辦公自動化條件下文書檔案歸檔整理的問題探討

馮秀麗

摘 要：隨著檔案數(shù)字化步伐的加快、辦公自動化的提高以及應(yīng)用數(shù)字技術(shù)的檔案普及，數(shù)字化技術(shù)帶來的電子檔案已成為當(dāng)今最重要的文書檔案之一，特別是確立建設(shè)數(shù)字檔案保護(hù)系統(tǒng)后，所以電子檔案相比傳統(tǒng)檔案更加被人們所接受，數(shù)字化技術(shù)使傳統(tǒng)的檔案管理得到了發(fā)展，從而有了數(shù)字化的電子檔案。應(yīng)用各種數(shù)字化技術(shù)的電子檔案，數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案，從而讓人們的生活更加便捷，因而極大的體現(xiàn)檔案信息的價值意義。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;文書檔案;歸檔;整理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化技術(shù)開始逐漸普及并在多個行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，辦公自動化的應(yīng)用，對于改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式存在的缺陷，解決文書檔案管理過程中存在的突出問題，提升文書檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)管理效率提升，都具有十分積極的作用，應(yīng)該給予重點(diǎn)關(guān)注。

1 辦公自動化條件下創(chuàng)新文書檔案管理存在的問題

目前辦公自動化系統(tǒng)得到廣泛的應(yīng)用，存在著電子文件和紙質(zhì)文件歸檔兩個方面的工作，這兩方面的歸檔工作，其實(shí)都可以按原有的模式進(jìn)行。電子文件可以在網(wǎng)上分類立卷、擬寫案卷題名、制作案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。然后，紙質(zhì)文件按辦公自動化程序轉(zhuǎn)運(yùn)，根據(jù)機(jī)上已組成的案卷，將案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、封面、備考表等打印出來，然后將紙質(zhì)文件實(shí)體按所打印出的目錄排列，打印頁碼并裝訂成卷，這樣的操作雖然兼顧了檔案的傳統(tǒng)做法和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，卻又引發(fā)出新的問題，即工作量很大，工作效率低下，檔案人員被各種繁瑣事務(wù)所困擾，無法在提供利用和編研上下功夫，檔案管理的整體水平和工作效率無法提高。

2 辦公自動化技術(shù)對傳統(tǒng)文書檔案管理的影響

首先，便捷的檢索、資源共享和傳輸。自動化平臺系統(tǒng)和數(shù)字化的文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行的對接，使得檢索、資源共享與傳輸?shù)玫搅藰O大優(yōu)化，同時與傳統(tǒng)檔案的檢索方式相比，數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了資源共享，相比傳統(tǒng)的檔案管理利用者更加便捷地進(jìn)行自助式檢索，而且傳輸更加快速、便捷，同時還能節(jié)約大量的時間、人力、物力、金錢。其次，節(jié)省了儲存空間，能更好地防止信息的丟失。傳統(tǒng)的文書檔案因?yàn)榧堎|(zhì)檔案和其他媒介占去存儲室大量的空間，管理起來非常困難。而數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案管理，有著數(shù)字化虛擬空間，這樣存儲檔案就節(jié)省了大量的存儲空間，讓存儲的內(nèi)容更加豐富形式更加多樣。數(shù)字化檔案將傳統(tǒng)檔案這些圖、文、聲、像等信息進(jìn)行數(shù)字化處理。使得檔案存儲方便快捷，有著數(shù)字化虛擬空間的數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)的檔案而言，有效地防止了火災(zāi)，紙質(zhì)材料的破損導(dǎo)致的信息流失。

3 辦公自動化背景下優(yōu)化文書檔案管理的策略

1）科學(xué)地規(guī)劃統(tǒng)籌數(shù)字化進(jìn)程結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況對傳統(tǒng)文書檔案數(shù)字化進(jìn)行有效、合理的分配，有計(jì)劃性開展檔案數(shù)字化。對傳統(tǒng)文檔要進(jìn)行針對性數(shù)字化。首先對原有的檔案信息進(jìn)行整理歸類，優(yōu)先對重要機(jī)密信息文件數(shù)字化處理，在實(shí)施過程中，要強(qiáng)調(diào)各檔案工作人員在保證傳統(tǒng)檔案數(shù)字化后的整體完整性和健全性，保障其傳統(tǒng)文書檔案信息安全性，防止原有文書檔案的流失。同時還可以，充分利用檔案工作人員多、分布廣的優(yōu)勢，統(tǒng)籌規(guī)劃，將各個地區(qū)各個部門的檔案信息及時整理，優(yōu)先把重要文書檔案進(jìn)行數(shù)字化后歸檔入庫。

2）合理建設(shè)和維護(hù)文書檔案管理體系檔案室要建立完備的設(shè)施并定期維護(hù)。檔案室具有特殊性，要保證文書檔案不會被盜竊，同時避免自然災(zāi)害和人為因素帶來檔案流失。所以文書檔案儲存的地點(diǎn)一定要有完善的設(shè)施和維護(hù)。其中涉及檔案室的存儲面積和發(fā)展空間、地面承重、存儲設(shè)備，防盜門、空調(diào)的安裝，還有采光和溫度、電源潔凈度的要求，最后安排專人專項(xiàng)定期維護(hù)檢查，防止意外。

3）加強(qiáng)文書檔案管理的人力資源建設(shè)重視培養(yǎng)人才和人力資源的管理分配建設(shè)極為重要。目前各個檔案部門要建立起一個數(shù)字化時代的人才團(tuán)隊(duì)，這樣數(shù)字化檔案的安全問題才能的有效的解決。同時經(jīng)常對文書檔案工作人員進(jìn)行信息保密、安全的教育，不斷提高檔案工作人員對信息的保密意識。

4）提高數(shù)字化檔案安全的水平保護(hù)文書檔案信息至關(guān)重要，所以加強(qiáng)保護(hù)措施是很有必要的。保護(hù)文書檔案信息的不被竊取最基礎(chǔ)的方法是檔案加密和網(wǎng)絡(luò)的防火墻，同時建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)來隔離內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)，以阻擋來自外部的網(wǎng)絡(luò)入侵。

4 辦公自動化條件下文書檔案歸檔整理的兩種方案分析

在辦公自動化實(shí)施之后的今天，計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能為檔案查找?guī)砹司薮蟮娘w躍和革命，查找條件可以包含文件的幾乎所有的著錄信息，從查找方面來講，立卷已完全沒有必要。那么，文書檔案的歸檔管理，有2個原則必須遵守：一是文書檔案拋棄了案卷的概念，以單份文件為保管單位的原則必須確立。二是計(jì)算機(jī)內(nèi)電子文檔的排列，雖然可以任意組合，但必須有一種方式與實(shí)體一致，能夠反映出實(shí)體在檔案庫房的存放狀態(tài)。

基于以上原則，文書檔案整理歸檔的方案可以有以下兩種選擇：

1）保管期限——機(jī)構(gòu)（或字號）——順序號（即盒號）。單份文件歸到檔案室，首先要做的是去釘、縫線、蓋檔號章，之后要做的是確定該份文件的保管期限，然后根據(jù)其機(jī)構(gòu)（或字號）來將文件按順序放入盒內(nèi)，放滿1盒之后，再放第2盒。這只是實(shí)體文件的排列方法，對于計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子文檔，文件所有的著錄信息要全部填寫，只有每一份文件的所有信息齊全，才能利用該信息進(jìn)行檢索，否則，“巧婦難為無米之飲”。另一點(diǎn)需要強(qiáng)調(diào)的是每一份文件首頁的檔號章必須將目錄號、盒號、件號、頁數(shù)全部填寫齊全，否則，從該盒中抽出一份文件之后，放回時難以找到原來的位置。

2）移交檔案館與否——機(jī)構(gòu)（或字號）——順序號（即盒號）。一份文件歸檔，首先確定其是否需要移交檔案館，如需要移交，則按機(jī)構(gòu)（或字號）裝盒。不需移交的，則另外裝盒。同樣需要強(qiáng)調(diào)的是電子文件的歸檔信息一定要齊全，包括每份文件的保管期限，雖然保管期限沒有用于檔案的排列，但對于查找及以后的銷毀等都有重要的作用。

采用第二種方法，對不需要移交檔案到檔案館的單位，在實(shí)體操作上就更簡單了：只要按照機(jī)構(gòu)或文件字號，或者給予每份文件以順序號，將其排列裝盒，然后批量給予每份文件以檔號（即盒號）就可以了。檔案的歸檔管理工作變得異常簡便，而且，整理方案一旦確立，任何人根據(jù)方案整理出的檔案都是相同的，在文件封發(fā)時就可裝盒歸檔，無需等到每年的年初檔案全部移交之后。

這樣的整理方法的確簡單，可是，這樣做以后文件銷毀時會不會很麻煩呢？理論上應(yīng)該不會。首先看看銷毀程序。在銷毀檔案時，并不能因?yàn)槟撤莅妇硪训狡冢蛯⒃摼礓N毀，而是要檢查該卷內(nèi)的每一份文件，重新審查其是否已沒有保存利用價值，如果短期卷中，仍有一份文件需要長期保管，就需要拆卷，將該份文件抽出繼續(xù)保存。在新的整理辦法中，如果需要將某一年的短期文件銷毀，直接在計(jì)算機(jī)內(nèi)將該年度的短期卷檢索出來，然后對每份文件重新審查，判斷其保存價值，確定后，根據(jù)清單將所有短期文件抽出銷毀即可。

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