數字化技術在檔案管理的應用價值

湛晶

[摘 要] 信息技術、數字技術發展迅速，通過加強數字檔案管理建設，能夠促進檔案管理水平的提升。對此，文章首先對檔案管理數字化的內涵進行介紹，然后對數字化技術在檔案管理的應用優勢進行分析，并對數字化技術在檔案管理的應用策略以及創新要點進行深入研究。

[關 鍵 詞] 檔案管理；數字化技術；應用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在數字化時代，在檔案管理工作中，可融合應用計算機技術以及網絡技術等，創建檔案管理新模式和新機制。因此，在檔案管理工作中，必須加強對于數字化技術應用的研究，有效提升數字化檔案管理工作價值。因此，對數字化技術在檔案管理中的應用進行深入研究迫在眉睫。

一、檔案管理數字化的內涵

在信息化建設中，對各類信息資源進行科學合理的利用，并加強信息共享至關重要。在檔案資料管理中，通過應用數字化技術，能夠有效提升檔案資源管理的標準化以及規范化。通過應用計算機技術以及數字庫系統，對各類檔案資料進行數字化管理，對于使用價值較高的檔案數據資料，可采用多媒體信息技術進行電子化存取。在檔案資料數字化管理中，檔案管理系統可作為檔案數據倉庫，可利用計算機技術對各類檔案資料進行集合，存儲大量信息，使用者可根據實際需要通過網絡技術查找并獲取所需檔案信息，在對檔案資料進行儲存和訪問時，不會受到時間和空間的限制。

檔案是十分重要的信息資源，隨著科學技術的快速發展，在檔案資料管理中，為了更好地適應信息化發展要求，必須高度重視對于數字化技術的利用，充分發揮信息數字化功能，促進檔案管理水平的提升[1]。

二、 數字化技術在檔案管理的應用優勢

（一）經濟效益高

在對檔案資料進行數字化管理時，采用機讀檔案模式，無需將傳統紙質作為載體，不僅能夠有效節約檔案管理占地面積，同時還可節約檔案資料管理費用，并且便于使用者及時查閱。

（二）辦公效率高

通過將數字化技術應用于檔案管理中，能夠有效提升信息資料歸檔速度以及使用便捷性。比如，在對企業人事檔案資料進行管理時，管理對象為員工，流動性較強，通過利用數字技術，可實施網絡化管理，可提升數據查詢的便捷性，無須進行實地調查，即可詳細了解人事檔案實際情況。

（三）檔案利用率高

現如今，檔案資料類型越來越多，通過利用數字化技術進行檔案管理，能夠有效提升檔案收集整理以及查詢的便捷性，使用者可根據實際需要及時找出所需檔案，提升檔案資料查找和傳遞的高效性。

三、數字化技術在檔案管理的應用

（一）引入網絡化技術

通過將互聯網技術應用于檔案管理中，能夠有效提升檔案管理便捷性。對于互聯網，可將其分為局域網和因特網兩種。局域網的作用是便于企業內部溝通交流，有利于內部工作人員實現資源共享，并且可對檔案資料進行自動化管理，提升檔案資料管理效率。因特網則針對所有能夠上網的用戶，因特網安全性和穩定性較高，聯網用戶可根據實際需要查閱檔案資料，可在最大程度上利用檔案資源。因此，因特網的社會服務功能比較強。隨著網絡技術的快速發展，在檔案管理中，可采用在線服務模式，使用者無須出門，通過利用網絡技術即可查閱檔案資料，同時檔案管理人員也可通過網絡技術對復雜的檔案資料進行整理，并對檔案進行匯編審核。需要注意的是，在利用互聯網技術進行檔案資源管理時，必須高度重視安全防范問題，要合理設置檔案數據訪問權限，對閱讀者進行身份驗證，避免其發生越權訪問行為。

（二）縮微影像技術和數字影像技術的結合應用

在各類檔案管理數據化技術中，縮微保存技術的應用優勢明顯，保存時間長，并且安全性較高。現如今，縮微技術已逐漸被推廣應用于檔案資料管理中，并且檔案管理部門對于縮微技術較為熟悉，可創建獨立系統。因此，在檔案管理數字化中，將縮微技術與數字影像技術進行有效結合，是檔案資料管理的重要發展方向。

（三）加強服務器建設

在檔案管理數字化中，根據檔案信息創建數據庫至關重要，能夠為檔案數字化管理奠定基礎。在創建檔案資料數據庫時，要以互聯網為基礎，創建多種操作系統以及硬件平臺，在網絡環境中，可實現多任務以及多用戶同時操作，可將客服機器與服務器進行有效結合，進而創建完整的數據庫管理系統。通過應用該系統連接數據庫以及數據庫Web鏈接軟件，用戶可根據實際需要從Web上獲取所需信息，在應用IP時，IP之間可互聯，進而構成區域網SAN。通過SAN中的交換機多路接入局域網LAN，進而形成附網存儲NAS。另外，在經過設備轉換為IP接口，并將其接入以IP協議為基礎的SAN上，即可對存儲網絡進行擴展，或者根據實際需要創建新型存儲網絡[2]。

四、數字化檔案管理技術創新策略

（一）加強人才隊伍的培養

為了有效提升檔案管理數字化水平，要求檔案管理人員能夠積極學習計算機技術以及數字化技術，明確數字化檔案管理實際需要。對此，應組織檔案管理工作人員加強專業培訓教育，使其能夠學習豐富的計算機知識，為檔案數字化管理奠定基礎。

（二）完善保障措施，提供安全保障

在確保設備存儲空間充足的基礎上，可增加防火墻、防拷貝、防病毒加密等措施，避免檔案資料泄漏。檔案管理人員必須提升安全防范意識，學習檔案資料安全防范技能，確保檔案數字化管理的安全性。在檔案數字化管理中，應合理配置存儲設備，并且定期獲取移動硬盤備份、異地備份等，確保能夠長期保存電子檔案，避免由于設備故障而影響檔案資料的安全性。

（三）建立科學統一的標準化操作系統

現如今，我國對于電子文件的整理鑒定均有明確要求，能夠為檔案管理數字化奠定基礎。另外，各級各部門也應結合實際情況，制定完善的電子檔案管理規范，統一各類檔案文件的格式分類的，保證檔案資源數字化管理的可行性和可操作性。

（四）設立高質量的檔案信息數據庫

創建索引性數據庫以及文檔性數據庫，索引數據庫的作用是將文檔范圍檢索以及目錄通過將文件檔案存放于文檔數據庫中，能夠將傳統的紙質檔案管理模式轉化為計算機網絡管理形式，通過利用計算機網絡技術即可進行檔案資料下載和傳輸，進而實現資源共享。在數據庫創建中，必須嚴格依據相關規范保證數據庫創建的準確性和穩定性。

（五）做好檔案信息電子文檔的處理

1.確定電子檔案文檔的歸檔方式。在電子檔案歸檔中，必須嚴格依據數字化檔案管理實際需要，在歸檔過程中加強安全防范，避免發生電子文檔丟失的問題。另外，對于歸檔重點環節，需采用防火墻技術，并及時備份，確保檔案資料的安全性。

2.拓展檔案信息電子文檔處理方法。隨著互聯網技術以及計算機技術的快速發展，在檔案資料管理中，也可采用無線設備、移動設備等，提升數字處理效果，確保檔案資源處理質量。

3.加強數字化檔案存儲管理。通過將云計算技術、網絡硬盤等應用于數字化檔案管理中，能夠拓展檔案管理存儲空間，同時還可轉變傳統的檔案存儲模式。在數字化技術的應用中，可采用數字采集信息備份、檔案資料恢復的方式，提升電子存儲效果，避免受到傳統存儲方式的影響。

4.保障數字化檔案資料的合理應用。在檔案數字化管理中，合理應用檔案資料至關重要。在檔案資料收集整理工作中，對于重要檔案，可形成通用電子文檔，擴大電子檔案的影響范圍。另外，對于電子檔案資料，還應做好加工處理，確保能夠滿足社會實際需要，充分發揮檔案資料的使用價值[3]。

5.做好檔案資料數字化工作。為了實現檔案資料數字化，可采用物聯網技術中的電子標簽技術，電子標簽技術具有無線通信識別功能，并且可對附著物體信息進行有效處理。電子標簽技術的應用優勢在于操作方式便捷，無須與物體實際接觸，并且適應力較強，對于珍貴檔案資料，可采用電子標簽技術確定檔案資料的位置、號碼、檔案名稱、歸檔日期等信息數據。

五、結語

綜上所述，筆者主要對數字化技術在檔案管理中的應用價值進行了詳細探究。現如今，檔案資料數量和類型不斷增多，管理難度較大。對此，可積極推廣應用數字化技術加強檔案資料管理，要高度重視數字化技術，引入網絡技術，將縮微影技術與數字影像技術進行有效結合，加強服務器建設，應注意加強人才隊伍培養，對檔案資料安全進行嚴格管理，創建檔案信息數據庫，進而提升檔案資料管理水平。

參考文獻：

[1]王成舜.數字化技術對傳統檔案管理的影響[J].中國新通信，2018，20（08）：80.

[2]孟慶楷.數字化技術在檔案管理的應用價值[J].現代農業研究，2018，02（005）：109-110.

[3]田慶芳.淺析數字化技術檔案管理中的應用及思考[J].建筑工程技術與設計，2018，02（024）：19-20，34-37.