淺談檔案數字化建設與檔案資源的服務利用

閆素麗

摘 要：隨著檔案信息的迅速增長，檔案量和檔案價值逐漸增加，資源的利用程度反應出一個國家和地區的實力。而檔案作為一種歷史記錄形式，在未來的發展中具有不可估量的價值。因此，檔案主管部門應大力開展傳統載體檔案的數字化工作，完善檔案信息管理體系，實現檔案數字信息資源的合理開發利用，加快檔案的數字化步伐。部分網站建設公司通過互聯網技術以網站的形式共享檔案信息資源，極大的方便了檔案的查詢和管理，具有極其重要的現實意義。本文將分析檔案數字化建設與檔案資源服務的意義和現狀，進而探討其應對策略。

關鍵詞：檔案;數字化;服務

眾所周知，檔案作為一種信息的載體，是國家信息資源的重要組成部分，并在社會中發揮著資源價值。然而，在社會的不斷發展中，檔案信息資源也在迅速增長，傳統的檔案管理方法在檔案的收集、保存和利用等方面的力量薄弱。尤其對于國家單位來說，正是由于單位本身具有組織龐大、下屬單位多、層次復雜、下屬單位分散等特點，傳統的檔案管理降低了相關部門的工作效率。針對目前存在的一系列問題，檔案數字化建設作為一種新事物，與傳統管理相比，在優化檔案管理、資源利用率等方面發揮其優勢，并推動著檔案數字化的進程。

1 檔案數字化建設與檔案資源服務的意義

1.1 優化檔案管理模式，培養高技術能力人才

隨著信息數字化在社會各個領域的發展，檔案資料已從原來的純紙質資料向多元化方向發展，節省了存儲空間，緩解了倉庫的壓力。紙質檔案進行數字化處理，大大提高檢索速度，使得檔案的調動和使用不再局限。從而，在轉變檔案數字化的過程中，對工作人員的要求逐漸提高，因此需要相關單位及時的更新信息化的專業知識，使工作人員能夠迅速掌握電子檔案管理技能。檔案數字化建設在一定程度上解決人才短缺問題，并且在培訓中提高了工作人員的服務能力，使得檔案數字建設團隊進一步優化。

1.2 推進現代管理技術，提高工作效率

檔案信息在各個方面積累了豐富而大量的知識，這就給檔案的整理和編輯工作帶來了極大的困難。無論是公共服務機構還是社會公眾對檔案信息的需求越來越強烈，都要求提高其工作效率，客觀上要求檔案館加快信息化進程，充分發揮檔案信息更廣泛的社會服務價值。而檔案數字化在保證文檔完整的前提上，還可以做好檔案的歸檔工作，使文件不積壓，使檔案管理人員從繁重的檔案工作中有空閑時間，為檔案特色服務的發展創造條件。

2 檔案數字化建設與檔案資源的服務的現狀

2.1 檔案管理缺乏完整的體系

在數字化方案的實施過程中，部分部門檔案員都是兼職的，相關人員檔案意識不強，對檔案工作重視不夠，對資料的收集、整理和歸檔不重視，數字化不能做到完整、準確、規范，質量得不到保證。在實際工作中，在數據歸檔方面并沒有調查記錄，或者沒有發布清單，這影響了檔案組卷建設的規范化，導致檔案使用價值降低。然而，這些問題的根源在于文件信息化建設過程中的技術規范和數據質量控制沒有明確，脫離實際要求，降低了文檔管理數字化的工作效率。

2.2 檔案館存儲容量不足，數字化規模小

目前，我國檔案館的數量隨著社會發展的加快而增加，檔案館的存儲容量無法進一步接收大量的檔案信息。檔案館的檔案收集和保存工作對于本單位在日常管理和業務經營過程中形成的檔案資料來說，存在數量有限、載體單一的問題。因此，只有當數字化掃描儀才能更好的完成檔案的信息收集，數字化成檔有較少人力和物力資源，影響了檔案數字化建設進程。

2.3 資金缺乏，設備落后

近年來，在檔案數字化方面取得了一些成績，但隨著收藏量的增加，全國檔案數字化的壓力仍然很大。由于缺乏資金，很難擴大規模或加快進程，檔案館屬于非營利性部門，檔案管理往往不是重點工作單位，需要投入大量資金購買軟硬件設備進行檔案數字化建設。然而，部分單位無法購買檔案管理軟件，無法完成目錄檢索，更談不上整體數字化，其中在很大程度上影響了城市檔案信息化建設進程。

2.4 檔案管理人員綜合素質低

檔案信息化建設不僅需要數字信息化的技術人才，更需要精通業務的專業人才。但從事檔案管理的工作人員的專業技能有待提高，對檔案管理的方法缺少深入研究和創新，從而影響了相關檔案的收集、整理和使用。同時，部門檔案工作者認為自己的工作只是保管好檔案，忽略了檔案資源的服務和利用工作，影響了檔案數字化的系統推進工作。許多因素導致現階段檔案信息從業人員的專業技能和思維方式與檔案信息建設的要求不相適應，嚴重制約了檔案信息的發展步伐，也影響了檔案資源的合理利用與服務。

3 檔案數字化建設與檔案資源的服務利用的應對策略

3.1 建立一整套檔案信息管理服務體系

檔案信息化建設是一項長期而系統的綜合性工程，需要在科學規劃和實際需要的基礎上逐步展開。各單位要明確建立考核制度，對工作人員進行定期考核評價，調動檔案管理人員的工作積極性。各單位將把檔案信息化建設納入大數據產業發展總體規劃，明確相關標準和規范，出臺配套合理的政策和制度，積極引導檔案事業從上到下健康有序發展水平。

另外，電子文件是非常重要的數字文件來源，各單位要結合實際，綜合考慮得失，注重檔案工作的特殊性，切實制定發展規劃并分步實施，嚴格拒絕盲目、功利、碎片化的思想，避免重復勞動資源。相關單位要將安全保密填放在數字檔案建設工作中的重要地位，確保檔案信息的安全。

3.2 加強數字化檔案人才建設

專業檔案人員是檔案信息化建設不可或缺的一部分，專業工作設備也是檔案數字化建設過程中不可缺少的后備力量。因此，該單位應積極爭取上級支持，進一步擴大檔案的存儲容量，更新一批集約化的書架、電腦、打印機、掃描儀等檔案必備設施和設備，提高檔案服務現代化水平。檔案管理部門要建立專職人員長期培訓機制，每年對在崗人員進行學習培訓，注意將檔案中的法律、法規和管理業務一起學習，從檔案法規入手做好員工培訓，進而落實好工作內容。

相關單位在爭取組織和人事部門支持的同時，應主要考慮引進信息系統開發與維護和數據庫操作與管理等人才，將人才引進條件作為一套固定、科學的工作內容設置體系，并采取合理的激勵措施，為其提供廣闊的階段和良性的成長空間，滿足檔案資源數字建設的需要。

3.3 加強數字檔案信息建設

除了硬件實現外，數字資源檔案館的需要建立專題信息庫，關鍵是檔案的數字化處理和編目數據庫的建設。目前，一些地區已建立了土地利用總體規劃、基本農田、土地整治、地名地址、城市地籍等信息庫，并得到了很好的成效值得學習。另外，在部分網站上傳和開放檔案信息，向社會各界提供檔案信息查詢，展示地方經濟建設成果、法制管理成果，合理開發利用檔案資源。

4 結束語

信息技術的飛速發展為檔案管理創新提供了最好的平臺，國內外多家單位已提前依托網絡力量，分別開展了內部文檔管理、信息記錄等檔案數字化建設過程。根據目前形式來看，檔案數字化是社會發展的必然趨勢，各地區應積極響應，加快檔案數字化建設步伐，落實好檔案資源的服務和利用工作。

參考文獻

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