探討事業單位人事檔案規范化管理的意義

孫述剛

【摘要】對傳統的人事檔案管理模式進行改革，制定相應的規范化管理制度，是適應時代發展的必然趨勢。本文就人事檔案管理的特點和存在的問題進行分析，并探討規范事業人事檔案管理的重要意義。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案;規范化管理

檔案是在各種社會活動中形成的，檔案管理作為一項嚴謹的工作，一定要做到謹慎和準確，因為其中的某些檔案甚至涉及到了機密性的文件，因此，為保證工作的順利進行，要對工作大力投入，以下將對人事檔案管理工作進行詳細分析。

一、事業單位人事檔案管理工作的特點

作為人事管理制度中重要的一項工作，事業單位中的人事管理直接形成于事業單位中人事管理活動，其對職員的學歷、資歷和個人身份等進行記錄，用以研究個人的薪資待遇，探究社會的勞動保障和組織關系，具有一定的法律效用，檔案對職員相關信息的記錄為上級考察、任用干部等決定提供重要的人事證明。

作為我國行政行業劃分體系的組成部分，事業單位對于人員的管理要求十分重要，其中越來越受大眾關注和重視的是事業單位人員檔案信息的真實有效性，在事業單位選拔人才并進行升職、調遣等決定時要堅持公開、公正、民主等要求，以符合當今社會發展的需求。規范化進行事業單位人事檔案管理工作在一定程度上提高了單位的工作效率，對于單位內的人員工作情況能夠得到及時掌握并進行精確分析，使得任用人員與人員的崗位分配都能最大程度上合理安排。同時，人事檔案在事業單位作出重要決定時，如員工考核、晉升提拔、退休安排等，上級通過對于人事檔案的調取，查看并分析人員日常的工作狀況、工作成績等對人員進行評價和安排，使得事業單位對于人員的管理更加具有公正性和客觀性。

二、事業單位人事管理目前存在的問題

（一）人事檔案管理工作人員缺乏一定的管理意識。雖然人事檔案管理工作對于事業單位工作的開展具有重要的意義，但很多管理人員無法意識到這個工作的重要性，在實際工作的過程中，對于檔案管理工作的投入十分欠缺，甚至對于檔案管理的認知方面有很大的誤區，有些管理者認為檔案管理工作只是簡單的資料整理和保管，因此缺少專門的檔案管理部門和管理資料人員。這種錯誤的認知對于事業單位的工作的順利展開造成了一定的影響。同時，對于檔案管理工作的忽視使得檔案管理工作制度缺失和人事信息不完整甚至失真。檔案的完整性最基礎的一點是檔案要真實客觀，只有真實完整的人事檔案信息才能全面客觀了解個人的歷史情況，反之檔案則會失去它最基本的多元性、共享性等價值特點。

（二）檔案管理人員綜合素質較低。檔案管理工作缺少專業化人才，管理人員的綜合素質較低是檔案工作管理難以進行改革創新的一個最大的瓶頸，管理工作的質量和效率離不開管理工作人員的綜合素質，事業單位檔案管理工作對于檔案管理人員的綜合素質提出了一定的要求，然而有些單位檔案管理甚至未設立相關的部門，檔案管理工作人員一般是其他部門的人員兼任，而從未受過專業培訓和缺乏專業的檔案管理知識的他們，對待工作的態度也不夠嚴謹認真，這就導致了事業單位人事檔案管理工作在開展過程中出現很多問題，其質量和效果都受到了嚴重的影響，而人員的不專業甚至會導致一些檔案資料缺失，這極不利于工作活動的順利進行。管理檔案的一些設備無法得到有效的利用，使得資源造成了極大的浪費。

三、規范完善事業單位人事檔案管理的措施

（一）提升人事檔案管理的整體水平。1.增加管理人員的檔案管理意識。改變單位領導干部、檔案管理人員以及群眾對于檔案管理工作的認識，尊重檔案來源的完整性、原始的整理體系和檔案來源處等原則，讓他們重視起檔案管理工作，是提高單位人事檔案管理水平最基礎的方法之一。2.提高領導對檔案管理的認知。在事業單位中，領導是一個單位的領頭人，更新領導對檔案管理的認知，使他們意識到檔案的重要性，針對性組織安排領導對檔案管理制度相關的法律法規進行學習，使他們能夠在自己的日常議事日程內加入檔案管理事宜，通過領導的具體、強制和權威的行政手段能夠保證單位檔案制度落實。這種做法保障了檔案規范化管理，能夠適應當下社會飛速發展的需求。3.檔案管理者是提升管理水平的關鍵。人事檔案管理工作的穩步開展離不開具有高業務水平的高素質人才不斷投身于工作，并且伴隨著社會的發展和現代化時代的推進，管理人員也要具備一定的溝通和檔案意識，這些意識的培養不僅是企業單位對管理人員的教育，管理人員在日常生活工作中注意檔案管理制度，也可能培養出管理人員的檔案意識和溝通意識。日常生活中，管理人員要多與上級領導溝通，培養自己的溝通意識。為了使領導能夠對于檔案管理工作重視起來，檔案管理人員在日常工作中要盡可能尋找并利用機會與領導交談并且匯報檔案管理工作的情況，在部門布置研究業務或者是工作時，可以邀請領導參與，詢問領導的意見。與領導的頻繁交往在一定程度上能讓領導明白人事檔案管理是一項復雜、困難、重要的工作，通過自身對于工作的認真付出，在工作上取得一定的成績，使得領導能夠認可，從而促進領導能夠真正意識到人事檔案管理工作的重要性，并在工作中能夠形成工作的規范性和制度化。檔案管理人員要讓大眾通過檔案法律、制度等科普教育宣傳，使他們意識到檔案管理是一項與人類發展息息相關，是聯系自身與未來發展的一個重要媒介，是命運的一個載體，檔案若是遭到損壞將會造成巨大的損失，絕非一件可有可無，不受重視的工作。通過不斷科普，增強大眾對檔案重要地位的認識，以此來獲得大眾對于檔案管理工作的支持，使得檔案管理工作能夠順利開展。

（二）建立完善的數字化信息管理系統。傳統的保存檔案的管理方式是將紙質記載保存在文件保存柜中，這種檔案管理方式占用空間大，紙質容易遭到磨損和損壞，保存時間也有一定的限制。如今的信息技術不斷發展，利用網絡作為保存信息的載體，在網絡上對檔案信息進行管理，是符合社會發展需要的一項重要改革進程。首先，事業單位要不斷加強自身建設，利用信息技術，結合單位內的實際情況發展，對檔案管理不斷進行優化和改善，努力朝著檔案管理的無紙化、透明化方向不斷發展。單位可以實施推進音像檔案或是電子檔案建設，減少紙質檔案所占的比例，利用信息技術記錄黨建工作中的聲音、視頻等形成音頻檔案。其次，單位還需加強對于電子檔案的建設，使單位從紙質檔案記錄逐步向電子檔案記錄過渡，不斷對電子檔案的建設結構進行優化，推廣單位內部對于電子檔案的使用，為檔案管理提供有利條件和環境。電子檔案要實時更新，不斷完善各個黨員的數據信息，建立相應的索引，方便查找人員信息。目前，我國對于電子檔案的發展，對于信息技術的運用已經逐漸成熟，并已有各種相對成功的利用網絡技術開展檔案管理工作的案例，事業單位要學會學習借鑒這些成功的經驗，結合自身的現狀和要求，尋找出適合自己單位發展的管理模式，建設檔案管理平臺的程序標準和程序運用，以保證信息平臺的運行規范，使得人事檔案的準確有效性能夠得到保障。

四、結語

綜上所述，在事業單位進行人事檔案規范管理的過程中，不僅要加強檔案管理人員自身的素質，企業單位也要加強對于檔案數字化進程的推進，使得人事檔案能夠真正為單位的工作推進提供參考，保障單位事業不斷發展。

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