關于檔案數字化前整理編目工作存在的問題研究

崔銘

摘 要：本文簡單分析了現階段檔案數字化前整理編目工作中的常見問題，在此基礎上，針對性提出了同步落實對檔案的整理及搶修保護、推動前期整理與數字化建設的同時展開、重點關注檔案信息質量與全面性的維護、重視相關工作人員的持續性培養等一系列檔案數字化前整理編目工作的優化展開策略。

關鍵詞：檔案數字化;整理編目工作;檔案管理

引言：當前席卷整個檔案行業的信息化浪潮，無疑對傳統的檔案整理工作造成了深刻的影響和沖擊，檔案工作者必須與時俱進，將信息化的思維融入廣泛的整理工作實踐之中，拓展和深化檔案整理工作的內涵。為了確保檔案數字化建設工作能夠高效、順利完工，在前期落實對所有檔案資源的整理編目工作是必然選擇，該項工作的質量直接影響著檔案數字化的質量。

一、檔案數字化前整理編目工作中的常見問題分析

第一，檔案破損維修方面的問題。在長時間的保管過程中，由于保存時間長度、保存空間、檔案紙張材質等一系列影響因素，容易出現破損問題，這并不利于檔案數字化前整理編目工作的順利、高質量展開，必須要對檔案破損維修與檔案整理編目工作展開協調。

第二，數字化建設周期方面的問題。當前積累的紙質檔案數量極大，若想將其全部進行數字化轉化與整理編目后再展開檔案數字化建設，那么整個工作需要消耗的建設周期更長，難以保證檔案數字化建設的實效性得到切實發揮。

第三，檔案資源質量管控方面的問題。由于在檔案數字化建設期間需要錄入的檔案資源相對較多，且在人員方面有所限制，因此極容易導致檔案資源質量問題的發生，如檔案錄入信息不全面、準確程度難以保證等等，阻礙著檔案信息化建設的作用發揮。

第四，整理編目工作人員方面的問題。由于檔案數字化建設及其前期的檔案整理編目工作量大，且整個檔案管理工作的展開模式得以更新，所以目前的檔案管理人才隊伍難以切實滿足實際工作需要。同時，在檔案數字化背景下，相關工作人員需要“摸著石頭過河”，依托工作現存問題的逐一解決以收獲更理想的工作成效，而這就需要著大量專業人員的支持，必須要組織專業培訓以及良好的工作經驗交流會議。

二、檔案數字化前整理編目工作的優化展開策略探究

（一）同步落實對檔案的整理及搶修保護

原有的紙質檔案經過長時間的保存普遍會出現紙張破損、發黃變脆、褪色等缺陷[1]，如果不對這些問題實施及時性處理，那么極容易造成整個紙質檔案損毀，或是無法進行其中內容的準確、全面提取等等，并不利于檔案數字化前整理編目工作的高質量展開?；谶@樣的情況，應當在展開檔案數字化前整理編目工作的期間，同時落實對項應檔案的搶修與保護。

實踐中，需要對所有待整理編目的檔案文件實施全面檢查，并結合其實際破損情況劃分類別，其中，針對破損情況嚴重的檔案文件，應當立即組織修復與保護處理工作，并在確保其整體安全性的條件下實施檔案數字化前整理編目;針對破損情況嚴重程度偏低的檔案文件，可以不進行修復或是在完成簡單修復后立即落實檔案數字化前整理編目。需要注意的是，如果遭遇難以在短時間內進行修復處理的檔案文件，應當在實際的整理過程中附上詳細說明，以此保證檔案數字化建設中所擁有的檔案資源具有完整性特點。

（二）推動前期整理與數字化建設的同時展開

對于檔案數字化建設而言，其最大的優勢在于可以利用網絡完成電子檔案信息的異地調取，且整個過程不會受到時間因素、空間因素的限制。而出于對提升檔案數字化建設以及應用質量的考量，必須要提前落實對檔案資料的前期整理編目工作;同時，為了保證數字化建設周期可以控制在合理水平，則需要推動前期整理與數字化建設的同時展開，即實現檔案信息化建設工作以及檔案整理編目工作的結合。實踐中，可以從以下兩方面入手完成：第一，依托檔案數字化建設促進檔案整理編目工作的展開，通過對檔案數字化建設工作投入與關注度的加大，使得相應基礎性工作的展開效率、質量始終穩定在良好水平，并由此實現檔案信息化管理工作的升級。第二，依托檔案整理編目工作的展開支持檔案數字化建設加速，維護檔案整理編目工作的高質量，避免其內容出現錯誤，為檔案數字化建設奠定良好的基礎支持，并實現檔案數字化建設的整體效率與質量增高。

（三）重點關注檔案信息質量與全面性的維護

即便檔案的前期整理編目工作量相對較大，也要引入專業人員承擔起工作質量的核查任務，以此達到盡可能消除檔案錄入信息不全面、準確程度難以保證等一系列檔案資源質量問題的發生。實踐中，還需要對分類、整理、電子錄入等不同工作環節創設專門的標準工作制度以及管理制度，同時制定合理性更強的配套獎懲制度，以此到達更好維護檔案信息質量的效果。

（四）重視相關工作人員的持續性培養

為了確保相關工作人員更加適應當前背景下檔案數字化管理模式，并保證相應檔案的前期整理編目工作可以切實滿足后續檔案文件數字化管理的工作需要，必須要在組建專業工作隊伍的基礎上重視對相關工作人員的持續性培養。

例如，可以積極安排相關工作人員參與全國性質的或是區域范圍內的檔案整理與編目學術研討會，在會議中從信息化的視角檢視檔案整理工作;同時，在會議交流活動中，通過分享、研討各自所在單位先行開展文件級檔案著錄工作的情況，交流工作經驗和切身體會以及在現實工作中所遇到的問題，共同提出解決方案;通過對近幾年來檔案數字化前整理外包工作展開分析與思考，提出一些在整理業務外包模式的管理中更具參考與推廣價值的建議，依托相關管理人員個人專業素養的提升，實現檔案數字化前整理編目工作的優化升級。

（五）其他

出于檔案數字化前整理編目工作對維護質量與效率的考量，在相應工作的展開過程中，還要著重對以下幾項工作要點內容進行落實：第一，高度重視，統籌協調。切實結合檔案數字化前整理編目的實際工作要求，組建起專項工作組實施檔案的數字化前整理工作。第二，新建制度，嚴格遵守。提前制定《檔案整理人員管理制度》，對勞動紀律、工作時間、工作質量、涉密保密等方面都提出明確要求，每天實行班前點名，工作臺位定置管理[2]。第三，任務分劈，逐周推進。依據資料整理數量，核定每人每周檔案整理數量，嚴格做到日結日清、周結周清，保證整體工作的推行進度。第四，流程管理，科學高效。根據檔案整理的特點，安排專人負責檔案排序、分類和編目、電子目錄整理、后期的裁切、裝訂，推行團隊分工協作，整理工作高效有序。

總結：綜上所述，為了確保檔案數字化建設工作能夠高效、順利完工，在前期落實對所有檔案資源的整理編目工作是必然選擇，切實依托對檔案數字化前整理編目工作中常見問題的分析，通過同步落實對檔案的整理及搶修保護、推動前期整理與數字化建設的同時展開、重點關注檔案信息質量與全面性的維護、重視相關工作人員的持續性培養，實現了檔案數字化前整理編目工作以及檔案信息化建設工作的升級。

參考文獻：

[1]李美雅.檔案數字化前整理編目工作存在的問題與對策探究[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2021（06）：132-133.

[2]馬寧文.檔案數字化前整理編目工作存在的問題與對策研究[J].檔案時空，2016（12）：35-37.