檔案管理信息化電子化的優越性分析

張志愿

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，電子信息技術已經在各個領域都得到了廣泛的應用，為人們帶來了高效便捷的工作方式。將信息技術應用到檔案管理中也成為檔案管理行業發展的必然趨勢。對此，本文針對檔案管理的信息化和電子化的優越性展開分析，并對電子檔案的高效管理提出意見，旨在推進行業水平有所提升。

關鍵詞：檔案管理;信息化;電子化;優越性

我國的檔案管理行業隨著信息技術的不斷發展也進入到了一個嶄新的階段，傳統的由人工操作的管理模式正在逐漸向信息化、電子化的檔案管理方式轉變。因此，行業相關人員要充分認識到檔案管理信息化、電子化的優勢，合理的開發并利用新型的檔案管理模式，實現檔案管理的高效、便捷，從而更好的推動檔案管理行業的現代化建設。

1 檔案信息化電子化的優越性

1.1 減輕勞動強度

信息技術的特點就是高效、便捷，將其運用到檔案管理的相應工作中，更是將以往冗雜的工作帶來了極大便利。現代化的網絡系統為大量的檔案歸檔提供了信息利用的快捷途徑和高效的管理手段，減少了立卷歸檔、檢索查找等一些列困難的出現，不僅極大程度上的減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，而且大幅度的提高了信息歸檔的質量和信息檢索的速度。與此同時，信息技術的運用也帶給了檔案管理人員一定的樂趣，將其從傳統工作模式的枯燥乏味中解脫出來。

傳統的檔案管理工作中，一旦出現文件未收集齊或是漏交的內容需要重新歸檔的問題時，是需要人工拆卷重做的，耗時耗力。但是實現了檔案的信息化和電子化之后，檔案管理相關人員可以利用計算機網絡對相關文件進行按件歸檔，不僅可以有效提升工作的效率和進程，也方便隨時給文檔進行查漏補缺，也不會像紙質文檔一樣出現過度堆積的現象。由此可見，檔案管理實現信息化和電子化，能夠極大程度上較少相關工作人員不必要的工作量，從而有更多的時間來提高自身的專業知識和業務水平[1]。

1.2 有利于文檔加密

傳統檔案管理工作中，檔案通常是紙質的，而且，在查閱相關檔案資料時，提供給讀者的也是整卷的內容，查閱者雖然只需要其中的積分文件，但是卻能夠看到整個卷宗的內容，不僅對于閱讀者查找資料時一個較為繁瑣的過程，而且這對于文件的保密是十分不利的。但是隨著技術的不斷進步，電子信息技術可以很好地解決這個問題。電子檔案的出現能夠輕松的把文件分成不同的部分，閱讀者對所需資料的提取和利用，在查閱時也不會接觸到其他未調取的文檔，從而可以有效的實現檔案信息的保密工作。

1.3 提高工作質量

檔案管理工作的實際目的之一就是方便查閱者對已歸檔的檔案進行查閱和使用。然而，要想能夠為大眾提供真實有效的檔案信息，就必須要注重歸檔工作中的效率和質量。通常來說，傳統檔案管理工作中文書立卷工作都是人工手動完成的，因此，立卷人難免會在工作中摻入一些自己的理解，使得立卷的尺度和標準都會具有較強的主觀性，很難達到各個卷宗的完全統一。這也就使得檔案的整體質量沒有得到保證，從而會導致在日后的查找翻閱中會有不少新的問題出現。但隨著信息技術的不斷發展，將文書檔案優化為信息化、電子化的檔案后，就可以使檔案管理相關工作人員擺脫繁雜的整理工作，從而更好的將大部分的時間和精力專注于檔案的編研工作以及信息的二次開發利用上了，可以極大程度上提高檔案管理的整體工作質量和相關工作人員的工作效率，進而使得這些信息化、電子化的檔案能夠發揮出其最大的效益[2]。

2 檔案管理信息化電子化存在的問題

經過對山東地區一些企事業單位的調查發現，多數企事業單位已經逐漸認識并接納了檔案管理相關工作的新型模式，但是在檔案管理信息化電子化的過程中仍然存在一些問題。

現階段仍然有一些企業的管理人員認為檔案管理就僅僅是對檔案資料的存放保管工作，是一種機械而且簡單的工作，對于專業性和技術方面的要求并不是太高。這種較為老舊的觀念也就使得檔案管理的模式創新在觀念上就受到了極大的阻礙，因而也更加缺乏相應的資金、技術以及各種人力物力的支撐了，從而使得企事業單位的檔案管理工作一直處于較為落后狀態。加之我國大多數的企事業單位在檔案管理信息化電子化建設方面依舊處于無序的狀態，管理方面缺乏系統的管理機制和行業標準，這也就使得檔案管理的水平很難得到提升，檔案管理工作應由的價值也很難發揮出來。

3 檔案管理信息化電子化的應用策略

3.1 提高企業重視程度

為了保證檔案管理模式的優化改革順利進行，必須要使相關單位的管理人員正確認識到這項工作的重要性，并將其納入單位的日程規劃之中，營造出一個較好的檔案管理信息化電子化的意識和工作氛圍。與此同時，企事業單位要加大在檔案管理工作中的資金投入和相關技術設備的引進，積極引入計算機、打印機、掃描儀等設備，從而有效的將檔案進行分類整理，并要在人員的選用和物資的配備上大力支持。除此之外，在檔案管理信息化電子化的建設過程中，要注意對信息安全性的重點管理。要在保證檔案工作進程正常進行的前提下，對檔案的信息化電子化平臺系統進行科學合理的安全防衛管理，對此，相關技術人員要運用先進的技術來保證企事業單位檔案信息的安全性和完整性，避免檔案信息的泄露或是遺失[3]。

3.2 提高工作人員專業水平

檔案管理是一項周期較長且系統化的工作，因此也就對相關工作人員的綜合素質和專業能力有了較高的要求。企事業單位要注重對檔案管理相關工作人員的定期培訓，主要是要對相關人員的檔案管理專業知識和綜合素質加以提升，并要確保工作人員具有服務意識，能夠更好的為查閱者服務。

4 結束語

綜上所述，檔案管理的信息化電子化是如今的發展趨勢。因此，相關單位要重視檔案管理的優化改革，建設規范合理的檔案信息化電子化平臺，從而使得檔案管理的效率和作用得到提升。

參考文獻

[1]張麗麗.企業檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].現代經濟信息，2018（07）：97.

[2]王復乾.淺析企業檔案管理信息化[J].赤子（上中旬），2015（17）：230.

[3]周玉環.淺談文書檔案管理信息的電子化應用的優越性[J].辦公室業務，2017（22）：188.