國有企業(yè)辦公室文秘的能力素養(yǎng)要求與提升路徑

摘 要：辦公室是國有企業(yè)的重要部門，其承擔(dān)著內(nèi)部協(xié)調(diào)、外部對接、公文發(fā)布等眾多職能，是整個(gè)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的神經(jīng)中樞。辦公室文秘，是承擔(dān)國有企業(yè)內(nèi)外對接、上傳下達(dá)工作的重要崗位，其主要工作內(nèi)容涉及公文寫作、宣傳報(bào)道、總結(jié)匯報(bào)、綜合管理等多個(gè)方面，故而其能力素養(yǎng)要求應(yīng)包括學(xué)習(xí)研究能力、溝通協(xié)調(diào)能力、保密管理能力等幾個(gè)方面。因此，國有企業(yè)辦公室文秘應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，注重實(shí)踐運(yùn)用;收集處理信息，合理運(yùn)用工具;掌握公文規(guī)律，提高寫作質(zhì)量，以不斷提升綜合素質(zhì)，以期為企業(yè)的健康發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);辦公室;文秘工作;能力要求

隨著我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新常態(tài)，國有企業(yè)的發(fā)展也面臨著越來越多的市場挑戰(zhàn)，對于人才的素質(zhì)和能力要求越來越高。辦公室是國有企業(yè)的重要部門，其承擔(dān)著內(nèi)部協(xié)調(diào)、外部對接、公文發(fā)布等眾多職能，是整個(gè)企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的神經(jīng)中樞。辦公室文秘，作為承擔(dān)辦公室職能的重要崗位，既要關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)干部的工作安排，又要對內(nèi)、對外開展良好的互動(dòng)溝通，還要注重相關(guān)信息和資源的保密性，是一個(gè)對個(gè)人綜合素質(zhì)與能力要求較高的工作崗位。在國有企業(yè)集團(tuán)化和股份制改革的背景下，企業(yè)往往擁有較多的業(yè)務(wù)板塊，開展內(nèi)外部溝通的工作也逐漸增多，亦對辦公室文秘的能力提出了新的要求。只有立足于辦公室文秘的工作內(nèi)容，掌握其核心的能力和素養(yǎng)，不斷提升自身的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，才能夠更好地服務(wù)于企業(yè)，以促進(jìn)國有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

一、國有企業(yè)辦公室文秘的主要工作內(nèi)容

（一）公文寫作與管理

公文是國有企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行正式溝通的重要形式，辦公室文秘不僅要對上級公文依照程序下發(fā)，而且還要組織撰寫企業(yè)內(nèi)部公文。其中要求最高的撰寫公文，在公文寫作過程中，辦公室文秘不僅要從企業(yè)的全局出發(fā)，全面地表達(dá)通知、文件的內(nèi)容，還要兼顧政策、法規(guī)、上級文件的一致性。此外，辦公室文秘還要管理各類公文。根據(jù)公文的類別、項(xiàng)目、時(shí)間，對公文進(jìn)行整理和歸檔，以保障所有公文可追溯、可檢索[1]。

（二）宣傳報(bào)道

宣傳工作是國有企業(yè)行政管理的重要內(nèi)容，其目的在于準(zhǔn)確地傳達(dá)上級政策，宣傳企業(yè)的文化和管理動(dòng)作，凝聚全體員工的思想，提升企業(yè)的品牌影響力。辦公室文秘是宣傳報(bào)道的主要參與人員，其不僅要參與到宣傳內(nèi)容的采寫、拍攝、編輯等工作，還需要對企業(yè)的相關(guān)宣傳平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)。尤其是隨著新媒體的發(fā)展，越來越多的國有企業(yè)開通了微信公眾號、官方微博等相關(guān)賬號，在新媒體宣傳中，辦公室文秘需要緊緊圍繞公司的相關(guān)政策和新聞進(jìn)行內(nèi)容編寫，通過一定的活動(dòng)與互動(dòng)開展新媒體運(yùn)營，以提升企業(yè)整體的品牌傳播。

（三）總結(jié)匯報(bào)

辦公室文秘的工作與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部的工作安排密切相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)干部的定期綜合性總結(jié)匯報(bào)材料往往需要文秘進(jìn)行起草和編寫?？偨Y(jié)匯報(bào)的材料一般涉及到企業(yè)整體的運(yùn)行情況，因此，辦公室文秘需要立足于企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，對企業(yè)整體各個(gè)板塊、各個(gè)部門的經(jīng)營情況進(jìn)行整體梳理和統(tǒng)籌，盡可能地展現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營成果，并對下一步工作安排進(jìn)行展望。如企業(yè)的年度經(jīng)營匯報(bào)工作，往往是由辦公室作為統(tǒng)籌部門，人力資源部、財(cái)務(wù)部、戰(zhàn)略發(fā)展部等主要職能部門作為參與部門展開工作的。在這一過程中，辦公室文秘不僅要對整體工作進(jìn)行安排，還需要深入了解各個(gè)部門的工作內(nèi)容，開展跨部門的協(xié)同合作，以提升報(bào)告的質(zhì)量。

（四）綜合管理

除了公文寫作、宣傳報(bào)道和總結(jié)匯報(bào)之外，辦公室文秘還要承擔(dān)一定的綜合管理工作。其包含了公司公文系統(tǒng)維護(hù)、IT設(shè)備管理、會(huì)議安排、會(huì)議室管理、辦公采購管理等多個(gè)方面。綜合管理工作要求辦公室文秘能夠?qū)唧w的工作流程和細(xì)節(jié)進(jìn)行把控，站在公司整體角度，從公司利益出發(fā)，做出合理化的安排[2]。在這一過程中，涉及到資源分配、行政審批等相關(guān)事項(xiàng)，需要協(xié)調(diào)多個(gè)方面的利益，在企業(yè)的相關(guān)管理規(guī)則之下，有序開展工作。

二、國有企業(yè)對辦公室文秘的能力素養(yǎng)要求

（一）學(xué)習(xí)研究素養(yǎng)

辦公室秘書主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作，因此其需要更廣的視野和更高的站位，要從全局出發(fā)，做好領(lǐng)導(dǎo)的幫手。在企業(yè)經(jīng)營中，領(lǐng)導(dǎo)往往有眾多需要處理的公務(wù)，也有眾多需要進(jìn)行內(nèi)外部聯(lián)系的事項(xiàng)，辦公室秘書需要準(zhǔn)確獲取領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)工作內(nèi)容，協(xié)助其開展材料處理、公文撰寫、溝通聯(lián)系等工作。由于辦公室文秘所學(xué)專業(yè)往往是文學(xué)類、經(jīng)管類專業(yè)，如果不進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)研究，難以把握企業(yè)管理的各個(gè)方面，對于企業(yè)的相關(guān)政策、文件也需要通過不斷學(xué)習(xí)，提升認(rèn)知。因此，對于辦公室文秘而言，學(xué)習(xí)研究能力是一項(xiàng)重要的能力，辦公室文秘需要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，要能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展進(jìn)行全局性把握，只有這樣，才能做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

（二）溝通協(xié)調(diào)能力

辦公室作為國有企業(yè)的中樞部門，承擔(dān)著信息內(nèi)外部流通、上傳下達(dá)的重要任務(wù)。在我國國有企業(yè)不斷發(fā)展壯大的背景下，集團(tuán)公司會(huì)存在總部領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、分公司領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、支公司領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)等多級管控的組織架構(gòu)，信息的互動(dòng)與溝通對于企業(yè)工作的開展至關(guān)重要[3]。在這一過程中，辦公室文秘就需要注重發(fā)揮自身的信息優(yōu)勢，在溝通協(xié)調(diào)方面不斷提升自身的能力。在外部溝通方面，其需要掌握溝通規(guī)律，注重宣傳自身的業(yè)績和成果，樹立起良好的企業(yè)形象和品牌;在內(nèi)部溝通中，應(yīng)當(dāng)做好上傳下達(dá)，對下級組織能夠準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)文件和政策精神，對上級組織能夠?qū)崟r(shí)反映相關(guān)基層動(dòng)態(tài)，保障企業(yè)內(nèi)部上下齊心，共同發(fā)展。

（三）保密管理素養(yǎng)

辦公室是信息的集中區(qū)，辦公室文秘往往會(huì)掌握眾多企業(yè)內(nèi)部的信息或者保密信息，這對于辦公室文秘的保密管理能力提出了較高的要求[4]。在工作中，辦公室文秘往往知道較多的企業(yè)內(nèi)部管理信息，因此，其應(yīng)關(guān)注企業(yè)的保密制度，不斷提升自身的職業(yè)道德，對于應(yīng)當(dāng)保密的內(nèi)容，做到“守口如瓶”，堅(jiān)決不說。對于一些涉及保密的文件、資料，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密制度，進(jìn)行加密與存檔處理，杜絕各類泄密事故的發(fā)生。

三、國有企業(yè)辦公室文秘素養(yǎng)的提升路徑

（一）加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，注重實(shí)踐運(yùn)用

為了進(jìn)一步做好領(lǐng)導(dǎo)的好幫手、好參謀，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，辦公室文秘應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，從政治理論、專業(yè)理論、調(diào)研素養(yǎng)等方面著手，全面提升自身的知識(shí)水平和服務(wù)能力。在政治理論上，應(yīng)當(dāng)牢牢抓住黨和國家的政策方針，對企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)學(xué)習(xí)材料和案例進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，明確企業(yè)的總體發(fā)展規(guī)劃、發(fā)展愿景，在公文寫作和匯報(bào)總結(jié)中，注重通過黨和國家的政策理論工具指導(dǎo)實(shí)踐，以更高的政治站位服務(wù)企業(yè)發(fā)展。在專業(yè)理論上，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增加企業(yè)主營業(yè)務(wù)方面的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，對企業(yè)的具體業(yè)務(wù)過程和專業(yè)領(lǐng)域深入了解，在內(nèi)外部溝通與公文寫作中積累相關(guān)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，從而實(shí)現(xiàn)“站在領(lǐng)導(dǎo)的角度”對企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展提出自身的建議，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策[5]。除了理論學(xué)習(xí)之外，還需要注重實(shí)踐與調(diào)研能力提升，因?yàn)橹挥型ㄟ^深入基層的調(diào)查研究，才能發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，不斷改善管理制度，才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

（二）收集處理信息，合理運(yùn)用工具

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，越來越多的信息通過各種途徑傳播，信息化的技術(shù)和工具層出不窮。辦公室秘書作為統(tǒng)籌全局的管理人員，應(yīng)當(dāng)不斷增強(qiáng)自身收集信息、處理信息、運(yùn)用信息化工具的能力，充分借用現(xiàn)代化新興技術(shù)的力量，提升企業(yè)的管理水平。在收集信息方面，應(yīng)當(dāng)對國家的政策方針、行業(yè)的前沿動(dòng)態(tài)、標(biāo)桿企業(yè)的管理動(dòng)作、企業(yè)內(nèi)部的管理實(shí)踐等進(jìn)行有意識(shí)的學(xué)習(xí)和整理，站在管理者的角度收集信息，保持對政策與市場的敏銳度，從而為企業(yè)的相關(guān)管理決策提供參考。在信息處理方面，辦公室文秘應(yīng)當(dāng)具備高質(zhì)量的信息處理能力，對報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)媒體等多元化的信息“去偽存真”，提取其中的關(guān)鍵信息進(jìn)行解讀，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理情況，輸出相關(guān)的研究報(bào)告、政策解讀、發(fā)展建議等相關(guān)成果。在信息化工具的使用上，辦公室文秘應(yīng)當(dāng)在學(xué)好用好office辦公軟件、專業(yè)辦公軟件的基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)對數(shù)據(jù)化、可視化數(shù)據(jù)的學(xué)習(xí)和使用，例如通過檢索工具提高內(nèi)容檢索的精準(zhǔn)度，通過數(shù)據(jù)庫工具開展內(nèi)部檔案的電子化管理，通過移動(dòng)辦公工具提高流程審批效率等[6]。

（三）掌握公文規(guī)律，提高寫作質(zhì)量

公文寫作與報(bào)告撰寫是辦公室文秘的基本職責(zé)，也是對個(gè)人綜合能力要求較高的工作內(nèi)容。在公文寫作能力的提升上，應(yīng)當(dāng)通過不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，掌握公文寫作的規(guī)律，在行文風(fēng)格上，不斷提高寫作的準(zhǔn)確性、凝練性。一方面，應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的寫作能力和表達(dá)技巧，通過適當(dāng)?shù)奈淖趾驼Z言，表達(dá)相關(guān)的觀點(diǎn)、通知和意見，準(zhǔn)確傳達(dá)相關(guān)內(nèi)容;另一方面，應(yīng)當(dāng)杜絕“假大空”的公文，追求凝練簡潔的公文語言，通過接地氣的表達(dá)方式，全面客觀地進(jìn)行分析與論證，使相關(guān)公文內(nèi)容實(shí)事求是、有針對性[7]。除此之外，公文寫作與表達(dá)的重要目的在于分析問題和解決問題，因此，應(yīng)當(dāng)在寫作過程中，注重客觀分析與論證，提出有利于企業(yè)發(fā)展的新思路、新理念、新動(dòng)作，在黨和國家政策的引領(lǐng)下，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展帶來新活力。

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作者簡介：盛銘（1987- ），女，土家族，湖南常人，中級經(jīng)濟(jì)師，碩士，研究方向：教育人力資源管理、辦公室業(yè)務(wù)。