大數據與檔案管理模式的關系探討

顧俊杰

摘 要：在我國社會不斷發展的過程，我國迎來了大數據時代，自大數據概念提出以來，大數據的運用便在各行各業中展開，檔案管理也不例外。大數據時代的引來，影響著檔案學的發展模式，核心是影響檔案管理模式的變革。檔案管理模式與大數據運用有可兼容之處，大數據更是為檔案管理模式帶來了新的機遇和挑戰，如何利用好大數據為檔案管理模式實現創新變成了值得思考的主題。

關鍵詞：大數據;檔案管理模式;關系

檔案管理工作具有至關重要的作用，甚至可直接影響到我國整個社會的發展進程。隨著社會的發展，人們進入大數據時代，所有的檔案及資料都往數字化的方向發展。

1 大數據時代的顯著特征

大數據屬于一種新型的產物，卻因具有強大的功能為社會創造了非凡的價值。大數據是數據時代的代稱，作為科學技術發展下的產物，其中核心是數據或信息。首先，大數據體現了海量的數據范圍。從字面中就可知道大數據所稱的范圍巨大，只能用“海量”形容。信息技術的發展使得數據以指數級的速度產生，涵蓋了各行各業。其次，大數據體現了數據類型多樣化。在我們所看到的語言、文字、圖片和各種物品，其背后都由特定的數據組成。尤其在網絡技術的普及下，數據的產生、變化及處理目不暇接，類型多樣。再者，大數據體現了快速的傳播特點。數據的產生是和人的各種活動同步的，并且還包含了更深層次的處理分析，傳播更新的速度快。最后，大數據體現了數據的應用價值。數據的產生和分析處理，其最終結果是服務于人們的社會實踐，并且產生巨大的生產力量來創造巨大的價值。

2 大數據下創新檔案管理模式的要素

2.1 樹立大檔案觀與大服務觀

面向未來，檔案管理工作者不能將視野局限于檔案的形式，而應該與時俱進提高自身的專業知識與技能，妥善處理不同類型的檔案信息，將不同結構的數據信息進行科學地管理，構建智能化的檔案管理模式，確保檔案信息能夠有序地存儲和分布，全面提高檔案數據的管理效率與質量。樹立良好的大服務觀，才能夠將信息化檔案的價值充分發揮出來，推動檔案管理實現良好的發展。例如，在精準推進高校畢業生就業工作方面，教育系統與人社系統應及早在全國范圍實現檔案信息一體化平臺建設，徹底打破信息壁壘，檔案管理人員樹立為群眾服務的觀念，最大化地開發利用檔案信息的價值，充分提高挖掘檔案數據的能力，提高檔案管理的服務水平。

2.2 創新檔案管理的方法

在企業優化檔案管理工作的時候，最關鍵的一點就是要對管理方法來進行創新。滿足大數據時代的需求，改變以往存在問題的檔案管理方法，促進信息技術和檔案管理方法的結合，建立一個全新的檔案管理方法。企業只要使用這樣的管理方法，就可以有效地提升檔案管理質量和效率，使檔案管理工作得到晚上。此外，企業還要建立一個獎勵的制度，對檔案管理工作中表現好的管理人員進行表揚和獎勵。經過這樣的方法，可以有效地激發管理人員工作的積極性，并且使檔案管理工作的質量更好，促進企業的發展。

2.3 建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平

多媒體技術的不斷發展和創新為工程檔案信息化管理創造了良好的條件。為了有效提高工程檔案的管理水平，建立并完善一套工程檔案信息管理系統是十分必要的。根據用戶的實際需求，建立新型的檔案信息管理模式，加快系統對電子數據信息的處理速度，為使用者提供相應的咨詢和查詢服務，在保存和管理電子文件的過程中，引進先進的技術提高電子檔案數據的完整性和準確性，保證電子文件可以適用于不同類型的系統。為了更加充分地發揮電子文件的功能，企業必須創建優秀、先進的檔案管理軟件，只有這樣，檔案管理才能為企業的發展助力。

2.4 存量工程檔案數字化建設

制定存量工程檔案的數字化目標和工作計劃，一步步實現工程檔案內容的數字化，要進一步提升檔案利用效率，還需要實現照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫等。數據質量是數字化建設的關鍵，要嚴把數據關，建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對，保證所輸入的數據是全面和準確的，并且對已有的電子目錄的數據資源與實體檔案進行比照，查漏補缺，優化數據結構，確保數據的真實完整一致。

2.5 建立檔案管理數字化平臺

首先，檔案管理工作人員要對館藏情況有全面和清晰的了解，并更深一步的對檔案類型、狀態以及檔案信息利用現狀進行掌握等;其次，在搭建檔案數據的信息化管理平臺時，管理工作人員應秉持“把握重點、分步進行”的基本原則，在對資源進行轉化時，要以重點館藏資源與利用率較高的館藏資源為首，確保與使用人群的需求充分對接;再者，在搭建檔案數據的信息化管理平臺時，管理人員應突出數據的共享性，要搭建專項檔案應用共享平臺，可以在內部局域網服務器上設置專區，在構建檔案目錄時，嚴格按照業務類別進行分類，并可以按照相應的標準進行分類，一般以時間為排序標準;最后，在搭建檔案數據管理信息化平臺時，要從完善平臺功能出發，因而還需要關注對檔案知識提取系統的高效構建。

2.6 提高檔案信息資源的利用率

提高工程檔案的利用率才能充分發揮檔案價值。作為企業的檔案管理部門，必須應用相應的技術和方法使得檔案資源以數字化的形式展現出來，充分利用檔案管理網站，辦理相應的檔案信息資源。只有這樣，檔案信息資源才能在滿足不同檔案使用者實際需求的同時，有效提升檔案管理人員的服務質量和工作效率。為了提高檔案信息的利用率，企業應該構建相應的信息管理系統，配置各類軟件和硬件，保證檔案信息的管理和著錄工作更加標準和規范，加速對各類電子文件的整合，方便管理者和使用者查詢。為了提高檔案信息的安全性，檔案管理人員需要針對不同的文件，設置相應的瀏覽、查閱及更正的權限，驗證使用者身份，同時在開展工程檔案信息管理的過程中，必須對各類檔案數據進行深入地挖掘，進一步提高工程檔案的利用質量和效率。

2.7 集成管理檔案數據，建立電子檔案庫房

為提高企業檔案管理水平，突顯檔案管理價值，相關人員在信息數據化背景下可集成管理企業檔案數據，同時建立電子檔案庫房，將實體檔案進行模擬管理。首先，企業可利用新時代信息技術模擬電子庫房區域、檔案庫房基本布局、庫房數據模型。并且根據企業實體檔案類型，在庫房區域內劃分檔案存儲范圍。其次，虛擬展示電子化實體庫房，借助各類圖形方式，明確庫房區域飽和度。以及制定檔案類型在電子庫房中的存位信息、上架情況，將企業實體檔案呈現出二維數據形式。最后，在電子檔案庫房部署完畢后，相關人員可將企業檔案系統中已歸檔的數據、實體檔案傳遞至智能化檔案管理系統。檔案正式入庫時，檔案儲位管理板塊會給出入庫指令，讀取檔案信息，完成檔案信息匹配工作，并分配檔案存放位置。實體檔案入庫完畢后，企業管理人員可在電子檔案庫房的查詢區域管理現有的檔案信息。

3 結語

隨著時代的發展，傳統檔案越來越無法滿足社會的需求，它既不能實時查找，又不能實時更新，對于利用者來說十分不便。當人們進入大數據時代，所有的檔案及資料都往數字化的方向發展，數字化檔案將是一個大趨勢。

參考文獻

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