高校院系辦公室管理職能探析

劉夢娜

摘 要 在新形勢下，高校院系辦公室的管理工作也應(yīng)相應(yīng)調(diào)整，緊跟時(shí)代的步伐，采取各種措施解決出現(xiàn)的問題，努力使管理工作與時(shí)俱進(jìn)。因此，分析和研究高校院系辦公室工作崗位職能具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對高校院系辦公室管理職能探析提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞 高校院系 辦公室 管理職能 探析

0引言

辦公室作為高校管理的重要組成部分，對于高校的持續(xù)發(fā)展有著極為重要的作用，這就要求高校能夠根據(jù)時(shí)代形勢制訂不同的管理策略，從而確保辦公室工作效率。高校管理者應(yīng)當(dāng)清醒認(rèn)識到辦公室作為高校計(jì)劃制訂傳達(dá)和不猛協(xié)調(diào)的中樞，能夠確保高校發(fā)展計(jì)劃的可持續(xù)進(jìn)行。另外，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，要求高校應(yīng)當(dāng)建立較為完備的管理策略，從而使得高校各部門能夠正常工作運(yùn)行，切實(shí)實(shí)現(xiàn)高校的精細(xì)化管理，下面將針對新形勢下辦公室行政管理工作的有效開展進(jìn)行討論。

1高校院系辦公室管理職能的體現(xiàn)

在高校院系辦公室管理工作中，辦公室所具有的職能主要包括行政管理、教務(wù)管理、思政工作、學(xué)生管理。其中，行政管理工作的開展要求辦公室能夠在行政決策中發(fā)揮參謀作用，并在行政決策落實(shí)過程中發(fā)揮監(jiān)督與考核作用，從而有效提升行政決策的科學(xué)性、確保行政決策得以有效落實(shí);教務(wù)管理主要要求辦公室能夠依據(jù)教學(xué)計(jì)劃為教學(xué)工作提供服務(wù)保障，確保教學(xué)工作能夠呈現(xiàn)出良好的秩序并得以有效的開展;思政工作要求辦公室能夠做好思政宣傳，發(fā)揮社會(huì)主義核心價(jià)值觀在高校發(fā)展、學(xué)生成長成才中的引領(lǐng)作用，并通過為黨團(tuán)建設(shè)提供良好條件、創(chuàng)新思政教育工作機(jī)制等，推動(dòng)思政教育工作成效得以進(jìn)一步的提升;學(xué)生管理則要求辦公室能夠引導(dǎo)學(xué)生了解校園規(guī)章制度，引導(dǎo)學(xué)生參與校園管理，在關(guān)注學(xué)生利益的基礎(chǔ)上幫助學(xué)生解決困難，通過做好安全教育工作與心理健康教育工作確保學(xué)生身心健康發(fā)展。

2高校院系辦公室管理職能的拓展

2.1政務(wù)辦理集成模塊化

集成模塊最初是微電子術(shù)語。管理中集成模塊化的概念是指使用某種過程設(shè)計(jì)將相關(guān)的工作內(nèi)容，工作對象和工作時(shí)間整合在一起，以形成快速響應(yīng)的日常工作。在多年的實(shí)踐中，集成模塊化管理的優(yōu)點(diǎn)是減少內(nèi)部消耗，提高效率并改善組織形象。在日常工作中，高校辦公室工作人員應(yīng)積極考慮優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和方法，整合簡單高效的業(yè)務(wù)流程，并增強(qiáng)自己的能力，同時(shí)加深對工作的理解，改善辦公室工作的外部形象和感知。

2.2增強(qiáng)服務(wù)意識，注重協(xié)調(diào)管理

為了有效提高高校辦公室工作效率，這就要求辦公室能夠改進(jìn)當(dāng)前工作策略，從而確保辦公室職能能夠?qū)崿F(xiàn)。由于辦公室處理的事務(wù)相較于其他高校部門來說較為復(fù)雜，這就要求辦公室職員有著較強(qiáng)的協(xié)調(diào)意識，能夠配合各部門工作的展開。同時(shí)，能夠積極參與到各部門工作中，確保各部門之間能夠協(xié)調(diào)工作，從而為高校樹立較強(qiáng)的凝聚力。除了專業(yè)工作能力，辦公室工作人員還應(yīng)當(dāng)注意自身素養(yǎng)，辦公室作為高校與外界聯(lián)系的窗口，是高校文化的直接體現(xiàn)，象征著高校的面貌，這就要求辦公室人員必須有著極高的自我素養(yǎng)，從而能夠合理應(yīng)對各種場面，有效促進(jìn)高校的持續(xù)發(fā)展。高校還應(yīng)當(dāng)注意對于辦公室工作人員工作積極性的調(diào)動(dòng)，從而確保辦公室工作人員能夠參與到高校工作中，從而對高校發(fā)展起到實(shí)質(zhì)性的作用。通過對辦公室工作人員素養(yǎng)和專業(yè)能力的有效提高，切實(shí)改善當(dāng)前高校辦公室行政管理工作的狀況，為高校發(fā)展打下扎實(shí)基礎(chǔ)。

2.3重視發(fā)揮出服務(wù)師生的管理職能

服務(wù)師生是高校院系辦公室在出現(xiàn)之初就具備的重要功能，只是，在新形勢下，高校院系辦公室工作人員需要進(jìn)一步強(qiáng)化自身的服務(wù)意識，關(guān)注高校師生對辦公室管理工作所提出的新需求與新期待。在此方面，高校院系辦公室需要做好教育服務(wù)、教學(xué)服務(wù)等工作，如課題申報(bào)、教學(xué)監(jiān)督、監(jiān)考以及教室安排、教學(xué)設(shè)備的配備等，都屬于教育服務(wù)與教學(xué)服務(wù)范疇，這些服務(wù)工作對于提升教育與教學(xué)效率具有重要意義。與此同時(shí)，高校院系辦公室還需要重視為師生生活提供服務(wù)，如營造良好的生活環(huán)境、學(xué)習(xí)環(huán)境，在關(guān)注高校師生利益訴求的基礎(chǔ)上體現(xiàn)出對高校師生的關(guān)懷與理解，從而有效提升高校師生的歸屬感。另外，高校院系辦公室需要在院系決策過程中發(fā)揮參謀作用，通過收集師生反饋信息，為院系決策的調(diào)整提供依據(jù)，從而為院系決策與高校師生期待之間的對接奠定良好基礎(chǔ)。

2.4完善激勵(lì)機(jī)制

高校院系辦公室應(yīng)當(dāng)對于教師的個(gè)人訴求有著一個(gè)較為基礎(chǔ)的了解，從而有效調(diào)動(dòng)教師的工作積極性，通過人性化管理，使得教師個(gè)人才能得以彰顯，確保人盡其才，有利于教師個(gè)人潛力的發(fā)掘。除了激勵(lì)機(jī)制的完善，高校還要建立完善的監(jiān)督機(jī)制，從而確保激勵(lì)制度能夠落實(shí)到位，這就要求高校能夠針對各部門的工作情況制定不同的監(jiān)督方案，確保獎(jiǎng)懲得當(dāng)，從而有效調(diào)動(dòng)教師的工作積極性，有效促進(jìn)高校發(fā)展。

2.5要重視發(fā)揮出信息管理職能

高校院系辦公室需要對自身的信息管理職能進(jìn)行重新審視，并推動(dòng)信息管理理念、信息管理方法、信息管理技術(shù)的協(xié)同創(chuàng)新。在此過程中，辦公室工作人員需要認(rèn)識到信息在現(xiàn)代社會(huì)以及高校發(fā)展中的價(jià)值，通過做好信息系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)管理平臺建設(shè)等，為信息管理工作提供堅(jiān)實(shí)陣地，與此同時(shí)，辦公室工作人員不僅需要重視做好信息的收集、整理與存儲工作，而且需要強(qiáng)化自身的信息利用意識，通過使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息進(jìn)行挖掘與分析，來為高校發(fā)展實(shí)務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐，從而充分展現(xiàn)出信息在推動(dòng)高校院系發(fā)展中的作用。

3結(jié)束語

新形勢下，為了改善高校院系辦公管理方式，提高辦公管理水平，必須更加重視辦公工作。只有不斷優(yōu)化辦公室的硬件設(shè)施和工作環(huán)境，積極推動(dòng)高校院系辦公室的機(jī)制體制建立，倡導(dǎo)團(tuán)隊(duì)合作，才能使高校辦公室的功能得到更好地發(fā)揮。

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