如何規范企業印章管理

唐夏萍

摘要：印章是企業行使職權落實的重要憑證，是象征企業權力和職能的重要標志，具有合法性和權威性。本文闡述印章在企業管理中的重要作用，分析現階段企業印章管理存在問題，探討企業科學規范管理印章有效措施。

關鍵詞：印章管理;規范化;措施

印章管理是辦公室管理的一項重要工作，企業的各類文書、合同和材料要加蓋企業印章才能生效。加蓋企業印章的相關文件，受到國家相關法律法規保護。企業應給安排專職人員負責印章的日常使用和管理，以及一些用印材料的保存，這是印章管理的基本要求。隨著企業不斷發展，企業使用印章的次數不斷地增多，如果沒有做好印章的日常管理工作，會影響企業的正常運營和管理。因此做好企業的印章管理對企業的長遠發展具有重大意義。

一、企業印章管理存在主要問題

當前許多企業對印章管理缺乏足夠重視，致使印章在管理和使用中普遍存在一些問題，給企業造成不可挽回的經濟損失，使企業承擔巨大的法律風險。現階段企業的印章管理主要存在以下幾個問題：

（一）缺乏規范的印章管理制度

由于企業沒有規范健全的印章管理制度，導致印章使用不規范和印章隨意使用現象出現。許多企業在印章管理中缺乏合理規范的印章管理制度，僅在企業的審批材料和日期上加蓋印章，在對一些證明材料存在文字表述錯誤或者在更改后沒有使用印章，容易引起矛盾糾紛。有些在使用印章后沒有標注有效期限，有的在加蓋完印章后對已經失效的文章或者加蓋錯誤的印章，或者一些蓋有印章的空白文件紙張沒有及時銷毀處理，給一些有心之人可乘之機，給企業帶來經營危機和法律風險。

（二）缺乏完善的審批程序和登記要素

當前許多企業經營管理者意識到印章管理的重要性，并加強了印章管理制度的制定，但是沒有明確落實印章管理制度，缺乏完善的印章使用審批程序。企業重要的文件沒有經過相關人員的審核簽字，僅憑相關負責人的簽字就可以使用印章，缺乏對用印章人員的有效約束，導致出現亂用印章現象。有些印章管理人員沒有對文件仔細審查，而是把印章直接交與用印人員加蓋，容易引發風險和隱患。

（三）缺乏專業的管理印章人員

許多企業的印章管理人員多為辦公室主任、檔案員和文秘人員，企業因為要節約人力成本而沒有設置專人管理印章，導致對印章管理隨意，印章管理責任混亂。同時缺失印章管理流程，沒有完善的印章審批程序，最終影響了印章的管理存在安全問題。

二、規范企業印章管理的措施

（一）完善企業印章管理制度

現階段我國僅有一些規章制度對企業印章使用管理作了規定，對違印章管理規定的行為責任追究不嚴，是導致企業印章亂用和濫用的主要原因。針對這一現象，我國應該專門設立法律法規對印章管理使用，從根本上杜絕亂用印章行為。企業內部結合自身實際健全和完善印章管理制度，明確印章管理和使用，明確印章管理人員的責任和義務，對于因為印章管理不當引發嚴重后果的情況的應該追究相關管理人員和使用印章人員。

（二）加強規范印章管理程序

做好企業的印章管理就要從印章的刻制、啟用、變更到銷毀的全過程進行規范化管理。企業成立初期就要安排專人負責印章的刻制，并將刻制好的印章交給相關部門進行備案。分類管理和存放不同的印章，由專人負責對印章使用登記并對登記記錄做好保存，對于需要加蓋印章的文件和材料嚴格審查，并按規定填寫《印章使用登記表》，經有關負責人審核簽字后方能加蓋印章。對于印章遺失、廢棄應由印章管理人員填寫《廢止申請單》交與法人或者相關主管審核，由相關管理部門進行統一處理。

嚴格按照印章使用登記制度，確保印章使用登記。對于要使用印章的人員要做好部門、審批人、經辦人、用途和日期做好詳細記錄。印章管理人員要做好審批材料的收集和登記工作，裝訂成冊以作為印章使用登記的原始憑證便于日后查驗。嚴格對空白文書蓋章的情況進行管理。為有效防止印章不安全利用還要做好電子印章的管理和規范。

（三）培養專業管理印章人員

企業領導人要提高印章管理意識，重視印章管理工作。加強對印章管理人員的教育和培訓，提升管理人員的業務水平和職業操守，確保印章管理人員能夠嚴格按照印章管理制度規范化管理。

通過與印章管理人員講解印章管理制度、法律法規和實際案例，使管理人員牢固樹立底線意識，嚴格按照規章制度管理和使用印章。不得私自在有關文件或材料上用印，尤其是不能在空白紙張上加蓋任何印章。強化分管領導對用印材料、合同內容的審核職責，提高印章管理人員對用印章材料的合法合規審核能力。

（四）運用信息化手段加強印章管理

隨著科學技術的不斷發展，企業可以利用信息化手段提高印章管理水平。可以通過網上辦公系統對用印材料進行審批，為企業廣大員工和領導提供了便利，提高企業員工的工作效率。要求各類用印申請單之后上傳附件材料，這樣便于日后查詢用印信息。互聯網信息技術給印章管理創造了良好的辦公條件，同時印章管理工作性質也對網上辦公西戎的穩定性、安全性和使用性提出更高的要求。

總而言之，企業要做好印章管理使用工作，首先收制定和規范用印管理流程，確保印章和使用規范化;其次要加強印章管理人員的法律法規意識，提高印章管理的業務水平和思想道德水平，使其自覺遵守用印規章制度。只有規范企業的印章管理，確保印章安全使用，才能使企業管理工作規范化、科學化和法制化，實現企業持續健康發展。

參考文獻

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