PDCA循環法應用于醫院辦公室管理中的價值評價

劉敏娜

【摘要】醫院行政管理部門協調著醫院各個部門工作的順利開展，醫院辦公室是其中重要的組成部分，目前醫院辦公室管理存在較多問題，急需改進。科學有效的管理辦法會使醫院辦公室在多項行政工作的開展中事半功倍。PDCA循環法對辦公室工作的開展有促進與優化的作用，本文研究PDCA循環法應用于醫院辦公室管理中的具體價值。

【關鍵詞】PDCA循環法;辦公室管理;價值

PDCA循環法具體內容包括Plan、Do、Check、Act，即計劃、執行、審查、處置四部曲，是由美國相關領域的研究學者戴明在PDS循環基礎上去粗取精加工而來的。在辦公過程中將檢查結果進行仔細總結，對于存在的問題，將其列入下一個PDCA循環中，并將成功的結果進行總結，鞏固經驗，給予肯定的態度，將成功經驗在行政工作中進行推廣，并將其進行更加標準的表述。Plan、Do、Check、Act并非一個循環就結束，而是經過數次循環不斷往復運作的過程，不斷進行探索與摸索，尋找出問題，探尋新的改善方法，未被解決的問題放入下一PDCA循環，直至解決為止。如此不斷發現新問題，不斷解決提升工作品質。PDCA循環不失為一種行之有效的管理辦法，值得深入探討分析。

一、醫院辦公室工作的特征

醫院內的行政工作繁多冗雜，需要多個部門協調合作共同完成。為了適應醫療行業當前的發展速度與狀態，緊跟醫改步調，醫院各個行政部門需要做好科學的管理，使工作有條不紊開展，及時汲取國外的先進管理辦法和優秀管理理念，對其中適合我國當代醫療行業發展的精華進行吸取、加工、發揚。在引入先進工作管理方法與經驗的過程中，醫院辦公室發揮著舉足輕重的作用。在引入先進管理經驗的過程中，首先由醫院辦公室對醫院當前發展過程存在的弊端加以提出，對醫院未來的發展策略、需要的管理方法類別加以確認、制定。在當今醫療行業存在嚴峻的發展現狀、醫療行業存在日益增強的競爭力的前提下，醫院高層應該對發展趨勢進行科學的預設，組織專業的工作人員進行深入的調查與研究，積極適應現狀。但目前存在的問題是醫院高層多是由臨床一線工作者經過層層遴選而來，他們有夯實的專業技術，但缺乏有效的管理策略。在這種情況下，為醫院高層解憂獻計的醫院辦公室，就需要對工作方法加以調整，摒棄簡單的辦文、辦會的辦公模式，改為加強收集新的形勢信息，密切關注醫療改革的趨勢，緊盯醫療行業的工作情況，為管理經驗缺乏的醫院高層提供中肯、富有價值的最新信息，并對高層作出的策略進行積極反饋。

二、PDCA循環法在醫院辦公室管理中的具體應用

（一）Plan階段。Plan即需要對管理的目標、具體管理方法進行規劃。首先由醫院辦公室工作者成立一個辦公室管理提升小組，提升小組的負責人為辦公室主任，而每一位辦公室的工作者都是其重要的組成部分。在不影響正常辦公室工作的前提下，將辦公室下一階段要實現的目標分為近期、中期、遠期三部完成。將為實現最終目標需要做的工作加以具體化，分配到每一個小組成員手中，對每一階段的負責人與主要參與者進行明確，確保工作得以順利的開展。就近期工作為例，需要做的就是將收文、發文的處理率升至95%以上，這就要求小組成員對收文進行及時的處理并在第一時間將其上傳給醫院高層，然后根據高層指示將結果下傳給相關的部門，收、發文不得在辦公室內停留三天以上仍未被處理。同理，印章管理差錯率降至1%以下，對于需要用醫院印章的文件、事項進行嚴格的登記。與此同時，確保宣傳見刊率，提升危機事件處理能力。

（二）Do階段。執行階段要求辦公室管理提升小組認真執行已定規劃，每一階段的進程由該階段的負責人向小組負責人匯報。主要執行的內容為對收、發文管理、會議管理、宣傳管理與印章管理。收、發文管理是指對接收、下達發送文件過程進行規整，對于存在的遺漏、錯發問題及時指出，并針對特定的問題提出特定的修改意見。制定出嚴格的使用印章制度，并向全員醫護人員下達制度內容，向他們解釋使用印章的具體流程。醫院各部門使用會議室開會時都要按照辦會流程進行，分為開會前提交辦會申請，會議進行過程中的內容以及會議結束的總結，及時掌握會議室的使用狀況，從而對會議的時間進行合理的安排。與此同時，加強醫院知名度、影響力的宣傳，通過院刊院報內部宣傳，使醫院工作者緊跟時代的發展。通過網絡、公眾號等方式加強醫院疾病治療項目的宣傳，并對防止疾病的方法進行必要的宣傳。必要時可以將其整理成書面形式，發表到刊物進行宣傳，不斷提升醫院的知名度。

（三）Check階段。審查階段指對計劃階段作出的目標的落實、執行狀況進行檢查，對執行過程中遇到的困難、問題進行歸納總結，對存在的問題尋求解決之法，制定出一套行之有效的管理措施。小組人員按時開會討論工作的進展，廣開言路，積極采納小組內員工寶貴的意見與建議。另外，每個階段辦公室工作的完成情況需要小組相關階段的負責人進行總結，并將其整理好，在每一次的小組討論會上對整體好的結果進行公布。最后，在月底對各項工作的完成率進行匯報，對收、發文及時處理率、宣傳見刊率與印章管理差錯率的情況進行總結，并將其與上月這些指標情況進行比較，進一步對工作進行調整。

（四）Act階段。醫院辦公室管理的Act階段是對審查階段的處理。對于取得成效的成功經驗進行廣泛推廣，對于存在的不足之處提出相應的整改策略，不斷加以優化。在處置階段未被良好解決的問題，放到下一個PDCA循環中。

三、總結

醫院是一個特殊的場所，各個部門的協調通力合作方可使醫院各個部門有序開展工作。醫院辦公室是一個上傳下達的部門，情況多變，需要應對多種突發、臨時出現的情況，對于辦公室的管理要求比較高。在日常各項工作中，對于取得的成功經驗要進行總結鞏固，在以后的工作中堅持應用。與此同時，用PDCA循環法不斷促進管理向制度化、標準化的方向發展，不斷促進醫院辦公室管理整體水平的提升。

PDCA循環法通過多次循環，對于頑固存在的問題進行攻克，不斷發現，不斷解決，促進管理方法的有效性，管理制度的合理性發展。真正實現了醫院辦公室水平更上一個新的臺階，不斷促進醫院健康可持續發展。

【參考文獻】

[1]劉樂.淺析PDCA循環法在醫院辦公室管理中的應用[J].現代醫院，2014（7）：115-116+119.

[2]楊立紅.PDCA循環法對某醫院病案回收管理的影響分析[J].解放軍預防醫學雜志，2016，34（4）：535-537.

[3]陸洋，王國鎮，李天慶，等.PDCA循環法在我院創建青年文明號工作中的應用[J].中日友好醫院學報，2016，30（1）：50-51.

[4]仲麗，殷佩浩，楊帆平，等.PDCA循環法在我院藥物臨床試驗資料管理工作中的實踐[J].中國中醫藥現代遠程教育，2017，15 （1）：39-41.

[5]王猛，艾祎，金超嶺，等.PDCA循環法在核醫學科質量管理中的應用[J].中日友好醫院學報，2014，28（3）：182-183.

[6]闞全程.PDCA循環在醫院戰略管理中的運用[J].中國醫院管理，2009，29（8）：47-49.