醫(yī)院文書檔案信息化管理分析與研究

黃路強

摘 要：目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在著一些問題，其中包括檔案管理制度不夠完善、檔案管理信息轉化率低等。本文從醫(yī)院文化檔案信息化管理積極意義角度進行切入，分析和探討當前醫(yī)院文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，并對新形勢下的信息化發(fā)展做出預判，為提升檔案管理的工作效能提出整改措施。

關鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;信息化;管理創(chuàng)新

檔案是基于客觀事實所發(fā)生的事件記錄，其具有一定的查詢和保存意義，檔案管理則是針對檔案進行科學化的分類、整理、歸納、收集等一系列的服務性工作。醫(yī)院文書檔案管理兼具著管理性、服務性和政治性等特征。醫(yī)院文書檔案有專門的人員進行收集和整理，在其漫長的發(fā)展過程中已經形成了具有程序化的操作流程，但是隨著信息化時代的到來，這種傳統(tǒng)檔案管理方法正在逐漸的被推翻和改寫[1]。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理人員專業(yè)能力不足

從目前的情況來看，很多醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)能力普遍偏低，在人員專業(yè)結構的配置上也不能滿足當今的工作需求。很多工作人員都屬于外聘性質，本身不是相關專業(yè)，也沒有受到過專業(yè)性的檔案管理培訓，大部分時間都是在摸索中工作，這也使得其醫(yī)院文書檔案管理工作效率低下，錯誤率偏高的原因，而文書檔案準確性對于其利用價值有著非常高的影響，所以“人為因素”成為檔案管理發(fā)展的阻礙。另外很多工作人員在思想上沒有意識到檔案管理的重要性，有明顯的隨意性，繼而造成檔案的缺失、遺漏、錯誤、混亂等現(xiàn)狀[2]。

1.2 文書檔案管理信息轉化率低

伴隨著“大數(shù)據(jù)”、“云計算”等更為先進的信息化技術手段的不斷發(fā)展，信息技術已經融合到了各行、各業(yè)當中，并對行業(yè)發(fā)展起到了至關性的推動作用。醫(yī)院文書檔案管理工作大多數(shù)是以文字信息、數(shù)據(jù)鏈條、多種媒體為基礎，隨著時間的推移，數(shù)據(jù)會越來越多，如果單獨的依靠人工進行整合，其進度將會非常緩慢，而且容易出錯，對于后期的查詢和利用也不能充分發(fā)揮效能，但是信息化技術為我們提供了更為安全、高效、穩(wěn)定、便捷的工作模式，這也是未來醫(yī)院文書檔案管理工作的開展趨勢。但是盡管很多地區(qū)都在進行檔案管理的信息化系統(tǒng)建設，可是很多工作人員由于思想和習慣沒能轉變過來，仍然沿用紙質資料進行管理，信息化系統(tǒng)處于非常尷尬的地位上，也嚴重拖延了檔案管理的發(fā)展，沒能充分發(fā)揮出信息化技術的優(yōu)勢[3]。

2 當前醫(yī)院文書檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)

文書檔案資料對于醫(yī)院發(fā)展有著至關重要的意義和作用。信息不安全是當前醫(yī)院文書檔案利用與保密的最主要漏洞之一，一些不法分子通過隱藏在網頁的鏈接以及木馬程序竊取用戶的信息，一些用戶在不經意間就會誤入非法網站，有些網頁中的病毒不一定會立刻“發(fā)酵”，在未來的一段時間內存儲病毒突然在某一時點爆發(fā)。這樣的病毒不僅能夠竊取信息，還會使得用戶的系統(tǒng)崩潰，甚至是傳播病毒到建立連接的其他電腦。信息時代為醫(yī)院文書檔案管理帶來了便捷性，使得人們在分享資料之間更加快速。但是科技在近些年發(fā)展的太快，很多時候還沒能出臺相關的法律、法規(guī)和行政政策，計算機網絡就已經更新?lián)Q代，網絡監(jiān)管部門在網絡安全執(zhí)法方面還缺乏相關的律法依據(jù)，信息監(jiān)管也有一定的疏漏。醫(yī)院文書檔案利用與保密的安全更是需要我們警惕[4]。

3 推動醫(yī)院文書檔案信息化建設的策略探析

3.1 建立、健全完善的檔案信息化管理制度

一項工作要有顯著的提升和進展就必須有明確的工作制度和工作程序，所以要建立、健全完善的醫(yī)院文書檔案信息化管理制度，才能更好的提升工作質量和工作水平。建議分別對檔案信息錄入標準、檔案信息分類標準、檔案信息存檔標準、電子檔案信息轉化標準等進行統(tǒng)一的規(guī)定，并有明確的工作流程，這樣可以使得工作人員在工作過程中以制度作為依托，完全按照既定制度“一步一個腳印”的逐步開展。完善的醫(yī)院文書檔案管理制度需要工作人員在進行檔案收集過程堅守檔案齊全的標準，并將檔案的整理實踐降低到最低水平，在實行檔案責任制度，任何醫(yī)院文書檔案工作都可以有線索的追查到某個實際負責人和操作人，明確每個崗位的工作職責，并相應的制定懲罰手段，對于檔案丟失、檔案失誤、檔案混亂等負面工作一查到底，以制度對工作人員進行約束[5]。

3.2 注重檔案管理專業(yè)人才的選拔與培養(yǎng)

人才是醫(yī)院文書檔案信息化管理中重要的影響因素，要想改變這樣的現(xiàn)狀就需要從人才的選拔與培養(yǎng)兩個方面入手進行改革。首先要對人才有足夠的重視程度，盡量在單位內部進行選拔，挑選一些工作能力強、業(yè)務精湛、有責任心的人員加強培養(yǎng)并樹立成榜樣，并注重從多渠道吸引具有相關專業(yè)和經驗的高素質人才。與此同時，還要匹配相關的選拔和聘用管理制度，鼓勵工作人員加強自身的業(yè)務能力學習，以物質待遇等形式調動工作人員的積極性和主動性，使其檔案管理部門形成良性的工作氛圍。其次，對于初入職的人員要進行必要的崗位培訓，嚴格執(zhí)行單位內部的管理制度，保證其養(yǎng)成良好的工作習慣，對醫(yī)院文書檔案工作有積極的態(tài)度。

3.3 努力推行兩極化管理制度的實行

所謂的“兩極化管理制度”是指可劃分為“中心級”和“科室級”，兩者有著截然不同的管理方向，在工作任務中也有著明確的分工，在不同類型、不同服務方面的檔案管理中，雙方應該有著明確的劃分責任，只有將兩者進行分極化管理才能充分發(fā)揮雙方的優(yōu)勢和特點，混亂的管理模式，使得工作程序出現(xiàn)了“多頭”的現(xiàn)象，不利于醫(yī)院文書檔案資料的整理與歸納。實行“兩極化”管理制度可以將信息化工作責任和工作重心劃分清楚，有利于不同科室的協(xié)同檔案整理，但是“兩極化”的管理制度需要有一定的交流、溝通、銜接渠道，讓一些模棱兩可的數(shù)據(jù)有明確的利用與保密流程，促進檔案管理的工作效率提升，也從側面提高了醫(yī)院文書檔案管理的業(yè)務水準。

4 結語

綜上所述，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的重要任務，只有將檔案管理與現(xiàn)代化技術相結合才能有效的促進整個行業(yè)的發(fā)展，同時也要注重人為因素的影響，要從多個角度培養(yǎng)人才、吸納人才。

參考文獻

[1]李嘉予.醫(yī)院文書檔案信息化管理探究[J].卷宗，2019，9（30）：102.

[2]金鑫.醫(yī)院文書檔案的信息化管理探析[J].辦公室業(yè)務，2019（18）：99.

[3]蘇炳瑜.探析醫(yī)院文書檔案信息化管理探索[J].卷宗，2019（24）：124.

[4]翟麗惠.醫(yī)院文書檔案管理流程優(yōu)化和信息化探析[J].科學養(yǎng)生，2019（8）：216.

[5]王文文.醫(yī)院文書檔案管理流程優(yōu)化與信息化探討[J].卷宗，2019（23）：101.