)，借助大數(shù)據(jù)展開比較分析，為決策提供重要依據(jù)。

三、結(jié)語

現(xiàn)階段，社會發(fā)展速度顯著加快，人民生活水平得到了明顯改善，在此形勢下，人們開始高度重視醫(yī)療服務(wù)水平的質(zhì)量，而作為醫(yī)療內(nèi)部極為重要的綜合服務(wù)型部門，醫(yī)院辦公室工作效率的提升，有利于更好地實施醫(yī)院整體服務(wù)工作，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，所以對各大醫(yī)院而言，應(yīng)積極將醫(yī)院辦公室內(nèi)部的管理水平有效提高，促進(jìn)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提升，有利于提升醫(yī)院內(nèi)部整體管理水平，促進(jìn)醫(yī)院又好又快發(fā)展。

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