紙質檔案數字化驗收管理體系研究

陳素娟

【摘要】本文以劍川縣檔案館為例，分析了紙質檔案數字化驗收管理體系中存在的問題，提出解決紙質檔案數字化驗收管理問題的措施。

【關鍵詞】數字化;紙質;驗收;管理體系

云南省檔案局于2019年1月將劍川縣列入全省數字檔案館建設試點縣，省發改委已將“劍川縣數字檔案館及其場館提升改造項目”列項審批并實施，總投資1500萬元，建設內容與規模為：建設劍川縣基礎數字信息平臺、數字檔案館管理系統、基礎輔助設施、服務設施等，制定一系列操作標準、規程，培養一支檔案信息化建設隊伍。隨著項目的實施，首先面臨的是紙質檔案數字化驗收管理問題。本文分析我縣紙質檔案數字化存在的問題，借鑒省局的研究成果，探討劍川縣檔案館紙質檔案數字化驗收管理體系。

一、數字化項目研究現狀

（一）國外研究現狀。美國和英國是國外檔案數字化工作起步較早的國家。1994年，美國國家檔案文件局與美國研究圖書館團體合作成立了一個數字檔案特別工作組，出臺了一份關于數字檔案的最終報告和建議。在這份報告中，提出了國家數字檔案館方案。同時，美國國家檔案文件局宣布將與美國國家科學基金會共同創建一個電子文件檔案館;英國公共檔案館也和倫敦大學合作推出了聯合王國數字檔案館計劃。檔案界學者紛紛對虛擬檔案項目建設開展了認真細致的研究工作，自1996年戴維·比爾曼在十三屆國際檔案大會上發表《虛擬檔案》以來，數字化檔案館問題開始成為檔案界研究的熱點。2010年，美國又提出智慧檔案館建設。

（二）國內研究現狀。在國家檔案局一系列政策標準的引領和規范下，2000年，國家檔案局在深圳召開了全國第一次數字檔案館建設研討會，拉開了全國數字檔案館建設的序幕。北京、上海等地先后開展數字檔案館建設。山東省已建成青島、淄博、威海、煙臺等8個市級數字檔案館和29個區縣級數字檔案館。這些研究與探索標志著我國檔案數字化研究與實踐的開始。目前，《紙質檔案數字化技術規范》（中華人民共和國檔案行業標準DA/T31-2005）是我國紙質檔案數字化工作較為系統全面的規范指導。但國內檔案界對數字化成果質量檢驗尚缺乏有效的技術手段和統一標準。云南省檔案館開展的“紙質檔案數字化驗收標準體系研究”項目，與浙江省檔案局研制開發的檔案數字化成果質檢系統有所不同，側重于紙質檔案數字化驗收標準體系的研究，依據一系列可操作性較強的標準將數字化成果檢測指標和流程逐一細化，逐項開展檔案數字化成果測試驗收工作。從“紙質檔案數字化驗收標準體系研究”項目的學術價值研究表明，本項目研究成果系統完整，進一步補充與完善了國內檔案數據質量檢驗細化標準及流程管理，進一步延伸并補充了《紙質檔案數字化技術規范》內容，對目前我縣檔案系統數字化成果質量檢驗的技術指標和具體工作流程規范具在指導意義。

二、劍川縣紙質檔案數字化驗收管理體系問題

（一）欠缺標準。我縣關于紙質檔案數字化的標準建立還不夠完善，目前依據《紙質檔案數字化技術規范》在進行，這套規范只提供一些相應的技術指導，并未涉及配套的管理規范，比如在開展紙質檔案數字化的過程中，工作流程、標準表格等，沒有一個統一的規定。

（二）工作流程銜接。紙質檔案進行數字化管理的流程很多，其中有領取、編號、著錄、裝訂、掃描等等一系列的過程，其中哪一個環節出現問題，都會影響整個工作流程的進展。比如，在存檔的過程中，其中的一頁上貼有半頁紙的證明，在編號的過程中，只編有一個號碼，但在掃描過程中，卻是兩頁，這種情況致使文件的編號與著錄的數據不一樣，導致數字化工作得不到有效銜接。

（三）存在的安全隱患。檔案原件的安全，為了使檔案安全無虞，將數字化的工作流程進行優化，根據自身的實際狀況，制定符合自身條件的檔案領取及保管相關制度。因為紙質檔案的數量比較多，數字化管理的過程中參與的工作人員又多，時常出現檔案資料查閱不到的情況。經過數字化管理后，檔案的數據安全尤為重要，在著錄的環節里，參加工作的技術人員比較多，還有計算機的數據導入等很多因素，導致檔案數據也存在安全問題。

（四）數字化檔案法律效力爭議。原始的紙質檔案上，蓋有單位公章及相關部門領導簽字，是具有法律效力的文件，同時還可作為憑證。受技術條件限制以及相關法律文件的影響，將原件進行掃描后的數字檔案屬性，受到爭議和質疑，得不到相關部門的認可，數字檔案的利用，在個別情況下無法實現其應有的價值。

三、解決紙質檔案數字化驗收管理問題的措施

（一）建立標準，完善制度。檔案驗收主要從以下幾個方面來完成：

1.數字化加工安全保密驗收。安全保密包含兩方面的內容：實體安全保密和信息安全保密。通過軟硬件及人員管理，實現全方位的安全管理。包括網絡平臺搭建、監控設備的安裝（16個攝像頭）等。本單位的數字化管理中心對加工公司實行流程管理，通過對加工人員進行崗前培訓，增強人員安全意識、保密意識、責任意識等，確保檔案在數字化加工過程中的安全完整。驗收小組檢查加工公司是否與縣檔案局簽訂“信息保密協議”、公司是否辦理《中華人民共和國國家秘密載體復制許可證》、工作人員是否持有云南省保密局頒發的《涉密人員上崗培訓證》。檔案原件是否嚴格按照檔案管理要求進行管理。在未拆卷以前，如發現有缺失文件現象，必須填寫《館藏檔案卷內文件材料登記備查表》，經簽字認可后再進行拆卷處理。下班之前，要檢查所有檔案是否進箱、柜，檔案箱、柜鑰匙要由專人保管，并且由專人檢查水電、窗戶關閉后方可離開。在加工過程中，如發現文件屬秘密級以上，需登記文件所涉內容。同時，不能隨便在文件上添寫任何字及符號，只能用2b鉛筆編寫頁碼。嚴禁將手機、相機、攝像機、私有移動存儲介質等設備帶入加工現場。由于工作需要，每個公司只允許兩名管理人員在加工現場使用手機，其余員工只能在加工現場外或下班之后才能使用手機，如有違反上述規定，按相關規定處理。驗收小組查看現場時，注意下列事項：數字化加工過程中所使用的掃描儀、聲頻（視頻）采集卡等設備，必須符合相關保密技術標準和保密要求，主機不得有U盤插口，數字化加工所使用的計算機及其存儲介質，必須嚴格遵守計算機有關保密管理規定。使用的移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質，按涉密載體進行管理，不得在非涉密計算機及網絡上使用，公司每天拷貝數據所用硬盤等，必須由專人在管理中心進行登記后，方可領取使用，同時履行歸還登記手續。加工公司在合同履行結束離場時，所使用的電腦硬盤、移動硬盤等數據載體需移交業主單位。

2.檔案掃描驗收。檔案掃描是檔案數字化加工的中心環節，加工公司必須根據所掃描檔案幅面的大小選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。檔案掃描驗收上，主要檢查掃描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情況進行，是否反映檔案的原貌等。

3.圖像處理驗收。檔案掃描圖像處理結束后加工公司必須對掃描圖像的偏斜度、清晰度、失真度等進行質檢，對存在偏斜、污漬、不完整等問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術處理，確保圖像完整無誤。加工公司質檢完成后須認真填寫“檔案數字化加工流程單”，對圖像處理結果進行相應說明。

4.圖像存儲驗收。加工公司在檔案圖像處理初驗合格后，須對圖像文件進行及時存儲。存儲格式分別采用TIFF格式和PDF格式兩種形式。在保證掃描圖像清晰可讀的前提下，以盡量減少存儲容量為原則，嚴禁以Word的插圖形式保存為Word文件。圖像數據存儲：同一批次檔案圖像數據要求分別采用TIFF格式和PDF格式兩種形式進行數據存儲，母盤采用TIFF格式進行圖像數據備份，數據掛接備份則采用PDF格式進行存儲。檔案原文圖像數據審核驗收主要檢查加工公司在檔案圖像處理完成后是否按圖像格式進行數據存儲，凡存儲格式不符合以上規定，采用JPG等格式保存的數據，一律重新處理圖像格式。圖像存儲的驗收主要是數字化加工公司所提交的光盤或者移動硬盤等其他存儲介質，其圖像存儲的格式是否以TIFF（LZW）格式和PDF格式存儲;存儲介質中的每一份文件，是否都有與之對應的唯一檔號，并以該檔號為掃描后的該份圖像文件命名。首先，檢查數據格式是否標準，所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。其次，檢查檔案的著錄，采用人工校對或自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查，核對著錄項目是否完整、內容是否規范和準確。

5.目錄建庫驗收。目錄建庫工作是此研究項目體系中一項很重要的組成部分，包括數據格式選擇、檔案目錄數據庫的建立和檔號唯一性選擇，在檔案目錄數據庫中，每一份文件賦予一個與之相對應的唯一檔號，該檔號又作為這份文件掃描后的圖像文件命名的唯一性，在目錄數據庫建庫工作中顯得十分重要。數據格式選擇：我們在紙質檔案數字化驗收標準體系研究項目中，對目錄建庫主要是選擇通用數據格式（DBF、TXT、MDB），各數字化加工公司的數據移交時統一轉換為DBF格式，向劍川縣檔案館的局域網數據服務器進行導入，其所選定的數據格式都能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。檔案目錄數據庫的建立，按照國家檔案局《檔案著錄規則》（DA/T18）和《云南省檔案館檔案文件級目錄著錄要求》等規定建立規范化的檔案目錄數據庫。

6.數據掛接驗收。掛接是檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認為“合格”后，各數字化加工公司將其加載到劍川縣檔案局（館）的數據服務器上。通過紫光檔案管理系統軟件，以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，保證批量、快速地進行掛接。

7.檔案文件級目錄及題名驗收。在本類目錄數字化檔案驗收中，我們根據國家檔案《DA/T18-1999國家檔案著錄標準》，并結合《云南省檔案館現行檔案文件級目錄著錄與掃描技術要求》和《云南省檔案館歷史檔案文件級目錄著錄及掃描要求》的具體規定對全宗號、止錄號、案卷號、檔號、責任者、題名、文號、文件日期、起止頁號等項目著錄質量分項進行。采用的方式是按照抽查比例，從每個驗收檔案全宗中隨機調取部分檔案原件，對照數字化檔案條目和檔案原件逐條逐頁進行對比驗收。

8.檔案整理驗收。掃描工作完成后，加工公司對拆除過裝訂物的檔案必須按檔案保管要求采用三孔一線的方法重新裝訂，裝訂必須保護檔案的實體不被損壞，保持案卷內文件的排列排序不變，做到安全、準確、無遺漏，裝訂成品結實美觀。

9.數據備份驗收。以上各項數據驗收合格后，還有最后一道驗收工序，即對加工公司備份的數據驗收。根據我們的要求，備份介質采用一次性寫入光盤或移動硬盤。至少備份三套，分別為兩套TIFF格式和一套PDF格式。在驗收當中需要注意的是：兩套TIFF格式的存儲介質，必須是不同的品牌，以防止同批次的存儲介質出現質量問題，從而影響所有數據都不能使用。數據備份驗收工作主要檢查圖片數據備份、目錄數據備份和備份數據是否能被計算機正確打開和讀取、數據信息是否完整、文件數量是否準確等，備份介質是否有揭示存儲介質內容的標簽等。

（二）提高利用率，提高效益。創建紙質檔案數字化的主要目的是進行利用，在創建的過程中，對數字化檔案的網絡化建設加強，使數字信息能夠真正存在網絡環境里，在保證檔案安全的前提下發揮其應有的價值，為社會提供方便的同時，提高效益。

（三）培養技術型專業人才。高技術型數字化的人才在建立紙質檔案數字化時有著舉足輕重的地位，是確保數字化工作有效和快速進展的主導人物。在創建過程中，檔案館應號召職工學習相關知識，培養相關技能，提高工作能力。盡一切努力培養出一批檔案信息化建設的高標準人才，確保紙質檔案數字化工作能夠順利高效進展。