工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理措施探討

王靜

摘 要：工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涵蓋中標(biāo)通知書(shū)、施工合同、開(kāi)工報(bào)告、施工技術(shù)交底記錄等開(kāi)工前資料以及項(xiàng)目施工全過(guò)程產(chǎn)生的各種技術(shù)類、管理類與質(zhì)量驗(yàn)收資料。近年來(lái)，工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模不斷擴(kuò)大，涉及到的項(xiàng)目參與方越來(lái)越多，這就給工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作增加了難度，如何建立一套行之有效的管理機(jī)制，創(chuàng)新管理模式，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性與安全性已經(jīng)成為檔案管理人員的首要任務(wù)。因此，本文將圍繞工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題以及采取的創(chuàng)新管理措施展開(kāi)論述。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;創(chuàng)新措施

眾所周知，工程建設(shè)項(xiàng)目施工周期長(zhǎng)、投入資金大、參建單位多、質(zhì)量與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求高，在施工過(guò)程中，將產(chǎn)生大量的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化文件、技術(shù)類資料、管理類資料以及各種施工現(xiàn)場(chǎng)記錄，這就增加了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作量，如果沿用傳統(tǒng)的管理模式，不但影響工作效率，而且容易發(fā)生檔案資料丟失、受損的情況，同時(shí)，檔案資料的利用率也會(huì)大打折扣。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，通過(guò)理念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新、模式創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新，為工程建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施提供真實(shí)、確鑿、完整、權(quán)威的參考依據(jù)。

一、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理機(jī)制不完善，制度執(zhí)行力欠缺

雖說(shuō)管理制度是一個(gè)老生常談的話題，但是，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作來(lái)說(shuō)，制度缺失仍然是普遍存在的一個(gè)管理通病，尤其是獎(jiǎng)懲機(jī)制與監(jiān)督檢查機(jī)制，部分施工企業(yè)往往出現(xiàn)“有制難循，有規(guī)難守”的現(xiàn)象，檔案管理人員經(jīng)常自作主張，在檔案資料的收集、整理、建檔、借閱、保管過(guò)程中，嚴(yán)重違反標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，檔案資料缺失、損壞現(xiàn)象屢屢發(fā)生，給工程建設(shè)項(xiàng)目的正常開(kāi)展帶來(lái)嚴(yán)重影響[1]。

（二）專業(yè)知識(shí)匱乏，責(zé)任意識(shí)淡薄

部分施工企業(yè)的檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重，既不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，也不會(huì)影響工程項(xiàng)目管理大局，因此，常常抱有“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的心理，以至于在實(shí)際工作當(dāng)中，疏于學(xué)習(xí)新知識(shí)，嚴(yán)重缺失進(jìn)取心，檔案資料的真實(shí)性、完整性也受到嚴(yán)重影響。甚至一些管理人員對(duì)在建的工程項(xiàng)目一問(wèn)三不知，在收集資料時(shí)，常常出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤的情況，這就給后期檔案管理工作增加了工作量。

（三）信息系統(tǒng)有待完善，檔案管理模式落后

目前，信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作當(dāng)中得到普遍推廣和應(yīng)用，但是，受到技術(shù)投入資金不足與硬件設(shè)施缺失等因素的影響，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化進(jìn)度嚴(yán)重滯后，尤其是施工過(guò)程中產(chǎn)生的一些技術(shù)性文件與資料，仍然采取紙質(zhì)化管理模式，這就使檔案資料的安全性受到嚴(yán)重威脅。另外，由于管理人員的專業(yè)知識(shí)水平、個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，一些資歷老、工作年限長(zhǎng)的工作人員已經(jīng)習(xí)慣了過(guò)去的管理模式，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作知識(shí)一知半解，這就嚴(yán)重影響了工作效率，各部門(mén)的工作銜接也經(jīng)常出現(xiàn)脫鉤現(xiàn)象。

二、工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理措施

（一）完善管理機(jī)制，加大監(jiān)督力度

施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，產(chǎn)生的各種紙質(zhì)資料、圖片資料、視頻影像資料進(jìn)行收集、整理、歸檔。同時(shí)，結(jié)合工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，建立一套完善的制度化管理體系，對(duì)涉及到的《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案信息系統(tǒng)操作指南》、《獎(jiǎng)懲制度》、《監(jiān)督檢查制度》等內(nèi)容納入到管理體系當(dāng)中，并指派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。為了提高管理績(jī)效，確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性與安全性，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專職監(jiān)督檢查崗位，任用責(zé)任感強(qiáng)、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、制度執(zhí)行力好的專職人員對(duì)檔案管理工作全過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督與定期檢查，如果在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)人為操作失誤的情況，應(yīng)及時(shí)予以糾正，并對(duì)糾正效果進(jìn)行驗(yàn)證。對(duì)屢教不改者，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的獎(jiǎng)懲機(jī)制對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

（二）健全培訓(xùn)體系，落實(shí)考核機(jī)制

為了提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平與管理水平，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)針對(duì)性強(qiáng)、實(shí)效性好的內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制，并于每年年初制訂本年度的檔案管理人員專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，將檔案管理制度、信息系統(tǒng)操作技能、檔案管理的專業(yè)理論知識(shí)以及個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)等內(nèi)容納入到培訓(xùn)計(jì)劃當(dāng)中。通過(guò)集中培訓(xùn)、線上培訓(xùn)、專家講座的形式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，使管理人員樹(shù)立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)與大局意識(shí)，并不斷提升個(gè)人的專業(yè)技能水平以及綜合素養(yǎng)。

另外，為了驗(yàn)證培訓(xùn)效果，施工企業(yè)的人力資源部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容以及管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限，設(shè)定一個(gè)科學(xué)合理的績(jī)效考核目標(biāo)，對(duì)完成考核目標(biāo)的個(gè)人給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成考核目標(biāo)的個(gè)人應(yīng)當(dāng)根據(jù)獎(jiǎng)懲制度的規(guī)定，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

（三）提升信息化管理水平，增強(qiáng)檔案管理安全意識(shí)

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案屬于施工企業(yè)內(nèi)部的保密資料，事關(guān)企業(yè)的重大決策事項(xiàng)以及工程建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增強(qiáng)安全意識(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門(mén)的保管室，并做好檔案保管室的通風(fēng)、防火、防盜、防潮等安全防護(hù)工作，確保檔案資料的完整性。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，與檔案管理相配套的信息管理系統(tǒng)已經(jīng)初具雛形，但是，由于信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)直接關(guān)聯(lián)，在管理過(guò)程中，信息系統(tǒng)經(jīng)常受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕與黑客攻擊，造成部分檔案資料丟失，給企業(yè)造成巨大的損失。為了避免這種情況的發(fā)生，施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)引入專業(yè)的信息化管理人才，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能予以完善。比如安全防護(hù)措施，專業(yè)技術(shù)人員可以利用先進(jìn)的指紋識(shí)別技術(shù)、人臉識(shí)別技術(shù)設(shè)置加密程序，更改登錄權(quán)限[2]。

此外，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案主要是針對(duì)當(dāng)前的建設(shè)項(xiàng)目而言，因此，在工程建設(shè)項(xiàng)目竣工以后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立專門(mén)的檔案管理信息系統(tǒng)，使其成為一個(gè)獨(dú)立的子系統(tǒng)，與其它建設(shè)項(xiàng)目予以區(qū)分，這樣，既方便檔案查詢，同時(shí)，也提高了工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用率。

結(jié)束語(yǔ)

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅為施工企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)，而且也為項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)、質(zhì)量驗(yàn)收等工作提供了豐富的信息資源，因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)始終秉持與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度，積極借鑒成功的管理經(jīng)驗(yàn)與方法，在實(shí)際工作當(dāng)中采取創(chuàng)新管理措施推進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)峰，高華.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的建議措施[J].蘭臺(tái)世界，2019（z1）：200.

[2]謝艷.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的建議措施[J].城建檔案，2017（6）：49-50.