新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策

張雪

【摘要】企事業單位員工的個人經歷以及思想品德還有業務能力等等綜合素質都體現在人事檔案中，人事檔案是企事業單位對于人力資源管理的首要根據。所以在新的形勢下，將人事檔案管理工作做好非常重要。基于此，本文對于人事檔案管理工作中所遇到的問題進行有效分析，并且根據分析的問題制定相應對策，希望可以為人事檔案管理工作者提供有效的參考。

【關鍵詞】人事檔案;困境;對策

一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

我國的人事檔案工作歷史悠久，源遠流長，并形成了完整的思維方式、管理觀念和管理模式。但隨著市場經濟的發展和信息化進程的深入，當前人事檔案工作諸多方面的消極因素影響了人事檔案管理工作的健康發展，使得當前的人事檔案工作面臨很多困境，具體表現為：

（一）思想觀念落后。神秘論以及無用論是當前人事檔案管理中存在的兩種極端的現象，這一現象使得現代人事檔案管理工作的開展受到阻礙。因為，在人事檔案神秘論中認為，對于個人信息的記錄以及個人隱私的記錄是非常嚴謹的，只能允許用人單位進行查看，這一現象導致在人事檔案的管理過程中，管理人員只收集個人的思想政治以及社會關系等材料，對于個人的能力以及綜合素質等方面的內容嚴重的忽視。此外，有一些材料可能存在偽造的現象，所以對于用人單位所提供的材料無法保證其科學有效性。在進行管理的過程中，一些管理人員的管理觀念比較陳舊，只抓住封閉式的管理方法，這樣就導致在經濟文化建設的過程中，沒有辦法將人事檔案的作用有效發揮出來。此外，人事檔案無用論這一極端的思想，認為人事檔案只能被應用在政府以及一些事業單位中，其他途徑是毫無意義的。所以就出現了部分面試者在進行人事檔案填寫的時候，不是特別的認真，甚至有關面試人員在面試之后將面試人的檔案隨便丟棄等現象，管理部門對于這一現象也有所忽略。因此這兩種現象導致現代人事檔案工作沒有良好的社會基礎作為保障，在思想上不夠重視人事檔案管理，這樣就使得人事檔案管理工作面臨巨大的困境。

（二）管理制度混亂。由于人事檔案工作的特殊性，在進行人事檔案管理的過程中最基本就是打好思想政治基礎，管理人員具有較強的工作責任感，但是這些遠遠達不到人事檔案管理的要求，所以還要求管理人員要具備優良的業務能力以及創新水平。現在人事檔案管理工作還是拘泥于紙質版的檔案管理，這樣沒有辦法跟上時代的步伐，目前首要的任務是利用高科技以及互聯網技術來達到檔案的科學有效管理。此外在人事檔案管理過程中，管理人員的流動性比較大，并且檔案管理人員的綜合素質也不高，專業水平能力不佳，還有一些甚至是兼職。所以對于本身業務，沒有花更多的心思去鉆研。

（三）管理人員素質不高。由于人事檔案工作的特殊性，因此，良好的政治思想素質、工作責任感成為人事檔案管理人員首要的條件，但僅此無法滿足人事檔案管理的要求，還必須要具備良好的業務素質和創新能力等各方面的能力。現有的人事檔案管理人員對人事檔案的管理局限于傳統的紙質人事檔案管理，無法適應時代要求，采用新技術、新方法、新設備對人事檔案進行科學有效的管理，造成人事檔案利用困難，人事檔案的社會價值未能得到充分發揮。另外，人事檔案管理人員流動頻繁嚴重阻礙了現代人事檔案管理工作的發展。“檔案人員隊伍不穩定，變化比較大。檔案人員缺乏專業知識，大多為其他部門人員兼任，且常常身兼數職，工作調動頻繁，造成他們業務鉆研不夠”。人事檔案管理人員往往利用掌握政府、事業單位等用人需求信息的有利條件，尋求自身更好的發展，人事檔案工作人員無法安心于本職工作，更不用說參加培訓、學習，提高自身的業務素質了。

二、新形勢下人事檔案管理工作的改進措施

（一）加強宣傳教育，樹立正確的人事檔案觀。要通過宣傳教育的手段，樹立正確的人事檔案管理觀念。對于人事檔案的神秘論以及人事檔案的無用觀點也及時改變，進行新的管理觀念的更新，做到與時代的發展步伐同步。對于管理工作要不斷加強，對于檔案管理工作要不斷創新，使人事檔案的使用價值有效提高。在人力資源的開發中，將人事檔案的作用充分發揮出來。要使相關單位認識到人事檔案的利用價值;讓個人認識到自己檔案的重要性，因為個人的政治面貌以及個人的經歷等都體現在人事檔案中，所以個人也要積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。

（二）建設高素質的現代人事檔案管理人才隊伍。在進行人事檔案管理工作中，人才作為主角，是服務的主體也是被服務的主體，因為對于一個單位來說，人才是單位可持續發展的動力，對于檔案管理部門要清楚認識到這一點。在進行檔案管理工作時，一定要選取綜合素質高并且專業水平高的人員進行檔案管理工作。針對目前所面臨的檔案管理人員流動性大且不穩定的問題，首先要使人事檔案人員的培訓工作不斷加強，制定考核制度，激勵檔案管理工作人員自覺加強自身業務能力的提升，對于新的管理內容以及新時代的管理要求要有明確的認識。

（三）建設完善的現代人事檔案管理新模式。改變以往封閉式管理模式，建立人事檔案社會化開放式管理新模式。人事檔案社會化開放管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充。人事檔案的使用應當向個人開放，讓個人了解檔案的內容，采用社會化、開放型人事檔案管理模式，為個人和用人單位提供多樣化、綜合化的人事檔案服務，充分滿足個人和用人單位利用人事檔案的需要，樹立人事檔案部門的新形象。使人事檔案的管理工作不斷發展。

（四）統一人事檔案管理部門，規范、完善檔案管理制度。統一我國人事檔案管理部門，建立國家各級人事檔案管理系統。統一領導，分級管理，“打破各級部門條條塊塊都管人事檔案的舊管理體制，實行相對集中統一管理的體制”改變我國目前人事檔案多頭、分散管理的混亂局面，將我國人事檔案工作統一到人事部門，將有限的人力、物力、財力充分有效地運用于現代人事檔案管理工作中，發揮人事檔案管理工作在社會主義經濟建設中的作用。

三、結語

綜上所述，在進行檔案管理的過程中，要清楚認識到檔案管理工作不但關系到個人的利益，還是國家人力資源管理開發以及利用的重要保證，所以在新時代、新背景下，對于人事檔案管理存在的一些問題要重視，并且制定出可行的管理方案，使人事檔案管理走可持續發展的道路。

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