提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

孫立君

【摘要】在公司的辦公室內(nèi)部，文秘工作主要是處理公司內(nèi)部的行政事務(wù)，以及各類公司高層領(lǐng)導(dǎo)的行政事務(wù)。因而，文秘的溝通和寫作直接會影響到整個(gè)辦公室的運(yùn)行效率，間接地影響到公司高層領(lǐng)導(dǎo)人員的工作效率，因而，文秘人員要加強(qiáng)提高自身的寫作能力，強(qiáng)化處理關(guān)鍵問題的能力。此外，文秘要提高溝通、寫作工作質(zhì)量。因此，辦公室的負(fù)責(zé)人，也要充分地重視文秘寫作工作，給文秘人員提供必要的支持。

【關(guān)鍵詞】文秘工作;專業(yè)培訓(xùn);獎勵制度

公司內(nèi)部的辦公室部門是整個(gè)公司的綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，因此很多公司的重要管理事務(wù)都必須由辦公室來開展處理，辦公室是公司內(nèi)部政策制定、文件傳達(dá)的核心樞紐。因而，從事行政工作的文秘人員要具備極強(qiáng)的行政管理能力，高效處理行政工作。此外，文秘人員要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，熟練使用辦公軟件，其中文秘人員的核心能力、寫作能力能夠有效滿足公司內(nèi)部文案的編制需求，承擔(dān)起信息傳達(dá)、承上啟下的作用。

一、企業(yè)重視文秘工作

通過優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，明晰各部門之間的職責(zé)和權(quán)限，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的穩(wěn)定性奠定基礎(chǔ)。辦公室部門是整個(gè)企業(yè)重要行政管理部門，通過傳達(dá)公司經(jīng)營者的決策意圖，以及實(shí)現(xiàn)與各個(gè)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門之間的對接，促進(jìn)企業(yè)投資信息的快速流動和傳輸。隨著企業(yè)規(guī)模不斷發(fā)展，公司也產(chǎn)生了更多新型的辦公室工作任務(wù)，尤其是當(dāng)辦公室內(nèi)部行政事務(wù)較多時(shí)，需要增加更多的文秘人員來處理文案寫作工作。辦公室主任要充分重視文秘工作給整個(gè)辦公室運(yùn)營帶來的影響，在招聘文秘人員時(shí)，公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人員要給招聘工作提供必要的支持幫助，以及提供資金支持。盡可能參與到文秘招聘工作中，以選拔優(yōu)秀的文秘人才，此外，公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人員要為文秘開展寫作和溝通培訓(xùn)工作，以提高文秘的工作能力，保證公司內(nèi)部的行政管理工作高效處理。

二、增加文秘人員的數(shù)量

由于企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)經(jīng)營范圍廣、產(chǎn)業(yè)鏈長，因而需要聘請大量的工作人員開展業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)工作。隨著公司內(nèi)部行政工作量逐步加大，文秘的工作量也在迅速提升，文秘人員經(jīng)常需要加班來完成日常工作，導(dǎo)致當(dāng)前很多人員都不愿意從事文秘工作。此外，文秘人員工資待遇不高，行政工作事務(wù)比較枯燥，導(dǎo)致當(dāng)前人才市場中，從事文秘工作的人才日漸減少。但是，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)增，文案工作量在逐步加大，因而需要大量的文秘人才來開展工作，這就給企業(yè)辦公室?guī)砹溯^大的挑戰(zhàn)。很多公司的辦公室通常會選擇一些兼職和臨時(shí)人員處理文案工作，但是由于從事兼職以及臨時(shí)工作的人員不具備專業(yè)的寫作能力和溝通能力，導(dǎo)致實(shí)際的文案寫作工作出現(xiàn)較大的問題。公司需要給辦公室配備專業(yè)的文秘人才，辦公室主任結(jié)合實(shí)際的行政工作事務(wù)，來確定所需要聘請的文秘人才數(shù)量，例如可以將公司內(nèi)部特定的文案寫作任務(wù)交給一個(gè)秘書來處理，給公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人員，尤其是公司的主要負(fù)責(zé)人員配置一個(gè)專職秘書。另外還需要在辦公室內(nèi)部配備若干機(jī)要秘書、文字秘書，分別開展辦公室內(nèi)部的各類行政工作。盡管增加文秘人員數(shù)量，會提高辦公室的人力資源成本，但是也會有效提升辦公室內(nèi)部的行政管理能力，推動公司高速發(fā)展。

三、有效措施分析

（一）強(qiáng)化培訓(xùn)，并建立完善的工作制度。企業(yè)辦公室的負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)，結(jié)合辦公室內(nèi)部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)。結(jié)合文秘人員培訓(xùn)的需求，制定年度文秘培訓(xùn)計(jì)劃，并制定文秘培訓(xùn)方案。將文秘人員的培訓(xùn)資金納入部門的年度預(yù)算當(dāng)中，給文秘人員培訓(xùn)的內(nèi)容，主要是提高文秘人員的心理素質(zhì)、動手能力、綜合管理能力以及應(yīng)急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發(fā)情況。提升文秘人員的語言表達(dá)能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀(jì)要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業(yè)性的協(xié)作培訓(xùn)和語言溝通培訓(xùn)，增強(qiáng)文秘工作者人際關(guān)系處理能力，進(jìn)而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業(yè)形象。此外，辦公室主任還應(yīng)組織部門的員工完善公司內(nèi)部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學(xué)的制度來規(guī)范文秘的工作行為。在部門內(nèi)部建立文秘工作的職業(yè)道德規(guī)范，要求文秘人員嚴(yán)格管理自身行為，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，保證文秘工作者可以嚴(yán)格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業(yè)能力，來推動公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，以此來提升文秘人員綜合素養(yǎng)能力。

（二）建立獎懲機(jī)制。辦公室要結(jié)合實(shí)際的行政管理工作狀況，有針對性地設(shè)計(jì)獎懲機(jī)制來提高文秘工作者工作積極性，以實(shí)現(xiàn)激勵員工的目的。辦公室制定的獎勵管理制度，要對積極提高自身行政管理工作能力的文秘人員，給予一定的獎勵，以及在行政工作上做出重大貢獻(xiàn)的人員，給予一定的年度獎金激勵和精神獎勵，可以給員工頒發(fā)優(yōu)秀工作者稱號，以此來激勵全體辦公室人員努力工作，積極向上。辦公室以公開公平、多勞多得的原則來建立獎勵機(jī)制尤其是在公司內(nèi)部文秘工作量較大的情況下，通過制定激勵機(jī)制可有助于文秘人員高效完成文案寫作工作，給高質(zhì)量完成任務(wù)的員工頒發(fā)優(yōu)秀獎，可以給員工發(fā)放現(xiàn)金獎，發(fā)放辦公用品和生活用品以及提高員工的績效工資。

（三）提升文秘人員的服務(wù)意識。公司的辦公室要培養(yǎng)文秘人員服務(wù)大局的意識，以促使文秘工作者積極主動地為企業(yè)提供服務(wù)，為全體領(lǐng)導(dǎo)提供文案寫作服務(wù)。文秘工作者為公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人提供充足的信息資料，尤其是在開展重大會議前期要做好充分的會務(wù)準(zhǔn)備工作。此外，文秘人員要監(jiān)督公司各項(xiàng)制度的落實(shí)情況，將制度的執(zhí)行情況如實(shí)地反映給公司的高層領(lǐng)導(dǎo)人員。因而，辦公室主任要積極地提升文秘工作人員的服務(wù)意識，此外，文秘人員自身需要積極地創(chuàng)新工作方式、工作模式，提升文案寫作工作的效率。

（四）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作。公司內(nèi)部的秘書為多位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展各類工作，為傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，以及落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)所制定的管理政策，協(xié)助高層領(lǐng)導(dǎo)人員參加會議和簽訂合同的各項(xiàng)工作。因而，文秘工作者要做好文件的保密工作，保證制定的管理制度、政策文件可以快速傳達(dá)給各業(yè)務(wù)部門，各下屬公司提供行政管理信息，促進(jìn)信息可以在各部門之間進(jìn)行流動傳輸。

（五）科學(xué)規(guī)范地撰寫工作總結(jié)。文秘人員撰寫工作總結(jié)是文秘工作中的一項(xiàng)重要工作。當(dāng)前文秘人員要深入總結(jié)工作中存在的問題和不足之處，通過對比分析、差異性分析，將在工作中總結(jié)出來的創(chuàng)新點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)，寫在工作總結(jié)內(nèi)容上。通過每月堅(jiān)持寫工作總結(jié)來提升自身的寫作能力，此外，可以快速完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類寫作任務(wù)。

（六）強(qiáng)化與各部門之間的聯(lián)系。文秘人員要正確處理辦公室與各部門之間的關(guān)系，企業(yè)各部門為了實(shí)現(xiàn)自身部門的利益，通常會與辦公室產(chǎn)生一些糾紛和矛盾。在執(zhí)行公司的管理政策時(shí)由于政策的部分內(nèi)容會影響到業(yè)務(wù)部門工作的開展，以及影響到業(yè)務(wù)部門部分人員的個(gè)人利益，進(jìn)而會導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員抵觸政策。因此文秘工作者要與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分溝通，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)人員之間的協(xié)作，避免在執(zhí)行公司的政策制度時(shí)產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象。

四、結(jié)語

在辦公室內(nèi)部開展文秘工作，對于提高辦公室的行政管理工作效率具有重要的意義。文秘通過起草文件以及傳達(dá)文件，監(jiān)督政策文件的執(zhí)行，做好各類會議工作。此外，公司要給文秘人員開展必要的培訓(xùn)，以提升文秘工作者的工作能力。

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