談電子信息檔案同傳統紙質檔案的互補共存

劉赫赫

摘 要：當代檔案管理事業雖然有著非常明顯的科學技術支撐，但仍然不能忽視傳統紙質檔案的優勢，在未來很長一段時期內，紙質檔案還將長期存在。在這個其向電子文件檔案過渡的時間里，檔案管理部門與工作人員必須做好傳統紙質檔案與電子信息檔案的“雙檔”管理工作，才能走進檔案管理的數字新時代。本文進一步分析了電子信息檔案同傳統紙質檔案的互補共存，以供同仁參考借鑒。

關鍵詞：電子信息檔案;傳統紙質檔案;互補共存

一、電子信息檔案同傳統紙質檔案的區別

1.1電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。

1.2電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，在很大程度上減少了工作人員的工作量，變得更加的輕松。在傳統的管理模式當中，在管理手的各個環節都要進行區分，需要大量的的人力物力，在工作的環節很可能出現人為的錯誤，這種失誤對于后續的工作開展造成了極大的影響，工作量繁重，而電子檔案管理把這些方面的問題大大的降低了，是我們今后一個相當長時期的發展的重要的方向。

1.3電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同

電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，此外，具有快捷的方式，非常的方便，很大的程度上減少了文件的丟失現象，避免了病毒的侵入。傳統的檔案管理工作，都是由相關的部門進行統一的整理，定期進行更新整理，一些的格式都是特定的，具有一定的流程性。

1.4電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

二、電子信息檔案同傳統紙質檔案的互補共存

雖然一定程度上來講，電子檔案有著較多的優勢，但是從檔案事業的長久發展來看，檔案管理在發展過程中必須將電子檔案與傳統的紙質檔案管理相結合才能更好地推動檔案事業的發展。兩者共存的主要原因體現在以下等幾個方面：第一，電子檔案是在傳統檔案基礎上發展而來的，只不過是利用了現代化信息技術及計算機的使用，使得檔案更加便利，相關人員為了提高工作效率在條件允許的前提下將傳統紙質檔案管理的方式改變了電子檔案管理的方式，但是這種轉變方式的存儲并不是就要完全取代紙質檔案的記錄方式。第二，電子檔案記錄的形式雖然很大程度上能夠改變工作方式，提高效率。但是在重要內容上也需要紙質檔案記錄的配合，因為信息數據的存儲容易出現丟失或是泄漏等問題，這對于檔案的安全性而言是極為不利的。所以作為檔案管理者要充分考慮到這一點，將重要的信息數據在紙質檔案上備份。這樣一旦電子檔子數據出現丟失等問題便能夠通過查詢紙質檔案進行第一時間的解決。

電子文件的產生，改變了傳統檔案的工作方法和管理模式，“手指辦公”“無紙信息交換”等自動化自動處理系統已走進我們的日常工作中。它將推動文件管理和檔案管理走向標準化、規范化和現代化的方向發展。它將改變傳統的運作方式，改變了人們對檔案的理解和對檔案存在的形式、特征、意義等方面的認識，使文件和檔案在管理收集、整理、保管、利用、統計、鑒定等方面帶來諸多新問題，增加了文件和檔案管理的難度，對加強電子文件歸檔和電子檔案的管理提出了新的課題。面對新技術的挑戰，我們需要做好這樣幾方面的準備：

（1）擴大知識面，提高創新意識，面對新技術，我們必須以理智和清醒的態度從新審視自己和自己所從事的工作，努力提高自己的綜合文化素質和業務素質，不至于在新技術面前束手無策。

（2）繼續做好傳統檔案的收集、整理工作。把文書檔案工作做細、做深入、要在利用上做文章，以信息提供利用，以利用效益擴大影響，真正成為單位的強力部門。

（3）為適應電子檔案的需要，改變傳統的整理立卷方式，逐步過渡到以件為保管單位的立卷形式。變集中立卷為平時立卷;變裝訂成冊為用盒保管等等。以適應電子檔案應用計算機的快速多元化檢索功能。

（4）鑒于電子檔案與紙質檔案在存儲介質方面的差異，紙質檔案管理經驗彰顯不足，要結合電子檔案自身特征以及發展狀態，構建針對性較強的檔案管理體系，促使檔案管理的各個環節緊密銜接，整個流程更加科學與順暢，使得檔案保管、使用與備份工作更具協調性，切實提升電子檔案管理效率。

（5）研究電子檔案的發展趨勢，總結管理電子檔案的經驗。應充分看到傳統檔案的優勢。不斷發展的高新技術可以改變檔案信息的載體和管理方法，但改變不了檔案的宗旨和檔案的基本性質。電子文件的到來將會使我們傳統的工作方式發生質的變化。但在飛速發展的高新技術面前，我們依然不能忽視電子檔案對檔案的影響，傳統的紙質檔案在長時期內，仍然將占主導地位，紙質檔案與電子檔案將長期并存，雙軌運行。

結束語

要正視紙質檔案與電子檔案之間的關系，明確二者優缺點，探討電子檔案和紙質檔案整合利用的優勢，形成具有戰略性的發展策略，在根本上促使電子檔案與紙質檔案都能夠在檔案管理中發揮各自最大的價值，以更好地滿足整個社會對檔案資料的需求。

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