民辦高職院校檔案數字化建設對策

梁儀娣

【摘要】傳統的檔案館或檔案室紙質檔案查詢已不能滿足人們當前生活和社會發展的需求，于是檔案領域也開始探索新方法。本文以民辦高職院校檔案數字化建設問題及對策為主題，以惠州經濟職業技術學院檔案數字化建設為例，探索檔案數字化建設模式。

【關鍵詞】民辦高職院校;檔案數字化;惠州經濟職業技術學院

隨著社會的發展，檔案利用與日俱增，當今網絡多媒體時代，數字信息改變著人們的認識方式和生活方式，獲取信息的渠道已不再局限于紙質材料，檔案館或檔案室傳統紙質檔案查詢已不能滿足人們當前生活的需求和社會發展的需要。本文以惠州經濟職業技術學院檔案數字化建設為例，探索檔案數字化建設模式，通過檔案管理系統網絡化，錄入、加工和采集數字信息，形成電子檔案，實現檔案全文檢閱的查詢模式，使檔案更好地服務于學校行政管理、教育教學、科研開發，服務于師生員工學習生活，服務于社會經濟發展。

惠州經濟職業技術學院檔案室儲存著大量紙質檔案、照片檔案和電子檔案，主要是紙質檔案。紙質檔案保存最詳細、最精確。字跡材料主要是通過印章、墨汁、機制紙激光或碳粉等打印出來的。由于儲存環境變化，或者是利用過程中磨損等因素，已造成部分紙質檔案出現不同程度的破損。針對目前檔案存在的普遍問題，該校檔案員開始探索將傳統紙質檔案轉化成電子檔案，實現檔案數字化，既保護了原始紙質檔案，又使檔案有限資源得以長久利用，提高工作效率。

一、檔案數字化建設存在的普遍問題

（一）對檔案數字化建設認識不強。目前，我國檔案主要由紙質檔案、實物檔案、照片檔案、膠片檔案、錄像檔案、電子檔案等幾種形式組成。傳統紙質檔案保存最詳細、最精確，把這些傳統紙質檔案轉化成電子檔案，通過網絡管理系統傳輸，提供智能化信息檢索，實現全文檢閱，其過程是艱辛的，而民辦高職院校想實現檔案數字化，其過程更為艱辛。主要由以下因素造成：1.部分領導對檔案數字化認識不夠。由于領導對檔案數字化認識不夠，沒有嚴格遵照國家的相關法規，對傳統紙質檔案進行數字化處理;個別庫房因建設不合理、儲存環境不達標、儲存設備不完善、人員配備不足、工作設備落后等原因，造成檔案數字化建設進展緩慢。2.部分檔案工作人員對檔案數字化認識不足。部分民辦高職院校的檔案工作人員文化素質較低，知識面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，對檔案數字化建設的重要性認識不足，對檔案保護知識也欠缺，嚴重制約了檔案數字化建設工作的發展。

（二）檔案保護經費投入不足。民辦高職院校的經費主要來源于投資方，很多民辦高職院校很難按照國家法規對檔案保護經費進行規劃，由于檔案保護經費投入不足，造成檔案庫房建設不達標，檔案儲存設備不完善，檔案工作人員培訓力度不足，從而阻礙了檔案數字化建設進程。

（三）缺乏數字檔案宣傳力度。目前，大部分高職院校檔案查詢是到檔案館或檔案室現場查詢，個別民辦高院校院檔案館或檔案室已把傳統紙質檔案轉化成電子檔案，但對檔案數字化宣傳力度不夠，影響了數字檔案的利用，也影響檔案數字化建設的積極性。

（四）缺乏針對性數字檔案保護措施。目前，我國檔案保護工作主要按照傳統的保護方法，以“八防”（防光、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防有害氣體）對檔案進行保護，但部分民辦高職院校檔案庫房沒有做到“八防”，而且保護方法不科學，尤其是缺乏針對性數字檔案保護措施。個別民辦高職院校檔案庫房設置不科學，沒有根據數字檔案的介質不同，采用合理的科學保護方法，從而使檔案在數字化建設中受到不同程度的損傷。

二、民辦高職院校檔案數字化建設的對策

新時代背景下，應做好民辦高職院校檔案數字化建設，探索檔案數字化建設新途徑，保護檔案有限資源。本文以惠州經濟職業技術學院檔案數字化建設為例，探索一套適合民辦高職院校檔案數字化管理模式，讓檔案更好地服務于學校行政管理、服務于教育教學、服務于科研開發、服務于師生員工學習與生活，服務于社會發展。筆者以多年檔案管理工作經驗，歸納出以下幾點做法：

（一）增強檔案數字化建設重要性的意識。1.增強領導對檔案數字化建設的重視力度。單位領導要增強檔案數字化建設的重視力度，把檔案工作納入本單位工作規劃，改善檔案工作環境及檔案儲存環境，保障硬件、軟件設施的投入，使其認識到檔案數字化建設是檔案工作的重要組成部分，檔案數字化能提高工作效率。以評促進，以惠州經濟職業技術學院檔案室為例，該校檔案室于2016年11月被評為廣東省高等學校檔案工作水平“省一級單位”。評估專家對該校檔案室進行評定，肯定了該校傳統紙質檔案歸檔規范，紙質檔案保管科學合理，但檔案數字化建設力度不夠。隨著學校的不斷發展，檔案利用激增，其工作量很大。學校領導聽取專家組分析意見，對檔案數字化建設有了全新的認識，增強了檔案數字化工作的重視力度，決定把檔案數字化建設工作納入本單位的工作規劃，促進檔案數字化建設進程。2.增強檔案工作人員的培訓力度。單位應加強對檔案人員的培訓力度，使其認識到檔案數字化是檔案工作中的重要組成部分，要勇于接受新觀念和先進的管理設備及科學技術，增強檔案數字化意識，不斷探索檔案數字化建設的新方法，提高工作效率，使數字檔案更好地為社會服務。以惠州經濟職業技術學院為例，該校檔案員積極參加上級部門組織的業務培訓。同時，定期對校內各職能部門的兼職檔案員開展業務培訓，使檔案業務培訓工作成為常態化工作。

（二）加強檔案數字化建設經費投入。依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《高等學校檔案管理辦法》，各單位應將檔案管理工作納入本單位工作規劃，并嚴格按照國家相關法規對檔案保護經費進行投入核算，使檔案保護經費投入到位。建立合理科學的檔案庫房，使檔案在庫房達標、設備完善、環境合適的條件下儲存，延長其壽命，使檔案有限資源更好地為社會服務。以惠州經濟職業技術學院為例，該校在決定做好檔案數字化建設時，把檔案數字化建設工作納入學校整體工作規劃。學校檔案工作人員把檔案數字化建設統籌經費材料提交該校黨政聯席會議審核。大量庫存紙質檔案轉化成數字檔案，工作量大，需要配足人力，合理分配加班時間。硬件、軟件設備設施得以完善，需要購置內存充足的電腦、快速掃描儀、網絡檔案管理系統、檔案管理專門服務器等設備。經費得以保障，檔案數字化建設開展順利。

（三）健全檔案管理制度。各單位檔案館、檔案室必須結合本單位工作實際，健全檔案管理制度。例如：惠州經濟職業技術學院檔案室對檔案管理制度進修訂，目前，已健全了《惠州經濟職業技術學院檔案庫房管理制度》《惠州經濟職業技術學院檔案人員工作職責》《惠州經濟職業技術學院檔案查借閱制度》《惠州經濟職業技術學院檔案保密制度》《惠州經濟職業技術學院檔案工作規范》《惠州經濟職業技術學院實體檔案分類方案》《惠州經濟職業技術學院信息安全制度》，尤其是電子檔案的加工、采集、上傳、儲存、查閱等環節嚴格按照《信息安全制度》進行處理。

（四）做好檔案信息安全保護工作。檔案館、檔案室進行檔案數字化建設，必須嚴格執行《信息安全制度》。以惠州經濟職業技術學院檔案室為例，該校檔案管理系統（網絡版）必須聯接專門管理檔案服務器。服務器由檔案管理員和網絡管理員共同監控，所有電子檔案設有權限。檔案庫房樓道裝有監控系統，保證檔案信息安全。對于查閱電子檔案，必須經過檔案管理員嚴格審批，如果需查詢重要資料，必須由主管檔案領導審批。同時，做好檔案信息安全工作，還要做好電子檔案異地備份，發現問題及時處理，以確保檔案信息安全。

（五）數字檔案儲存環境。檔案庫房環境對檔案安全保護極其重要，關系到檔案的壽命與存亡。根據《廣東省機關檔案綜合管理升級考核標準》要求，檔案保管場所必須做到整潔、防塵、防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防霉、防蟲等，已超出傳統的“八防”要求。檔案庫房建設要科學合理。根據檔案介質不同，對檔案進行分類存放。檔案介質不同，儲存設備要求也不同，對儲存環境不一樣。例如：紙質檔案必須使用國家檔案局標準的無酸專用紙檔案盒存放，儲存在標準的檔案專用柜或密集架;照片檔案要用具有防護膜的照片檔案冊存放，并儲存在溫濕度合適的檔案柜或防磁柜;而電子檔案應由光盤、磁盤、移動硬盤等設備儲存，存放在遠離磁場，干凈的防磁電子文件柜。因此，檔案管理員應根據檔案類別、介質不同，對檔案進行分開儲存，做好檔案保護的日常工作。在傳統檔案保護方法的基礎上，探索數字檔案保護新途徑，采取針對性保護措施。

（六）探索檔案數字化建設新途徑。筆者認為做好檔案數字化工作，需要檔案工作人員不斷探索，勇于創新、開發檔案資源，因地制宜地采取有效措施進行數字化建設，提高檔案利用價值，使檔案有限資源更好地為人類和社會服務。惠州經濟職業技術學院除遵照上面做法以外，為了做好保密措施，整個檔案數字化建設過程均由檔案員完成，既做好保密工作，又節省成本。畢竟民辦高職院校經費比較緊張。該校結合實際，采取有效措施進行數字化建設。下面是該校檔案數字化建設的幾點新做法：首先，檔案員對歷年檔案查閱情況進行分析，根據檔案利用率和檔案重要性，選擇性地逐步進行數字化處理，即對利用率高和重要的檔案，先進行數字化處理，再對利用率相對低的檔案，逐步進行數字化處理，扎實高效有步驟地推進檔案數字化建設。其次，設備設施做到一步到位，把庫存紙質檔案分解、掃描、加工、采集，形成電子版，上傳到檔案管理系統（網絡版），實現全文檢閱，再進行權限處理。每一卷紙質檔案采集完成后，重新裝訂，重入庫房，均由本單位檔案員完成。雖然工作量大，但起到保密作用。最后，做到匯編與檔案共存。根據檔案的重要性和利用情況，提取檔案精華，采集相關信息進行研究，開發檔案信息資源，進行匯編，以便查詢利用。因此，電子檔案與匯編共存，能大大提高工作效率，利用方便，更好地服務于學校行政管理、教育教學、科研開發，服務于師生學習與生活，服務于社會發展。

三、結束語

民辦高職院校想做好檔案數字化工作，需要領導支持，檔案員要不斷探索與創新，結合本校檔案實際，采取有效措施，進行檔案數字化建設，提高工作效率，使檔案資源更好地服務于學校行政管理、教育教學、科研開發，服務于師生員工學習與生活，服務于社會發展。

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